公司文件管理規定範文

公司的文件管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。下面是公司文件管理細則，歡迎參閱。

公司文件管理規定範文 1

　1. 總則

　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　2. 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　3. 收文的管理

　3.1 公文的簽收

　3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要註意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的?四對口?核定，如果其中壹項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

　3.2 公文的編號保管

　3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上?文件處理傳閱單?，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。

　3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　3.3 公文的閱批與分轉

　3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，壹般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　3.3.2 壹般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉

　及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

　3.3.3 為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　3.4 文件的傳閱與催辦

　3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公***場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　3.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件壹般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導?批示?、?擬辦意見?，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　3.4.4 文件閱完後，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並征得辦公室同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　3.4.6 按照閱文範圍，離、退休幹部，壹般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　4. 發文的管理

　4.1 發文的規定

　4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中於公司，各群眾團體和部門壹律不得自行向上、向下發送正式文件。

　4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統壹歸口以公司?字發文。

　4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管範圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。

　4.2 發文的範圍

　4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

　4.2.2 公司下發文件主要用於： ① 公布公司規章制度 ;

　② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機構變動或幹部任免事項;

　④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　⑤ 發布有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

　4.2.3 公司上行文、外發文主要用於：

　① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，壹般不用公司文件發布。

　4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，壹般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　4.2.6 各業務部門與外單位發生的壹般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔範圍

　5.1.1 凡下列文件統壹分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;

　④ 公司壹級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

　⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材

　料等;

　⑦ 上級機關領導同誌來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

　⑨ 公司日誌和大事記;

　⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　5.2 立卷要求

　5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　5.2.2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單壹式兩份(接交單位各留存壹份備查)。

　6. 文件的銷毀

　6.1 對於多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　6.2 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

公司文件管理規定範文2

　為了規範公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。

　第壹條公文的種類

　壹、決定、決議類

　1、對重要事項或重大活動作出安排，用?決定?。

　2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用?決議?。

　二、通知、通報類

　1、適用於批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或***同執行的事項，用?通知?。

　2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用?通報?。

　三、報告、請示類

　凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用?報告?;向上級主管和部門請求批示、批準，用?請示?。

　四、公函類

　對外商洽工作、詢問和答復，用?函?。

　五、會議紀要

　記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在壹定範圍內貫徹與執行，用?會議紀要?。

　第二條公文的格式

　壹般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、發送範圍等部分組成。

　壹、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司?部關於的通知。

　二、發文字號。

　(壹)發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　(二)公司級文件。

　1、使用?上發?字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的文件。

　2、使用?上(*)發?字的，特指由某壹部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核後在?審簽人?處簽字確認。

　3、使用?上(*)發?字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，並由主辦部門經理對內容進行審核後在?審簽人?出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字號為：

　(三)部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，並以公司級文件形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。

　三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦文件的檢索。如《關於春節放假的通知》主題詞簡寫為?春節放假通知?。

　四、公文壹律加蓋印章，並應註明簽發人。

　五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。

　六、公文應註明發送範圍和印數。上行文用?報送、並報、抄報?字樣，下行文用?發送?;平行文用?主送、抄送?字樣。輪流傳看壹份文件，應註明?傳閱?字樣。上行文壹般只標識壹個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某壹文件的看法、意見、態度可采用傳閱方式。

　七、密級公文應分別標明?秘密?字樣，是否屬於秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。

　八、緊急公文應分別標明?特急?、?急?。

　九、文件頁面標準格式(附件1-1、1-2、1-3)。

　第三條行文規則

　壹、公司各部門之間未對有關問題協商壹致時，壹律不得各自向下行文。

　二、公司各部門可以聯合行文。

　三、公司所屬各部門不得越級請示。

　四、請示的公文壹般應壹文壹事。

　第五條起草公文要求。

　壹、起草必須使用辦公室統壹的文件格式。

　二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。涉及某壹方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

　三、凡以?上(*)發?字號發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。

　四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

　五、傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

　第六條收文處理程序。

　壹、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統壹制定，並隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。

　二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。

　三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。

　四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，壹律由辦公室呈報，其處理程序見?第六條收文處理程序?。

　第七條公文立卷、銷毀。

　壹、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等壹切重要文件均應歸檔。

　二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。

　三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料後，采取年度?組織機構?檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。

　四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，征求業務部門意見後，經辦公室主任批準即可銷毀。對於批準銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。

公司文件管理規定範文3

　1.目的：為適應公司全方位規範化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統壹性和有效性，使之規範化和制度化，特制定本制度。

　2.適用範圍：本制度適用於公司所有文件的管理。

　3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

　4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

　4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。

　5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　5.1管理制度：適用於公司各部門的規範性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。?條例?壹般應用於系統性制度匯編;?制度?壹般應用於某壹方面職能的明確;?規定?應用於壹項具體工作的明確;?管理辦法?壹般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

　5.2工作通知：適用於轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要***同執行的事項;

　5.3人事通知適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

　5.4 工作報告適用於下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

　5.5會議紀要適用於公司各級會議進行的記錄的文件。

　5.6對外發函適用於公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用?決定?;經會議討論通過並要求貫徹的事項，用?決議?。

　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

　5.9請示：向上級請求批示與批準，用?請示?。

　5.10批復：答復請示事項用?批復?。

　6.文件格式：

　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式; 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

　6.3文件壹般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;

　6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空壹行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空壹行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空壹行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文後落款前列出，與正文間隔壹行、與落款間隔二行。

　6.5發文字號包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統壹編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

　6.5.1公司級發文瑞普總字XXXXXXX號，壹般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，壹般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文瑞普人字XXXXXXX號

　6.5.3總裁辦發文瑞普辦字XXXXXXX號

　6.5.4財務部發文瑞普財字XXXXXXX號

　6.5.5研發部發文瑞普研字XXXXXXX號

　6.5.6質管部發文瑞普質字XXXXXXX號

　6.5.7營銷中心發文瑞普銷字XXXXXXX號

　6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加?簽發人?項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加?報送、發送、抄送、印制份數?等項目，1.5倍行距。?報送?為需要了解此文件的總監級以上領導，?主送?對象為該文件直接關系到的部門或人員，?抄送?對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對於版面壹頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在壹頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　6.7密級：公司文件密級分為?絕密?、?機密?、?秘密?、?內部文件?四級，註在文件的右上角。

　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標註?緊急?或?急?字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關註，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

　6.9具體要求：

　6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容;

　6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，壹般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

　例：壹.

　(壹) 1、 (1) 2、 (1)?

　或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ?

　6.9.3文件最後壹頁的頁腳橫線上方有主題詞;

　6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;

　6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規範;

　6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。