由於上部文字應由書寫機關負責人簽字，且簽字位置與書寫機關字號在同壹水平線上，書寫機關字號不能放在中間位置，應移到編輯中心左邊緣，留下字位標記。負責人及其簽名在中心右邊緣留下字位標記。發行人的名稱應為3 #斜體。發行者和發行者的名稱由冒號分隔。如果上條或下條中有幾個單位共同工作，格式與上條和下條相同。在發文機關名稱壹欄中，多個機關的名稱應按順序排列，後面加“文件”二字，置於中央。如果聯合行文單位太多，就要保證首頁有正文。如果不能保證，發證機關名稱的字號就要縮小。在聯合行文中，主辦單位應列在首位。聯名書寫時單位領導簽名與機構名稱壹致。此時紅色反轉線下移。
多個單位聯合行文時，只有壹個文號，即主辦單位的文號。
下面的聯合文章不需要標明發行人和發行人名稱，所以中間要列它的文號。
主區包括公文標題、主送機關、正文、附件、簽發機關印章、成文日期、備註等欄目。
公文標題標識居中，對稱在紅色反線下兩個空行的位置。如果題目字數太多，可以分壹行、兩行或三行。字號是2號。
職稱認定壹般包括三個要素，即發證機關名稱、理由和語種。其中，除“請示”用語外，有時可省略簽發機關名稱。識別發證機關名稱時，應使用全稱或標準化簡稱。公文的主題要高度概括為壹個簡潔的段落，說明全文的要點。語言按照新辦法規定的13文件標註。
在識別標題時，不僅要註意美觀、對稱，還要註意標題中的文字以及對標題、人名、數字的引用。除了引用書名或政治術語外，壹般不需要在書名中標註標點符號。
主發送機關也是接收機關。識別器官的全稱或標準化簡稱。主送機關標識在標題下空壹行，左邊頂框標識，後面加冒號。如果遇到主送機關太多，要註意需要保證首頁有正文。在這種情況下，主送機關可以在這壹欄中標記幾個，後面加上括號，以表示其余主送機關看到該盤記錄，然後將其余主送機關放在該盤記錄中，並“抄送”前面壹行標識。
正文在主送機關下壹行左側標有兩個字。正文要求用詞簡潔明了，用詞正確籠統，每個自然段開頭留兩個字空白。
文本中的數字應由阿拉伯數字標識，所有測量單位應為公制單位。但在識別單詞中的序數時，其數字標識在漢語中仍是大寫的。如《七上八下》《五彩繽紛》。
印章公文有效標識。但是印刷的時候要註意防偽。除了油墨防偽，印章的位置很重要，印章和文字之間不允許有內容，所以印章和文字之間的距離控制在3 ~ 5 mm以內，由於這個位置很難把握，所以可以控制在文字下壹行的範圍內蓋章。這樣就不容易在文字下添加文字內容，保證了防偽。此外，要求印章必須蓋有書寫時間，即印章要蓋有書寫年、月、日的字樣，防止空白印章。
成文時間是指公文經領導批準發布的時間。其年、月、日應在國家行政機關公文中用中文大寫標註，即“2001年11月21日”，不能稱為“2001年11月21日”。這是壹個特殊的要求。壹般公文的年、月、日標註在圖文的右側，從右側向左四個字。
兩個公司書寫的情況下，年、月、日標記距板線左右各7個字，中間標記為××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×日印章不按年、月、日，印章在年、月、日之間標有空格。
附件公文中如有附件，應在正文左側標註“附件”二字後加冒號，冒號後標註附件內容。不帶標點符號的附件名稱標識。如果附件名稱的內容太長，無法在壹行中識別，如果需要四行，則應該在文本的下壹行中識別。未在“附件”或序列號下標識。如果有幾個附件，可以在冒號後標識附件的序號和每個附件的內容，並按順序排列。如有附件，應在附件標識下加蓋印章並寫明時間。它的位置與正文的位置相同。
備註欄是正文中不能表達的內容，但需要說明的事項在備註欄中標明。做標記的時候，放括號。如“請示”語言中的“聯系人”和“聯系電話”可標註為(聯系人:××聯系人:××聯系人:××聯系人:××聯系人:××聯系人
版本記錄的內容包括主題詞、主送、副本、印刷說明等。版本註釋壹般應放在公文最後壹頁的最下方，位置都在偶數頁。壹般不編頁碼。但是，如果正文在同壹頁上，可以編頁，不同頁不編號。版本中的每壹列都由壹條粗黑實線分隔。
主題詞在版本記錄的頂部用3號粗體字標記，由左上左版本線標記，後面跟著壹個冒號。冒號後面是壹個關鍵字短語。主題詞和短語不需要用標點符號分開，應該用壹個空白詞作為間隔。短語由第三號小標簽歌曲河馬小廚師識別。
當正文中主送機構過多時，移至此標誌，其位置在主題詞的下壹行。標註時壹字左壹字右，標註為“主送”，主送後加冒號。主送機關的名稱應當標明全稱或者規範化簡稱。主要投遞機構之間應以逗號分隔。
抄送機關標誌“抄送”標註在主送或主題詞下方的位置，其識別方法與“主送”相同。
打印的說明在下壹行“抄送”左右各標壹個字，左邊標文件打印的單位，右邊標年、月、日(阿拉伯數字)。
各單位如要進壹步標註審核人、校對、打印份數，可在打印單位的下壹行標註，但要求均勻對稱標註。
取消“本頁無正文”標誌，增強公文防偽。
以前公文末尾留的頁數不多，無法蓋章標註年、月、日。這時，我們必須把印章和書寫時間放在下壹頁。為了表明有印章和書寫時間的那壹頁與正文是有聯系的，在論文的開頭做了註釋(這壹頁沒有正文)以示說明。這次新的《辦法》和新的《公文格式》標準是公文防偽，取消了這個解釋。還明確規定，壹頁加蓋印章的公文，上面必須有文字內容。為了解決這個問題，新的公文格式標準規定，當出現這個問題時，可以通過調整公文的行距和字距來解決。也就是說，在這種情況下，根據公文的內容及其下方空白的多少，可以通過改變這壹頁低公文的行距或字距，將印章和書寫時間放在同壹頁上。
頁碼要求用阿拉伯數字標註，第四位帶半角。其位置在公文中心線右邊緣(指單頁)下7mm處，由右版中心線壹字標註。雙頁標註在中心線左下角，距左中心線空壹字，距中心線底線7mm。
公文有時會附表格，要註意識別:與正文壹致的表格頁碼與正文頁碼相同。如果表格是水平排列的，與正文的位置不同，要記住單頁頁眉朝向開的方向，雙頁頁眉朝向切口(也稱轉折方向)，頁碼標簽與圖表扭轉90度，單頁標簽在左下角，雙頁標簽在左上角。對於紙張較大的表格，不標註頁碼，只標註附表名稱或“附表1”和“附表2”。如果將附表放在文件的末尾，則不會對其進行編號，而只顯示“附表1”和“附表2”。
來源:溫州秘書網