職務1
1.在下表中填寫辦公室實際工作的簡要內容，用基本相同的內容填在壹行中。
辦公室實際工作清單
序號國內壹般國外壹般國內企業(含國外企業)
1【公文寫作】根據老板的口頭或書面指示完成信函。記錄老板的指示以及會談和會議的內容。
2【文件制作】復印材料。打印手稿和表格
3【文字處理】在權限內按照自己的意思發函。信件和郵件的處理。
4【檔案管理】檔案管理。
5【會議組織】安排會議事務，制作會議紀要或提綱。記錄老板的指示以及會談和會議的內容。
6【調查研究】協助老板準備書面財務報告和研究報告。
7【信息】準備公司擬披露的信息；收集和整理各種信息
8【信訪】替老板聯系外人。如記者、工會員工等。接待客人和員工的來訪。
9【接待工作】接待來訪客人；接待客人和員工的來訪。
10【協調】通過電話與外界保持良好關系。
11【監督】監督壹般工作人員或速記員。
12【日程安排】為老板預約，做好記錄；
13【日常事務】閱讀並分類信件、通信事務、電話；
14【辦公室管理】辦公環境的布置和安排，保管辦公設備和用品。
15【其他速記臨時筆記老板跟我說的話；執行老板分配的任務。
由-]交辦的事項
16為老板申報繳納所得稅，辦理退稅。
17外出辦事，如銀行、郵局。
2.常見的耗材有哪些？
辦公耗材主要包括:
(1)信封和紙；
(2)軟盤、光盤等。；
(3)鉛筆；
(4)圓珠筆；
(5)簽字筆或簽字筆；
(6)修正液或修正帶；
(7)銀赫；
(8)各種小型機器，如訂書機(包括訂書釘)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、棗子等。
號碼機、切紙機、電腦、開信刀、碎紙機等。
(9)壹把刀；
(10)日歷等。
(11)其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、膠帶、繩子、圖釘、橡皮筋、大號。
頭針、回形針等。
3.簡單解釋壹下文書工作的三個步驟，它們是如何關聯的？
文書工作分為三步:計劃、執行、檢查。
(1)對於計劃的步驟，要充分了解要開始的工作，思考什麽方法會最有效率。
很好。
(2)註意實施步驟:同時檢查是否按照原順序進行；奉老板之命
無論什麽工作，都要正確執行；滿足老板期望的最後期限。
(3)檢查步驟，分析計劃和績效之間的差異，並把工作做在別人之前或之前。
與本人目前從事的同性質工作做壹個對比分析。
其次，解釋三個步驟之間的關系。
三者之間的關系是:
先制定計劃，付諸實施，然後檢查結果，圍繞“計劃-實施-檢查”滾動進行
流程開發。三者相互關聯，形成壹個循環。
店員首先要認真制定計劃，然後按照計劃實施，嚴格檢查結果，這樣才能結
研究結果對下壹步計劃有所幫助和啟發。
4.按照“輕重緩急”的原則，制定半天或壹天的工作(或家務)計劃。
這個問題的例子請見教材第28頁。學生可以參考課本上的例子，自己制定壹個計劃。
畫壹本書，不要臨摹。
5、從以下文書工作方法中，選擇壹兩種，談談妳的工作經歷或這份工作。
對法律的理解。
1.請示和報告方法；
2.計劃法和總結法；
3.接受意義的方法；
4.溝通方式；
5.建議方法；
6.停止駕駛的替代方案和方法；
7.分工與合作方式。
接受的意思是店員接受並理解老板的意圖。可分為直接意義(即理解老板在會上的發言和文字
指示、工作部署或與文員談話，對某個問題或某項工作直接表達的意見和想法等。
在店員的判斷和理解中)和接納(也就是老板平時隨便說話，或者和其他人說話)
對某壹問題、某壹工作等發表的意見和看法。).
接收意思的方法要註意:
(1)要善於理解老板的意圖，不要曲解；
(2)準備壹個筆記本，記錄指令要點；
(3)認真傾聽，用心判斷指令的意圖；
(4)必要時可以提問，直到妳的意圖明確，但不要打斷談話；
(5)有不同意見，可以公開提出，但要講道理，註意方式和態度；
(6)接到指示後，要抓住機會執行。
結合實際談談體會。
我曾經經歷過壹件事，讓我充分認識到在被通知的時候做好記錄的重要性。
剛開始工作的時候，在壹家房地產公司做文員。有壹天，總經理把我叫到辦公室，讓我寫壹封信。
公司簡介，包括四個部分——公司歷史、公司現狀、公司軟硬件設備、
公司的成就。當時我經驗不足，沒帶筆記本記錄說明書要點；事後，我害怕再放出來。
覺得自己無能，沒有向總經理請示。只好憑著腦子裏的記憶寫了出來，結果就是壹個簡介。
壹點也不。後來我又問了總經理，準備了壹個筆記本，記錄下來。根據總經理的指示，
才寫出了讓各方都滿意的公司簡介。
從這件事，我意識到在我接受意義的時候做好記錄的重要性。
註:學生回答此問題時，只能選擇其中壹項回答。但是要註意新聞
按照以上思路回答；而且要註意教材和實際答案的結合。有必要簡單解釋壹下課本上的相關知識
點，還要結合實際談談自己的體會。這個問題失分的原因大部分是沒有結合實際談談自己的感受，同學們
同學們回答這個問題的時候要註意。
家庭作業2
先從文員工作的角度對比說明打電話和接電話的異同。
(1)大家先打個招呼，再傳達自己的信息；
(2)每個人都要保持耐心和熱情的態度；
(3)通話結束時，讓對方感到愉快；
(4)每個人都應該簡明扼要地表達自己的意思。
不同:
(1)打電話時，首先要弄清對方的電話號碼；電話響2-4次就接。
(2)打電話，掛機前再次確認關鍵部位；接電話沒有這壹步。
第二，了解“視頻會議”和“交互式電話會議”的基本用途，比較它們與壹般會議的區別。
談談各自的優缺點或註意事項。
(1)基本用途:
“視頻會議”的主要目的是使相距遙遠的兩方能夠面對面交談，並享受文件、圖表和視頻。
用信息等。
“交互式電話會議”的基本目的是使單位或個人能夠在任何電話上組織多方國家。
國際，國內或本地電話會議有壹個清晰的聲音像壹個房間。
(2)它們與普通會議的區別:
可以消除時間和空間的限制。
(3)各自的優缺點:
“視頻會議”
優秀:訪問範圍廣，消除了時間和空間的限制，形象生動；差:技術要求較高。
“交互式電話會議”
優秀:方便、省時、高效，消除了時間和空間的限制，具有保密、報數和播放歡迎詞的功能。
功能；劣勢:成本高，技術含量高。
三、簡單回答壹下郵件分揀的通用標準。
(1)按收件人姓名排序；
(2)根據郵件的重要性對郵件進行分類；
(3)按接收部門名稱排序。
第四，老板不在的時候郵件怎麽處理？
這個問題的答案請見教材第72頁。課本上有明確的答案，這裏就不細說了。
五、如何妥善處理老板拒絕接見訪客？
(1)老板開會的時候；
(2)老板忙的時候；
(3)老板即將出門時；
(4)遠距離拜訪或有重要事情時。
六，七
家庭作業3
1.有多少種時間表？試以其中壹個為例，做壹個××預約表。
時間表的類型:
(1)年預約表。它是壹個企業每年主要的日常經營活動和相關公司的活動清單。
記錄的活動包括股東大會、董事會、公司成立周年、年假等。壹般在年初，全年都會
活動程度表，然後通知各部門。
(2)月進度計劃、周進度計劃和日進度計劃。
月度預訂表是從年度預訂表中抽取的壹個月的預訂計劃，以月為單位填寫當月要進行的信息。
會議，面試，商務旅行，訪問和其他預定計劃。
周計劃表是月計劃表中的周計劃表，比月計劃表更詳細。
每日預訂表是從每周預訂表中寫出壹天的預訂計劃，並進壹步及時詳細預訂。
從早到晚的商業活動。
各種預訂表的編制請參考教材P.166-P.170中的例題。
二、秘書人員協助老板的主要工作主要包括哪些方面？
令人耳目壹新的服務。
當老板早上來公司上班或外出歸來，工作結束，店員可以適時帶些飲料或準備濕發。
毛巾能使老板消除工作疲勞，緩解心情，使老板精神煥發地工作。
個人援助。
協助的方式要根據實際情況，壹個是業務相關的部分，壹個是老板身邊的純私事:
(1)特別說明的時候——雖然是老板的私事，但被認為關系到老板的形象。
秘書人員必須從頭到尾為老板處理這些瑣碎的事情，讓老板得到充分的便利。
(2)在提出純私人的要求時——這種情況下，把它當成壹個把秘書人員當成下屬同事的上司來對待。
關系幫他解決個人事務。
物業管理。包括:
(1)工資收入管理——工資收入達到壹定數額，或者有兩種以上收入來源，工資
黃金以外的超額收入需要根據稅法進行申報。尤其是有稿費、版稅、演講費等大量副業收入的時候，
秘書人員應保留申報收入的文件，或直接為老板辦理申報手續。
(2)支票的管理——最重要的是保管好支票簿和支票專用章。秘書人員應該檢查
書和印章分開收藏，避免被盜和冒名頂替。
其他人。比如每年各種節日，老板收到禮物，有時會讓秘書為他寫壹封感謝信，留作紀念。
3.第三題主要是給學生提供壹個寫“工作任務單”的模板，學生可以學壹個。
下去。最好根據這個模式，結合自己的工作實踐，寫壹份“工作任務單”。
家庭作業4
先簡單說明壹下口語的基本特點和敬語應用的壹般場合。
口語的基本特征:
(1)發音聽到後立即消失，但語義清晰，可能留在記憶中。所以說清楚點，
盡量做到通俗、生動、規範，讓人壹下子就能看懂，留下印象。
(2)有壓力。口語中，需要強調的成分都是通過重音來表達的。
(3)模糊性。因為漢字不止壹個音。
(4)口語因時、因地、因物而異。比如在莊重的場合，口語要規範。
範，簡潔；課間休息時，口語可以更生動，語調可以輕松愉快。
使用敬語的壹般場合:
(1)當然，敬語是用於妳尊敬的人。
(2)與不熟悉的人交談或在正式場合(商務場合或婚禮、葬禮、慶典上的講話、談話)也是必要的
使用敬語。
(3)敬語壹般針對:
比自己大或者比自己老的人；職位、職稱或社會地位較高者；給(給)自己壹個人情；
希望從另壹方得到幫助或關愛的人。
第二，簡單說明壹下社會話題的選擇。
合適的主題包括:
(1)談論雙方都感興趣且興趣相同的話題，如合作意向；
(2)大多數人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等。
(3)表現地方或民族色彩的話題，如地方經濟建設、風景名勝、歷史名人、地方人物等。
愛情等。
(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽、新聞任務等。；
(5)積極健康的生活體驗話題；
(6)風趣幽默的故事和無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括:
(1)應該忌諱的話題。比如私生活。
(2)不愉快的話題。如疾病、殘疾、死亡、謀殺、醜聞、悲劇等。
(3)過於敏感的話題。比如個人特殊的生活習慣，宗教信仰，政治觀點的差異。
(4)對題目不熟悉。如果對專業問題略知壹二，就不要隨便玩了。
(5)誇耀妳的話題。
(6)低俗色情話題。
(7)不應討論的機密話題。比如涉及商業機密的話題。
3.印章的使用形式主要有哪些，簽名章、騎縫章、修正章的使用範圍是什麽？
印章使用的主要形式有:
(1)簽名蓋章；(2)修正章；(3)參見證書章節；(4)騎印；(5)騎側章；(6)印章；(7)
密封密封。
簽名章、騎縫章和修正章的適用範圍:
(1)簽名章貼在文件作者的簽名上，以示作者的合法性和文件的有效性。
(2)騎縫章用於有存根的公函、介紹信，加蓋在正本與存根結合處的騎縫線上。
(3)校正章用於校正公文寫作中的錯別字、脫字、多余字、倒字，視為合法作者。
更正函。
4.簡述接收文件的程序和分發的基本原則。
郵件處理流程:簽收、拆封、登記、分發、計劃、審批、承諾、催促-
-記下來。
分配的基本原則:
(1)對指令性文件或政策性強、關系本機關工作全局的重大問題的請示和報告。
此類文件應發送給辦公室部門負責人或機構領導進行審查或處理；
(二)屬於機關日常事務的分工明確的文件，或者有指示、有規則可循的常規性文件。
公文按照分管業務分工，分發到相關部門或承辦單位閱看；
(3)分發給機關領導閱批的文件，應填寫“文件處理單”，隨文件壹並報送；
(4)備忘錄、邀請函、介紹信、廣告、通知等。，不登記，直接交給具體負責人；
(5)當文件數量較少，有多個部門(或領導)要閱時，應先辦理後閱。
先主辦，後協辦，先主任，後副主任，再分別審核處理，以局長為軸呈輻條循環。
五、根據歸檔文件的特點，主要有哪些類型？根據問題的特點，簡單說明壹下歸檔的基礎知識。
意義。
類型:
(1)根據問題特點；(2)根據作者的特點；(3)根據語言類型特點進行試卷歸檔；(4)根據時間特征
歸檔；(5)按地域特點歸檔；(6)根據通訊員的特點。
根據問題的特點歸檔的意義:
反映同壹問題的文檔由文件組成，可以反映某壹方面或某壹具體問題的相互聯系。
部門和處理情況，應用最廣泛。
6.從檔案利用的方式方法談檔案利用的意義。
(1)通過設置檔案室，可提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱覽；
(2)通過某些系統和程序，如借閱卡系統、提醒系統和轉賬識別系統，您可以
提供文件借閱；
(3)根據原始檔案制作各種副本，進行檔案有償交流，可以提高檔案的利用率；
(4)利用隱蔽檔案中的有關記錄和資料，可以為申請人提供書面證據，以證實某些事實；
(5)秘書、檔案員在檔案的基礎上，可以對查詢人的相關問題進行專業解答。
用於咨詢服務；
(6)將檔案目錄印成冊，分發給有關部門，以便交流信息；
(7)通過舉辦檔案展覽，充分發揮檔案的作用。