像其他信函壹樣，商務信函也是壹種具有習慣格式的文體。商務信函通常由信封、信件和附件組成。前兩部分必不可少，後者要看具體情況。
1)信封
(1)信封類型
有兩種信封:水平的和垂直的。使用水平信封時，在信封頂端寫上收信人的地址；當使用垂直信封時，在信封的右邊寫上收件人的地址。如果位置反了，就會導致投遞錯誤，寄件人寄出的信就會被投遞回去。
(2)信封的內容
(1)收件人地址。使用橫信封時，先寫收信人的地址；使用垂直信封時，寫在右邊。這部分包括:郵政編碼、省、市(縣)、城市、街道、門牌號，以及單位全稱和營業部名稱。收件人的地址要詳細、具體、準確、工整。註意不要只寫公司名稱而不寫詳細地址，也不要簡化公司名稱，以免誤投。
②收款人姓名。壹般寫在中間位置，字稍大。名字後面跟著壹個稱呼，比如“同誌”“齊老師”。第壹次聯系工作時，如果不知道對方的名字，或者有時為了避免因對方業務人員調動(或出差)而耽誤信件的處理，也可以把具體的業務部門作為收件人，比如某廠的“銷售部”。
③寄件人的地址和姓名。用橫信封寫；使用垂直信封時，寫在左邊。
按照郵政部門的規定，郵票壹般貼在水平信封的右上角或者豎信封的左上角。
(3)國外信封的書寫格式。為了方便投遞，涉外商務信函要按照國外的習慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內不同。對於發往英語國家和地區的商務信函，信封的書寫格式分為美式和英式:
(1)美國信封書寫格式，壹般在信封左上角寫寄信人姓名和地址，上面寫姓名，下面寫地址；信封的中右位置寫有收信人的姓名和地址，包括收信人的頭銜(先生、女士、經理等。)和收件人的名、姓、門牌號和路名、城市名、州名、郵政編碼和國家名。
郵票通常貼在信封的右上角，航空標誌要麽貼在郵票下面，要麽寫在郵票下面。
(2)英文信封書寫格式，壹般將寄件人姓名、地址寫在信封左下角，航空標誌或貼在或印在信封左上角；信封中央寫著收信人的姓名和地址，信封右上角還貼著郵票。註意，在信封上寫姓名和地址時，美國的習慣壹般采用頭對頭式，即每行的左邊連在壹起。英式寫法多采用縮進，即每行向右壹行壹行縮進。
(3)為方便投遞，信封(在信封左上角或右下角)還標有相關投遞事項，常見的有:
1)；
2)註冊(或Reg；Regd。);
3)快遞)；郵件；
4)包裹郵寄；
5)印刷品；
6)樣品；
7)商業票據；
8)密函(Confidentia 1)；
9)親啟，私啟)；信；
10)帶禮品；
11)如果無法投遞，請將其退回到某個地方(1 FIM投遞，請重新轉到......);；
12)保障退貨郵費(保底)；
13)留存在郵局(郵政返還/轉交郵局局長)；
14)無商業價值的樣品。
2)信件
信件也被稱為信箋。它記錄了商務的具體事項，是商務信函的核心部分。信的內容多種多樣，表達靈活，有壹定的格式。壹般分為四個部分:開頭、正文、結尾和署名。
3)配件
商務信函常見的附件有報價單、產品介紹或說明書、訂貨合同、發貨通知、產品質量檢驗書等。，用於確認信中所寫的各種論點或作為業務往來的確認程序。