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如何在word2007中使用endnote

word強大的文字處理功能,廣泛用於文字性較多的排版,如圖書排版、說明書排版。

word2007 中引入了Word Reference Builder的特性,其管理引用文獻的功能和EndNote是相互競爭的。但目前Word2007的Reference管理功能還不是很成熟(1) Reference引用和輸出格式可調整性還比較差,citation的模板也比較少(2)不能和SCI、EI等文獻檢索機構實現互聯(3)不方便在閱讀 referenced paper的同時,整理讀書筆記以及關聯pdf文檔。

所以在以後壹段時間內,還是推薦使用EndNote來做自己的文獻索引和bibliography的管理。下面step-by-step介紹如何將EndNotes X作為add-in和Word2007整合:

在Word2007裏,用alt+F打開File菜單,然後點擊“Word選項”按鈕 在彈出的“Word選項”對話框裏,在左側區域選擇“信任中心”。然後在右側區域點擊“信任中心設置”按鈕 在彈出的“信任中心”對話框裏,在左側區域選擇“受信任位置”。然後激活右側區域裏的“...\Microsoft\Word\Startup Word 2007默認位置:啟動” 註意這個路徑就是用來放置word啟用時加載的那些add-in的地方。記住這個url。並在explorer裏打開它。 關閉所有正在運行的Word, Outlook 等office組件 再用壹個explorer,導向到EndNote X的安裝目錄,如C:\Program Files\EndNote X 從到EndNote X的安裝目錄下,找到文件EN10CWYW.dot和EN10Cwyw.WordXP.wll。 將這兩個文件拷貝到step 4打開的word startup folder。 啟動Word2007。在Add-in加載項菜單裏就可以看見EndNote X的工具欄了。

如果覺得EndNote自帶的Connection和Template還不夠豐富,可以到如下鏈接去下載

文章鏈接:EndNote使用簡介

文獻管理和論文寫作的利器!雖然講的是7.0的使用,對8.0的變化也不大

EndNote

簡 介

Endnote 由Thomson Corporation下屬的Thomson ResearchSoft 開發。 Thomson Researc

hSoft是以學術信息市場化和開發學術軟件為宗旨的子公司。Thomson Corporation總部位

於美國康涅狄格州的Stamford。

Endnote的功能

壹、在線搜索文獻:直接從網絡搜索相關文獻並導入到Endnote的文獻庫內

二、建立文獻庫和圖片庫:收藏,管理和搜索個人文獻和圖片、表格

三、定制文稿:直接在Word中格式化引文和圖形,利用文稿模板直接書寫合乎雜誌社要求的文章

功能壹 在線搜索文獻

Endnote利用Z39.50信息獲取協議可以方便進入全世界絕大多數的文獻數據庫,並將連接和搜索這些數據庫的信息用“Connection Files”的形式儲存起來直接提供給使用者。 Con nection Files的設置可以自己創建或修改

搜索過程:

1.進入Endnote7.0,從“Tools”菜單下點擊“Connect”

2.出現“Choose A Connection File”對話框,選定數據庫,點擊“Connect”

3.按照布爾邏輯設定搜索詞,點擊“Search”

4.出現搜索結果,存入指定的文獻庫

提示:

1.通過點擊“Find” 進行查找設置可以提高對某壹類型數據庫的查找效率

2.很多數據庫需要輸入帳號和密碼

3.“ Save Search”可以保存搜索設置;“Load Search”可以導入已保存的搜索設置;“

Add Field” 和“Delete Field”分別添加和刪除設置欄

功能二 管理庫內文獻

壹、導出文獻

EndNote庫內的文獻可以以4種格式導出:Rich Text Format (RTF), HTML, XML, 和 plain text documents(TXT)。從而創建獨立的文獻集或者創建可以導入到其他數據庫的參考文獻。導出的文獻樣式由當前樣式決定,當前樣式可以從“Edit”菜單下的“Output Styles”或者工具欄上的樣式下拉框選定。

導出步驟:

1.選定要導出的文獻庫

2.按照自己的要求排列文獻的順序

3.選擇合適的文獻樣式

4.從 “File”菜單下點選“Export”.

6.出現導出對話框,選擇要保存的文件格式.rtf .html .XML .txt 和文件名

7. 保存

註意: 如果文獻庫內有圖像的話,圖像將不會隨之導出。只能另外粘貼。

二、導入文獻

EndNote可以將不同來源的文獻導入到已存在的庫內或新建的庫中:

A. Online searching: 即通過EndNote直接進入網上數據庫查找和獲得文獻

B. Direct Export:很多網絡數據庫如MEDLINE、Pubmed、CSA等都支持將自己選擇的文獻

以EndNote可識別的格式下載

C. CD-ROM:將CD內的文獻轉換為文本格式以後通過濾鏡導入

濾鏡:濾鏡用於導入網絡數據庫、CD-ROM和任何含有能夠說明文件內信息的標簽的文本文檔。實際上“Connection files”裏也含有濾鏡。濾鏡的功能是在導入時使EndNote能夠解讀常規的數據資料,相當於壹個解讀器。它將文獻資料內的信息投射到EndNote 相應的信息域。由於每個特定的數據庫都是由供應商以各自的數據組織方式提供的,因此即使供應商相同,每個數據庫都需要壹個特定的濾鏡,不能混用。EndNote自帶的濾鏡已經經過設定,可以導入相應數據庫的資料。使用者也可以編輯濾鏡或新建以適應新的數據庫或者自用。

文本文獻的導入過程:

1. 創建EndNote可以導入的文本文件:文件必須是“標註格式(Tagged Format)”的.txt文檔,即不同的信息必須以特定的標註(如Tab鍵、//等記號)分隔歸類,每壹個標註及其後面的信息都另起壹行。自己創建相當麻煩。多數數據庫支持將其數據資料轉換為Tagged格式。如何轉換見濾鏡選擇對話框下面的“Comments”內容或者“幫助”裏的“ImportFormat”。如Pubmed的文獻轉換為:

PMID- 15492285

OWN - NLM

STAT- In-Process

DA - 20041019

IS - 0008-5472

VI - 64

IP - 20

DP - 2004 Oct 15

TI - CC chemokine ligand 25 enhances resistance to apoptosis in CD4+ T cells

from patients with T-cell lineage acute and chronic lymphocytic leukemia

by means of livin activation.

PG - 7579-87

AB - We investigated CD4 and CD8 double-positive thymocytes, CD4(+) T cells from typical patients with T-cell lineage acute lymphocytic leukemia(T-ALL) and T cell lineage chronic lymphocytic leukemia (T-CLL), and MOLT4 T cells in terms of CC chemokine igand 25 (CCL25) functions of induction of resistance to tumor necrosis factor alpha (TNF-alpha)-mediated apoptosis.

AD - Department of Immunology, and Laboratory of Allergy and Clinical Immunology, Institute of Allergy and Immune-related Diseases and Center for Medical Research, Wuhan University School of Medicine, Wuhan, Republic of China.

FAU - Qiuping, Zhang

AU - Qiuping Z

FAU - Jei, Xiong

AU - Jei X

FAU - Youxin, Jin

AU - Youxin J

LA - eng

PT - Journal Article

PL - United States

TA - Cancer Res

JID - 2984705R

SB - IM

EDAT- 2004/10/20 09:00

MHDA- 2004/10/20 09:00

AID - 64/20/7579 [pii]

AID - 10.1158/0008-5472.CAN-04-0641 [doi]

PST - ppublish

SO - Cancer Res 2004 Oct 1564(20):7579-87.

2. 點選“File”菜單裏的“Import”,出現Import對話框

1) 點擊“Choose File”選擇要導入的文獻數據

2) 選擇“Import Options”下拉菜單裏各項:

EndNote Library: 將EndNote的壹個文獻庫導入到另壹個文獻庫。映像不會隨之轉移,導入完成過後需要將該映像文件拷貝到新文獻庫內。

EndNote Import: 將從網絡數據庫下載或從EndNote導出並轉換成EndNote格式的文本導入到新的EndNote文獻庫。

Refer/BibIX: 將從Refer 或 BibIX程序導出的文本導入到EndNote

ProCite: 將從ProCite 導出的文本導入到EndNote

Tab Delimited: 用於導入信息域已經被跳格鍵(Tab)分隔的文本

Reference Manager (RIS): 可導入從Reference Manager, Reference Update, Referenc e Web Poster 和其他任何RIS 格式資源導出的文檔。用EndNote 也可以打開Reference Manager 的文獻庫。

ISI-CE: 導入來自於ISI數據資源的文本文檔

Multi-filter (Special): 用於導入含有不同來源文獻的文檔 EndNote generated XML: 用於從EndNote導出的XML 格式的文件

Other Filters: 進入“Choose A Filter”對話框看到EndNote自帶的大量濾鏡,對應於不同的網絡數據庫。記住每個數據庫都需要壹個特定的濾鏡,即使供應商相同也不可混用。

Use Connection File:可以將壹個connection file作為濾鏡。當用EndNote的Connect命令搜索某壹數據庫時會生成Connect.log文件,將此文件導入成文獻庫數據。該Connect.log 應該包含all references from your previous session。

3) 選擇“Duplicates”下拉菜單:

Import All:導入所有文獻,包括與目的庫內有重復的文獻

Discard Duplicates: 導入文獻時剔除與目的庫內有重復的文獻

Import into Duplicates Library: 導入文獻到目的庫,但將所有重復文獻放入壹個名為“File-Dupl.enl”的庫中,“File”是目的庫的庫名。使用者可以在稍後瀏覽這些文獻或者合並兩個庫。

4) 選擇“Text Translation”菜單:通常選擇“No Translation”,只有機讀目錄(美國國會圖書館發行的磁帶版圖書目錄,即MARC格式)的文檔選擇“ANSEL”

5) 點擊“Import”導入文獻。

只有最新導入的文獻會顯示在當前庫內,要查看新舊所有文獻,單擊滑鼠右鍵的後點擊“Show All References”。

三、編輯庫內文獻

大多數EndNote的文獻管理指令只針對當前顯示在庫內的文獻,對隱藏的文獻無效。首先選取庫內感興趣的文獻,EndNote支持使用Ctrl和Shift鍵選取多個文獻。接下來的操作與Word相似。

1 顯示和隱藏文獻:在“References”菜單或滑鼠右鍵菜單內點擊“Show Selected References”、“Hide selected References”或“Show All References”,可以僅顯示所選文獻或隱藏所選文獻,或者顯示所有文獻。

2 在庫內查找文獻:在“References”菜單或滑鼠右鍵菜單內點擊“Search References”

,出現檢索欄,選擇檢索項,輸入檢索詞,點擊“Search”獲得結果。

3 添加刪除文獻:copy、cut、paste、輸入新文獻

4 編輯修改文獻

5 對文獻排序

6 改變文獻顯示的樣式

7 在庫內文獻中加入圖片、表格和其他映像文件

8 查找重復文獻

四、合並文獻庫

1 將壹個文獻庫內的文獻導入到另壹個庫:按照文獻導入步驟,只是要在“Import Options”下拉菜單中選擇“EndNote Library”。在導入之前最好將源庫和目的庫都做好備份,以防數據的改變帶來不利後果。映像不會隨文獻導入到新庫中,必須將保存在源庫的.DATA文件夾內的映像文件拷貝到目的庫的.DATA文件夾裏。

註意:如果從當前文獻庫內導入文獻到目的庫,被導入的文獻將只會是當前庫內顯示出來的文獻,隱藏的文獻不會被導入。

2 拖拽:在源庫中選定要轉移的文獻,直接用滑鼠左鍵托拽文獻到目的庫。同樣,操作前應備份。

3 拷貝和粘貼:在源庫內用“Copy”命令拷貝文獻,在目的庫中用“Paste”粘貼。同樣,操作前應備份。

註意:備份是又必要的,尤其是當妳在用EndNote書寫文章時,插入引文的記錄號直接與庫內文獻關聯。壹旦庫內文獻改變了,文獻記錄號也會改變,很有可能影響到文章裏插入文獻的正確性。

功能三 利用EndNote7.0寫文章

EndNote在安裝時可以自動整合到Word 97、2000、XP中,使用者可以簡單輕松地將EndNote7.0的庫內文獻加入到Word文檔裏,進而格式化引文形成合乎雜誌要求的引文樣式。另外EndNote7.0提供各種文稿的模板,寫文章實現了流水線模塊化。

註意:最好先安裝Word後再安裝EndNote7.0,反之有可能不整合。解決辦法是重裝EndNote7.0。

文稿模板:EndNote 提供了大量合乎各種雜誌要求的稿件模板,收集在“Templates folder”裏,寫文章時選擇合適的模板可大大簡化寫作過程。文稿模板經過了格式化,對頁邊距、標題、行距、首頁、摘要、圖形位置、字型字號等都做了規範。

用模板書寫文章的流程:

1. 打開模板:從EndNote裏打開:點擊“Tools”下拉菜單裏的“Manuscript Templates”後選擇模板; 或者從Word裏打開:“新建” “通用模板” “EndNote” 選擇模板。

2.模板在Word裏打開後,出現“Template Wizard”

3. 依次填寫“Template Wizard”所要求的信息,Template Wizard會將其轉入到文章合適的位置。

4.填寫完後點擊“Finish”,進入Word裏的模板。

5.按照版式填寫。

“Cite While You Write”是EndNote7.0裏與Word整合的元件,可以直接從Word的“工具”菜單裏找到和使用。

“Cite While You Write”裏的選項:

1.Find Citation(s): 用於打開“EndNote Find Citations”對話框搜索和插入庫內文獻,其搜索方式是“任何字段”式的。

2. Go To EndNote: 打開EndNote

3. Format Bibliography: 對引文樣式進行格式化。格式化就是將當前臨時的引文轉化成壹定格式的引文,同時在文章結尾處自動生成引文列表。在缺省設置時即時格式化(“Instant Formatting”)是啟動的,隨時對插入的引文進行格式轉換。引文的輸出樣式設置可以自己修改。

4. Insert Selected Citations: 插入在已經打開的EndNote 文獻庫內所選定的文獻。壹次最多插入50篇。

5. Edit Citations: 打開“Edit Citation”對話框編輯引文。例如省略作者和年代、添加前綴後綴等。

6. Insert Note: 添加註釋(自己定義的引文)

7. Edit Library Reference(s): 在Word 裏選定引文所在位置後利用本命令進入EndNote自動打開相應文獻和編輯。

8. Unformat Citation(s): 對壹個引文或所有引文去格式化,即恢復到系統缺省的臨時引文格式(只含有作者的last name、年代和文獻記錄號)。

9. Remove Field Codes: 去掉文章裏所有的EndNote域代碼後生成壹個新的文件,此時已經格式化的引文和引文列表都以文本的形式存在(之前是域)。這利於投稿。

10. Export Traveling Library: 將文章裏引用的文獻導入到EndNote建立成壹個新庫。

11. Find Figure(s): 在EndNote庫內尋找帶有映像(即圖表或附件)的文獻,將該映像插入到文章裏光標所在位置,形成文內圖表。

12. Generate Figure List: 對文內映像重新計次序。當前輸出樣式決定了映像是緊跟在文中段落後還是位於文章結尾。

13. Cite While You Write Preferences: “Cite While You Write”參數設置。

壹、怎樣加入引文

1.在Word裏將光標移到想加入文獻的位置

2.找到和插入想加入的文獻:

(1) 方法壹:從Word的工具欄裏進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Find Citation(s)”,出現“EndNote Find Citations”對話框。輸入要查找的文獻字段,點擊“Search”。出現檢索結果後點選要引用的文獻,點擊“Insert”,引文即插入到Word文件裏。

(2) 方法二:從Word的工具欄裏進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Go To EndNote”,進入EndNote7.0,打開文獻庫,點選要加入的文獻,回到Word,進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Insert Selected Citation(s)”。也可以把選定的文獻直接拖到Word裏或者在EndNote裏Copy,在Word裏粘貼。

註意:在缺省設置狀態下“Instant Formatting”即“立即格式化”是啟動的,每次加入的引文會立刻轉換成相應格式,同時在文章結尾自動加上文獻列表。 如果“立即格式化”未啟動,引文則保持臨時引用格式即{第壹作者,年代#記錄號},文章結尾也沒有文獻列表產生。

3.所有引文加入完成以後,從Word的工具欄裏進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Format Bibliography”,進入“Format Bibliography”對話框。點擊“Browse”選擇合適的雜誌類型,點擊“確定”,EndNote會掃描整個文章將引文轉換成該雜誌要求的格式。

4.編輯引文(基本不用,沒事不要瞎改):對引文的編輯只能在引文格式化之後進行,否則系統會提示找不到可編輯的引文。在引文格式化以後,從Word的工具欄裏進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Edit Citation(s)”,出現“Edit Citation”對話框,進行編輯。

編輯後要重新格式化才會保存所作更改。

Exclude Author: 省略所選引文的作者

Exclude Year: 省略所選引文的年代

Prefix: 給引文加上前綴

Suffix: 給引文加上後綴

Pages: 給引文加上頁碼,在文章內以“@頁碼”的形式出現在臨時格式裏

上下箭頭: 改變引文的順序

5.在已經格式化的文章裏可以繼續加入引文,加入以後重新格式化,EndNote會對引文重新排序和整合。如果該處原有多個舊引文,EndNote只能在舊有引文之前或之後加入新引文,而不能在舊引文中間加入新引文。

註意:對已經格式化的引文,Word裏會保持其域代碼,此時即使在EndNote的文獻庫裏刪除了相應文獻,也不會影響到文章。但未格式化的引文只是占位符,不含域代碼,如果文獻在庫裏刪除了相應文獻,EndNote就會找不到文獻信息。

二、怎樣加入註釋

壹些雜誌(如Science) 要求在文章結尾加上註釋,加入的註釋會和引文壹樣被編號,進而按照出現的順序出現在文獻列表裏,也就是成為文獻列表的壹部分。

註意: 只有在以“編號樣式(numbered style)”格式化過的文章裏加入註釋才是有意義的,否則註釋只能以全文本形式出現在文章裏。

加入步驟:

1. 在Word裏將光標移到想加註釋的位置

2.從Word的工具欄裏進入“EndNote 7.0”子菜單選擇“Insert Note”,出現“EndNote Insert Note”對話框

3. 寫入註釋,字數不限

4. 點擊OK。註釋以臨時引文的格式出現在相應位置

5. 再次格式化文章,妳會看到在文章加入註釋的位置出現數字標號,在文獻列表裏會出現註釋的內容註釋同樣可以用“Edit Citation”編輯,方法同前。

註意:加入的註釋只能是文本,而且註釋裏不能出現臨時引文格式所用的定界符。

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