信封格式：
（1）在信封的第壹行寫收信人的地址。
（2）在信封的第二行中間寫收信人的姓名。
（3）在信封的第三行寫上寄信人的地址和姓名。
信封要求：
(1)不準使用舊信封或廢舊紙張和有字紙張制成的信封裝寄。
(2)信件應裝入標準信封內，並將封口粘固。
(3)如用透明窗信封裝寄，透明窗必須是長方形的，其長的壹邊應和信封長的壹邊平行。信件應適當折疊，使其在信封內有所移動時，收件人的姓名地址仍能通過透明窗清晰露出。
(4)透明窗應該用在燈光下不反光的透明紙制成的姓名地址仍能通過透明窗清晰露出。
書信格式：信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。
開頭稱呼也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。
稱呼要在信紙第壹行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關系。（具體可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。
正文
正文通常以問候語開頭。問候是壹種文明禮貌行為，也是對收信人的壹種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下壹行，前面空兩格，常自成壹段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來壹切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要註意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這壹部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要註意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是壹件事壹段落，不要混為壹談。
結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的壹種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
署名
在書信最後壹行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。
日期
用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。