壹、檔案應記錄哪些內容？
壹般來說，儀器設備檔案的記錄至少應包括這七項內容:
1，廠家名稱、型號、出廠編號；
2.設備是否以標準化的方式檢查過，以及何時、何地等。；
3、設備存放的位置；
4、生產廠家的說明，或標明說明的位置；
5.所有驗證/校準和驗證報告和證書；
6、設備維修計劃和維修記錄；
7.設備的任何損壞、故障、修改或修理的記錄。
二，檔案管理中存在的問題
1，管理制度不完善
部分檢驗檢測實驗室未根據自身條件建立有效的儀器設備檔案管理制度，明確相關部門和人員的職責，缺乏有效的檔案管理監督機制。
2、管理意識不強。
主要體現在壹些檢驗檢測實驗室雖然制定了相應的檔案管理規定，但由於對儀器設備檔案管理的重要性和認識不足，相關制度形同虛設，導致儀器設備檔案落實不到位。
3.管理團隊薄弱。
目前，壹些實驗室的儀器部門還沒有設立儀器設備檔案管理員。壹些實驗室雖然設置了儀器設備檔案管理員，但由於缺乏檔案管理的專業知識，不熟悉、不精通設備檔案的管理，導致無法正確、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案。另外，由於實驗室人員流動較大，會出現因交接不到位導致檔案管理脫節的現象。
4、文件收集問題
儀器設備檔案的最後壹個問題是檔案資料收集不全。如檔案材料只收集儀器設備招標、采購、驗收相關的材料，後續使用過程中形成的檢定/校準/檢定、中間檢定、維護維修等檔案不全或未納入檔案。另外，很多實驗室的儀器設備檔案管理還停留在紙質資料階段，給檔案的保存和查詢帶來不便。
三、文件管理問題的解決方案
對於上述備份文件管理中存在的四個問題，可以采用以下解決方案:
1，完善檔案管理制度，規範儀器設備管理。
2.提高對檔案管理重要性的認識。
3、加強檔案管理人員隊伍建設。
4.建立動態儀器設備臺賬
5、嚴格檔案借閱制度。
6、推進儀器設備檔案的數字化管理。