但是，辦公室常常變成了堆放各種文件和不常用參考資料及廢舊報紙的地方，而不是老板希望能借以提高工作效率的場所。
鑒於此，越來越多的老板已經開始註意整理自己的辦公室，這也反映了他們井井有條，隨時不忘爭取時間的觀念。
作為辦公室主要部分的辦公桌，如果有選擇余地的話，最好選擇壹張適合個人工作需要的辦公桌。考慮抽屜的數量是否足夠，以盡量減少桌面的淩亂；是否備有特殊指南的個人檔案夾。
能為辦公室帶來更佳便利的工作條件的幾種辦法。
1．保持辦公室有條不紊
在家居安排上，不管妳是否意識到，事實上妳把自己的家居安排得井井有條：床放在臥室內，爐子在廚房內，電視機則壹定會放在妳最喜歡舒展身體、放松自己的地方。
而對於辦公室來說，許多人常常不知不覺地將其布置成實際上會妨礙工作效率的布局。如檔案找不到或者是放錯了地方；各種文件或資料堆積如山；桌上壹片淩亂。這主要是不懂得如何像布置自己的家居壹樣布置辦公室。
作為壹個最有效率的辦公室，應當劃分三個不同領域的空間，分別是：
①工作區，即每天執行工作的區域。
②貯藏區，即存放所需資料或文件的區域。
③接待訪客區，即接見來訪客人並交談的區域。
壹個最有效率的辦公室，應當是三個區域劃分最明確的辦公室。
保持辦公室有條不紊，應註意以下三個方面：
（1）安排好工作場所的結構
假如工作場所的結構不符合每日工作的要求，那麽就改變空間設置，這樣每天都可以省下幾百步路。多走路就等於是浪費時間和精力，因此需要重新安排重要的設備、儲存室、辦公桌和電話的位置，以節省大量的時間。
當然，妳可以找專做辦公室和工作場所設計的顧問提供專業建議，借助專家，幫妳研究工作路線，重新安排空間與設備，改善工作效率。
（2）買辦公用具不要怕花錢
買下任何提高工作效率的用具，別心疼所花的壹點錢。試算壹下，如果每天能省下壹兩分鐘，每年就可節省好幾個小時。而高效率的時間又是無法用金錢能衡量的。
紐約市CHS規劃設計公司的總裁安尼塔·科裏發現公司的會客室、會議室及主管的辦公室都過於鋪張，而產品的生產和服務人員工作的場所卻很簡陋。科裏說：“重點搞錯了！許多年薪40000美元的人總以為買壹輛價值20000美元，可以保用4年的車子不算是奢侈。車裏配備依人體力學設計的椅子，不但可以調整椅子的高度和椅子背的角度，還可以調整椅子與剎車板、方向盤之間的距離。但是他們壹天在車子裏的時間只有2小時～3個小時。然而坐上8個小時的辦公室椅子卻很少超過300美元，而且完全不能依個人體型進行調整，但只要多付300美元，就可以擁有可調節的椅子了。這樣做就都不是會花錢的人，因為把錢沒有花在提高工作效率上，而是花在了排場上。”
（3）不要把辦公桌當成儲藏室
壹些非常成功的人士總是註意保持桌面的幹凈。因為保持幹凈，準備隨時工作的感覺很好，桌面是主要的工作區域，應該只放置那些每天要用的東西，雜亂的桌子並不代表有創造力，只會顯示其主人沒有組織能力。
壹位美國著名時間管理專家雷格·維特爾曾說：“桌子的每壹張紙就代表還沒有做的決定。”追求工作效率的人應當盡量保持桌子上只放壹樣東西。除非所有的資料是為了協助做決定的，否則不要把紙張堆積在桌子上。
桌子上雜亂的東西會給妳造成或多或少的壓力。讓妳分心的東西越少，妳全心全意處理手邊工作的效率也就越高。
2．辦公桌的布置
壹些公司的經理，喜歡把他們自己的辦公桌擺在面向外的地方，這樣壹來，他們可以縱觀全場。
這種擺放的好處還有就是他們可以在接待訪客時，仍能輕松地掌握全場；但是，也同樣有缺點存在，那就是當每位公司的其他成員在辦公室走動時，都會被分散註意力。
假如妳是壹位經理級人物，從時間管理的角度看最好是將自己辦公桌的桌角對準其他公司成員的桌沿。這樣，同事們就不會常常走過妳的前面。以致擋住妳的視線。
另外，這種擺放辦公桌的角度和方式，還可以留下更大的空間。供妳和同事們擺放其他的辦公用具。
辦公桌的擺放，最好不要面對窗戶、走道，或者人來人往的走廊，這樣可以避免許多不必要的事情。妳沒有必要費時間去同來來往往的人打招呼。
如果妳是壹位部門經理，在安排辦公室的個人辦公桌的位置時，還必須要考慮到辦公桌和人員的配置問題。
在每個辦公室內，總會存在壹些喜歡講廢話的人，這些人如果都湊在壹起，那就很可怕，將會帶來巨大的時間浪費。因此在妳做好安排之前，必須要先了解各位同事的性格，盡量將愛說閑話的人分開，使他們無法找到“知音”，廢話自然也就無法制造出來了。
另外，現在有壹種時尚，那就是越來越多的企業經理們，喜歡隨意增加自己辦公桌的面積和數量，追求桌面越大越氣派。然而這些大面積的辦公桌也不過是為提供更多的地方來攤開文件罷了。其實，在辦公桌上堆積文件是極不合適的，需要存放的書籍和文件都可以放在書架上。因而過大的面積的辦公桌是毫無必要的。這樣也能為妳清理桌面，整理文件時省下更多的時間。在妳需要交接工作的時候，也不必費大功夫，就能將所有的資料和文件理清楚。
3．整理辦公桌
壹張雜亂無章的辦公桌必然會產生以下後果：
①無法控制工作。
②感到分心、疲勞，以及緊張。
③工作效率降低。
④使同事或其他目睹過辦公桌面狀況的人，對妳留下不好的印象。
⑤不斷地將重要的文件、通信紀錄，以及計劃等等放錯地方。
⑥浪費時間。
美國著名的時間管理專家柯維，被稱為“效率專家”。他提倡保持辦公桌幹凈整齊。他認為只有手頭上現在必須做的工作或計劃才有資格放在桌面上，其他的壹些東西都應當被清理掉。其中包括還沒有歸格的文件、書籍、個人資料、文具．以及其他可以清理掉或放到別處的東西。
壹個桌面不整齊的人，也時常被人們看成是沒有組織能力的人。因為對於自己的辦公桌都管理不好，那麽對於壹個部門、壹個企業又如何能夠管理得井井有條呢？
為了能保持桌面的整齊，提高工作效率。專家們提出以下建議：
（1）便利原則
首先問自己兩個問題：每天、每周、每月、每年都用到些什麽東西？什麽東西從來不用？這些問題的答案能幫助妳知道各種需要的東西如何擺放。
壹般來說，每天要用的文件應該放在最近的地方，伸手可及，例如抽屜裏。
每月或每年要用的文件則不應該放在辦公桌上，而放在檔案櫃或儲存箱中。
辦公桌的檔案夾中不能放些從來不看、沒有保存價值的信件，如果實在用不著，就把它處理掉。
（2）準備壹個“建檔中”的檔案
當妳把文件放入檔案中時，會碰到壹些無法決定放在哪—個檔案中的文件。那麽建立壹個“建檔中”檔案，貯存這些文件，以便於妳能迅速地將文件找出來。
（3）準備壹個“待辦”檔案
如果妳手頭所需的文件較多，看完之後又放回檔案中，不利於工作的話，也不要將所有的文件堆積在桌面上，而是可以把它們放在最靠近妳的地方，例如抽屜裏，並將這些文件歸人“待辦”檔案夾中，以表明現在正要用的文件，用完後，就可以放入檔案中。
（4）定期整理檔案
壹段時間過後．妳的檔案夾裏可能會塞滿了東西，那麽就花壹兩個小時整理壹下，這樣會大大地提高妳下壹段時間的工作效率。
在整理中將原來認為重要而現在已無用處的東西丟掉，妳會有壹種解脫的感覺。而且看到整理過後的檔案、冊目異常清楚，也壹定會讓妳對辦公室產生壹種新的感覺。
清理辦公桌可以由以下幾個步驟進行：
①專門挪出時間，處理眼前的問題。
②清理桌面。
③如果雜物的確很少的話，可以分階段清理。比如先清理桌面，再清理每個抽屜。
④清理掉不要的東西。
⑤把不是很重要的東西集中到辦公室的角落裏。
⑥把零散的文件分類收集在檔案夾裏。
在整理文件和辦公室物品時，註意對它們加以仔細分析，看是否有保存的必要。如果不必要的話，應立即清除。如果無法確定是不是應該丟棄的話，可以集中收集到不常動用的地方，然後做壹個記錄．每隔壹段時間加以處理。
4．垃圾桶的妙用
垃圾桶在辦公室中，主要是裝廢紙。及時清除辦公室中的廢紙，會使辦公室顯得清潔整齊。在選擇垃圾桶時，可以選擇壹些足夠大的裝載方便的垃圾桶，使妳在扔廢紙時會有毫不猶豫的感受。
垃圾桶擺放的位置也應當是在妳辦公時，比較隨手就能扔棄廢紙的地方，例如桌子旁邊。有些人喜歡把垃圾桶放在門的背後，認為這樣比較雅觀。可是這樣做的話，就會給妳扔廢紙帶來麻煩，在妳想扔掉某些拿不定主意是扔還是不扔的東西的時候，妳可能會因為怕麻煩，把這些東西暫時擱置下來，造成大量的文件堆積，從而影響辦公室的整體形象。
5．辦公室的省時技巧
辦公室的主要部位——辦公桌應當是清潔有序的。但是在絕大多數的企業經理人士中，都犯有辦公桌堆積文件的毛病。
“通用電話”前總裁拉夫·柯迪納曾經舉出桌面上不宜擺放大量文件的理由，他說：“當我在接待壹位已經約好的訪客時，我希望對方專心註意我的談話內容，不要分心。這是我要求必須隨時保持桌面清爽的另壹個理由。”
美國著名的時間管理專家艾力克·麥肯錫壹直強調辦公桌的整理。他把那些在辦公桌上堆積文件的企業經理們稱作是“辦公桌堆積癥候群”。他們以為只有這樣做才會使自己不會忘記要做的工作。而事實上，麥肯錫提出了解決這壹問題的三項工作法則：
①將桌面及桌子內部壹切現在不需要用的東西都清除出辦公桌。
②將有用的文件、資料、信函等按不同的類別，放人檔案夾中，存人書架或書櫃中，沒有用的部分就要堅決扔掉。
③對於刊物的整理，可分為必讀和可讀兩種，分別存放，把那些有壹定可讀性但參考價值不大的刊物，盡量丟棄。
對於整個辦公室的設計，除了辦公桌以外都要講究時效性。文件辦公用具擺放有序，可以隨時找到所需要的東西。
來自美國的暢銷書《時間的力量》壹書的作者查理·霍伯斯，也是壹位時間管理專家，霍伯斯提出了三項技巧來整理辦公室：
①專門挪出壹點時間用來清理辦公桌、辦公用具，以及其他的隨屬物。為了能夠使整個辦公室的東西擺放有序，必須隔壹段時間進行壹次辦公室的整理，使各種物品歸入原有的位置。例如將紙夾、釘書器、剪刀放入常用的地方。
②整理文件時，可以將文件分為三個等級，A級、B級和C級。A級文件必須立刻進行處理；B級文件可以稍微緩和壹些，慢慢處理；c級文件留待有空的時候再拿出來看。
③整理辦公室時，不要將辦公室整理成壹個嚴緊而空洞的房間，毫無情趣，枯燥無味，除了文件和辦公用具之外，別無其他。在這樣的環境中，妳的工作效率也不會太高。擺上壹盆熱帶盆景或者掛上壹幅油畫，會使整個房間有壹絲生機和活力，讓人更容易感受到自己與人文精神的結合。
當然，除此之外，妳還可以擁有壹張可以令人感到舒適的沙發。以及壹只足夠大的垃圾桶等，沙發可以供來訪的客人或前來與妳交談的同事們使用。而壹只大的垃圾桶可以省去打掃廢紙，減少時間的浪費。
6．沒有辦公桌的辦公室
辦公桌是辦公室的核心，這是壹般人的思維定勢。然而辦公室中也可以不要辦公桌，擺脫辦公桌的束縛。壹些企業主管曾抱怨說：“走進辦公室，便只能伏在辦公桌旁邊，壹整天的工作促使我不能走開辦公桌，我真的有些討厭辦公桌了。”
在新時代的辦公室中，辦公桌不是非要不可的。在美國有越來越多的企業主管們就放棄了他們的個人辦公桌。他們的理由是：“如果沒有地方可供收藏文件，妳就會更快速地完成工作。”
著名的企業管理者羅倫斯·艾普提出了“無辦公桌辦公室”的概念。他說：“我自己並不保留任何檔案或文件，我的助理負責把必須註意的工作事項轉交給我。如果是接到新的工作，我會立即處理；如果是實在無法立刻處理的事，我會記下工作重點，並將這些工作重點交待給其他工作人員，讓他們就這些工作重點進行討論或收集資料。在他們得出結論或收集到足夠資料後，我再進行衡量，並做出結論。無論如何，我是不願受到辦公桌上各種文件的糾纏的。”
人們只是停留在辦公必須得在辦公桌前才能進行的觀念。事實上，當沒有辦公桌時，會帶來很多意想不到的好處：
（1）提高工作效率
沒有辦公桌，沒有堆積文件的地方，也就沒有了將工作往後拖的余地。壹有工作，就必須馬上去處理。
哥倫比亞廣播公司的路易司·都斯曼說道：“如果公司加蓋新的辦公室，我總是會自問：‘我需要辦公桌的理由是什麽？答案是沒有理由。”’
對於壹些工作來說，並不是只有在辦公桌上才能完成的，例如郵件的簽名、開討論會、打電話等。如果僅是這樣性質的工作，就沒有必要用辦公桌。可以改為壹張咖啡桌或茶幾，在咖啡桌或茶幾前就可以將這些工作處理完，而這樣壹來，可以留下更多的時間去觀察、思考和下達指令。
（2）活躍辦公室氣氛
許多企業主管使用辦公桌的壹個潛在因素在於，可以借此突顯個人的地位。坐在辦公桌前的人總認為自己要比辦公桌那壹邊的地位要高，更有權威，這種地位的差異就是通過這張辦公桌來區分。
在傳統的辦公室中，這種局面只能使交談的雙方無法放松。然而在沒有辦公桌的情況下，壹切都不壹樣了。辦公室的氣氛就立刻活躍起來，交談時會很輕松。
在辦公室的設計中，也可以采取比較有個性化的裝飾，比如淺色調的墻面、壹張舒適的沙發、壹個別具特色的寫字板等等，將彌漫在辦公室中的那種濃濃的商業氣息舒緩、沖淡。在這種場合中，會減輕辦公的壓力。前來交談的來客也會受到情緒的感染，使整個談話輕松自然。
（3）轉移工作重心
沒有辦公桌的辦公室，使企業主管人員擺脫了埋頭於文件堆的辦公模式，從而有了更多的時間了解實際的工作情況。如通過四處走動、深入觀察，可以及時了解各種實際情況；還可以加強與同事之間的聯系，與同事交談討論的效率增加，也加快了會談的速度。
各種文件的處理，如信件、備忘錄、各種報表都可以讓秘書保存。每天將需要用的信件、備忘錄和報表由秘書送過來，做完決定，處理完事務之後，再送給秘書保存。
如此壹來，將企業主管的辦公重心由傳統的處理文件型變成了實際操作型。改變了辦公只能在辦公桌前進行的辦公模式，這也不僅是形式上的變化，事實上是辦公高效率化的需要。每位企業主管的決定和任務的下達，都必須要與實際工作緊密結合，與同事們反復討論。而不是坐在辦公室內，憑借壹堆文件，便做出空洞的決定，或下達無法實施的任務。
7．TIME法處理信件
處理信件，是辦公室中的主要工作之壹。聯系業務、溝通信息、顧客反饋等，都需要通過信件。在處理信件時。最好是壹次性讀完當天所有信件，並且回復所有必要回復的信件。
從時問管理的角度來看，在處理每封信件時，根據不同的信件，應當做如下處理。
①T（Throw away）：對於沒有任何保留意義、不重要的信，可以當機立斷地扔棄。
②I（Important）：壹些意義重大的信件，以及需要回復的信件，可以在備忘錄中列出來，並將要回復的內容大致理出來，以免再重復看信的內容。
③M（Make）：在看信件的同時，產生了壹些想法，可以在信件旁邊做壹些註釋，以便以後再看信件時，能迅速抓住重點，切中主題。
④E（Effective）：在處理信件時，講求高效率，盡量采用省時的方法回復信件，比如用電話或傳真機來回復。
在完成信件回復之後，要決定是否有保留原信件的必要。註意問自己：“留下可能會用上嗎？”而不要對自己說：“沒準哪兒能用得上！”這樣的話，壹些可用可不用的信件將會塞滿妳的檔案夾，影響妳的效率。