張秀娟
(河南省有色金屬地質礦產局)
壹、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，並由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規範》中規定:
(1)電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
(2)對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
(3)采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
(4)通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之後的5年。
三、目前電算化下會計檔案管理存在的問題
(1)電算化會計檔案本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在壹定的系統內才可視，因此目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級後，不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，並對保存期限做了規定，但目前由於壹些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
會計電算化工作是壹種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬盤上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生:壹是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器壹旦出現故障，則部分賬務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，壹旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由於軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。
(2)會計檔案管理制度不完善。準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由於會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由於會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出於私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀壹些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。可見，由於磁性材料易被遺失、汙染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。
(3)缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統安全、維護等壹系列專業的問題，但目前壹般單位都僅僅對以前的會計人員進行壹定的培訓，然後就去操作系統，在壹定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。壹般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，壹旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都做了系統的培訓，但壹些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經常出現誤操作，壹旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
(1)對會計電算化本身理解的偏差。我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業內部局域網，以及註冊自己的網站，根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。
(2)尚未引起有關部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什麽、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
(3)缺乏明確的規章制度。由於沒有完善的、針對電子文件的制度規範，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。從而只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規範化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
(4)電算化會計軟件升級快。由於會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級，原相關的會計軟件和文檔資料也容易出現不相兼容的情況，如果處理不當這部分會計資料不僅得不到有效的保管和發揮應有作用，同時也不符合內部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬後，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應的管理制度。實施電算化後應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是:
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先應確定歸檔範圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存儲於磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管並保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，並按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。與手工方式壹致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和壹定順序對數據磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。壹般情況下，企業每壹至兩年應對會計檔案進行壹次大的清理，發現紙質檔案有損壞要進行修補，而對磁性介質檔案每年應進行壹次復制，以防磁盤等介質損壞造成會計數據丟失。每年年終決算後，將會計信息記錄在壹次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(超過15年)，完全能夠滿足壹般會計賬簿保管的需要而且壹次刻錄後，光盤不再能重復擦寫，可以有效防止數據被非法修改或病毒破壞。
(3)建立嚴格的借用手續制度。要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意後，方能由檔案管理人員接待查閱，並由檔案管理人員詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
2.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎;同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加壹定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。
會計系統是由人來操作的，壹個系統是否安全，不但取決於系統本身，更應該註意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是壹種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足於國際水準，培養或聘用壹批高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。
同時，要加強並制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要註重實效，不搞壹刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是壹項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
3.重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務於會計工作，以實現會計電算化的效益原則。
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。
與此同時加大會計法規實施力度，強化單位負責人的第壹負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，從而使會計違規違法行為無立足之地。
六、結論
電算化會計檔案作為會計檔案的壹部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那麽電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規範化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這壹基礎會計工作。
參考文獻
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