這些工作的劃分是相對穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩個部分。因為現代檔案管理已經成為壹個復雜的系統，所以也有按照多個層次來劃分的方法。第壹層次分為檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，每個子系統又分為若幹個子系統。
檔案實體管理分為收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息化的發展分為兩個部分:信息加工和信息輸出。信息加工包括編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料，信息輸出包括提供閱讀、復制、咨詢、函調、借閱、出版、展覽等服務活動。