字母是字母的正式名稱。在人際交往中，書信是壹種廣泛使用的書面交流形式。對於廣大基層公務員來說，信訪在實際工作中發揮著重要作用。因此，每個基層公務員都必須精通書信的書寫和使用。
雖然公函和親筆信都屬於書信的壹種，但由於適用範圍和使用目的不同，在書寫和處理上也有很多不同。本節擬對公函的格式和內容、回復和保存需要嚴格遵守的標準要求進行詳細闡述，並舉例說明特殊公函的寫作方法。
壹.內容和格式
信函最大的作用和目的是傳遞信息，所以其內容必須完整無缺，表達必須準確清晰。如果信函內容不夠完整，表達不夠規範，甚至用詞不盡如人意，就很難準確有效地傳達信息，從而耽誤了公務的開展，耗費了讀者不必要的時間和精力。
為了使信函的內容完整準確，關鍵是要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式就像是信函的骨架，貫穿整封信函，支撐著所有的內容。沒有完整準確的信函格式，信函就像壹臺散架的機器，沒有任何效果和意義。
公函的格式和私信大致相同。具體可以分為刻字格式和蓋章格式兩個方面。(1)信頭的格式
書寫是寫在信紙上的信的內容。壹般來說，信頭由信頭、開場白、正文、信息、簽名和附言組成。
1.向上看。是收信人的地址，寫在信的第壹行頂格，單獨寫。基層公務員在寫公函時，通常使用以下稱謂:壹是用姓和稱謂比較自然，如“黃先生”、“耿同誌”等；二是以姓氏、頭銜作為稱謂，如“趙科長”、“林主任”等，多用於壹般關系的雙方之間；第三，與字體大小相稱。文人的字號很多，同輩之間用字號更正式，更優雅。
在稱呼之前，可以加上壹些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”。稱呼之後，還可以加上壹些適當的稱謂詞。提名大多用在用書面語言寫的信中。使用稱謂詞時，要註意與稱謂搭配。比如“尊老”、“利同行”、“青出於晚輩”、“參考女性”等等的應用。
2.開場白。開場白是正文之前的序言。它可以是壹個禮貌的問候，也可以是提醒妳寫信的原因。開頭的話要寫在標題下的兩個空白處，壹般要寫在單獨的段落裏。
公函的開頭語盡量簡短，不要太啰嗦。使用“妳好”這樣簡短的開頭詞可以使其成為正文的第壹句話，而不必分隔段落。
3.文字。正文是信函的主要部分，是寫信人敘述事情的地方。為方便閱讀，可酌情將正文分段，每句話首留兩個空格，頂部空格應寫轉行後。
正文雖然是公函的“脊梁”，但也要力求簡潔、完整，用簡單的語言表達出信函的主旨。不要啰嗦、拖拖拉拉，甚至是沒有傳達意思、與正文無關的話。
文本的語言要求簡潔而不失禮貌和優雅。語言的簡潔是基層公務員“公仆”形象的內在要求；語言的優雅不僅體現了壹個人的修養，也體現了對交際對象的尊重。如果語言過於粗俗無趣，不僅有損妳在溝通對象心目中的形象，還有不尊重對方的嫌疑。
4.恭喜妳。祝賀是寫信人在信的末尾向收信人表達的祝願、尊重和鼓勵的話語。祝賀壹般包括兩部分。首先是社交語言，即在短文末尾用壹兩句話結束正文的句子。社交語言要簡潔自然。有時也可以同時使用壹些敬語，以示謙讓，如“草在此”、“蘇在此”、“敬在此”。第二種是問候，即出於禮貌對接受者不可或缺的問候或問候。比如《春安頌》《大安頌》《祝妳成功》。寫的時候要謹慎選詞，具體對待具體對象。
問候語的書寫格式很嚴格。如果賀詞很多，可以單獨寫，留兩個空格。信息也可以分為兩部分。有兩種方法:壹是將“敬”和“請”兩個字分開寫，前面加四個空格，將“春琪”和“金奎大”兩個字分開寫；二是將“請”和“敬”兩個字放在正文最後壹句後，將“金奎大”和“春琪”兩個字另起壹行，不單獨書寫。
5.簽名。簽名包括簽名和日期。簽名應位於賀電後另壹行的右側。如有寫信人領導或同事的補充問題或寫信人對收信人領導或同事的問候，應另起壹行或直接寫在簽名後。
壹般來說，日期要具體到年、月、日，有時只能寫月、日。簽名後可以寫日期，只留壹個空格；也可以另起壹行，直接寫在簽名下面。
6.後記。後記是作者對正文的補充。後記通常以“妳”和“另壹個”這樣的詞開頭，或者以“妳”和“重新妳”這樣的詞結尾，而不寫引導詞。
附言要寫在簽名和日期後的兩個空白處，不需要分段。附言要簡潔，不需要用另外的信箋。不要在信箋的上、下、左、右亂塗附言，令人眼花繚亂，混淆視聽。
(2)信函的格式
求職信是寫在信封上的信的內容。國內郵件、國際郵件和客戶轉寄的信件有不同的具體格式。
1.國內郵件。投遞郵寄的國內信件的信封上，應當在左上角清楚地寫明收件人所在地的郵政編碼。然後在新的壹行寫上收件人的詳細地址。收信人的名字應該用稍微大壹點的字體寫在信封的中央。信封右下方要寫清楚寄信人的地址、姓名(有時只是姓氏)、郵政編碼。
2.國際郵件。交寄的國際信件的信封上，應當在信封正面右下角寫上收件人的姓名、地址和郵政編碼；寄信人的姓名、地址和郵政編碼應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。具體的書寫順序應該是姓名、地址、郵編、國名。寫地址的時候要小要大，和國內的寫法相反。書寫時，盡量將每行文字左右對齊。
3.帶封信來。受托人帶來的信封上，內容壹般比較簡潔。信封左上角可根據具體情況寫上“特快專遞”和“面交”字樣。收件人的地址和姓名保持不變。如果快遞員知道收件人的地址，可以只寫名字不寫地址。壹般信封右下角只註明寫信人姓名，不需要寫地址。不需要寫收信人和寫信人的郵政編碼。
除了上面提到的不同格式要求，不同的信封還有很多共同的規範和要求，基層公務員應該嚴格遵守。
壹個是信封樣式。有兩種信封:直信封和橫信封。直信封最適合中間印壹個長長的紅盒子；水平信封最好是純白色的。吊唁信，用普通信封。
二是封文。可以用鋼筆、圓珠筆、毛筆等。寫這封信，但是不要用鉛筆。顏色為深藍色或黑色，禁止用紅色、綠色等彩色筆書寫。給長輩的信要用正確的字體寫，以示尊敬。
第三是印章的標題。信封上的地址是給郵遞員或信差寫給收件人的，所以必須是郵遞員或信差能接受的。“先生”、“同誌”或其他稱謂壹般適用，但不要使用表示親戚、朋友、輩分的稱謂，如“爺爺”、“四叔”。
第四是郵政郵票。為了方便郵局的運作，寄件人必須使用帶有郵政編碼的標準信封。字跡要清晰工整，壹字不差。
直信封的郵票貼在信封的左上角，橫信封的郵票貼在右上角。郵票要貼好，給人壹種尊重感和實用性。寄航空郵件、掛號信等時。，需要貼標簽。標簽應正確粘貼。