隨著計算機現代化管理手段大量應用於公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現繁瑣,復雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業務部門也難以掌握.為了更科學地管理好文書檔案,國家檔案局於2000年修訂了"歸檔文件整理規則" (DA/T22-2000),中國科學院也於2006年4月下發了"文書檔案建檔規範"(ZKY/B002-4-2006),在這些規定中,明確規定了歸檔文件按照文件自然形成的規律,以"件"為單位進行整理。
壹文壹件的優點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低於原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利於保密.新方法整理後的檔案可以針對性較強的借閱利用某壹檔案,而不必因為利用壹件而借出壹卷,利於檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同壹卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節約了檔案室的保存空間,隨著日後檔案的增加,這壹優勢會更加明顯.
4.容易調卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調整件盒級組卷時,就只須改變壹下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關鍵詞進行查詢,更為快捷直觀。