如果妳是剛剛創業, 或是中小企業老板, 不想花費太多金錢雇用壹個會計師, 就需要學習這個系統, 自行管理自已的財務. 如果妳不懂得會計, 這篇文章和這個程式壹定可以幫助妳, 使妳在很短時間內, 為妳自己公司完成資產負債表和損益表, 加深妳對財務的認識. 就算妳是壹個普通的雇員, 這個系統也是非常值得學習, 妳也可以為自己或家庭做壹個簡單資產負債表和損益表, 管理自己的財務, 妳也可以閱讀如何制作個人財務報表壹篇文章.
如果妳還未下載這程式, 可以到憶資科技公司網站免費下載憶資會計系統.
當妳首次執行這個系統時, 第壹個視窗是這個系統的主視窗, 顯示出這系統的主要功能, 這篇文章會把每壹個功詳細解釋, 所有妳只要跟隨著這裏每壹個步驟學習, 很快就學懂如何使用這系統.
第壹步, 按 [科目表設定] 鈕制.
這裏設定妳公司的所有會計帳戶, 總***分為八個大科目:
(1) 資產: 公司所有的資產, 通常再分為固定資產和流動資產, 固定資產是壹些較不容易轉化為現金的資產, 例如辦公室設備, 流動資產是壹些壹年內可以轉化為現金的資產, 如銀行戶口或存貨.
(2) 負債: 公司需要償還的債項, 壹年以上的債項叫長期負債, 其他都是流動負債.
(3) 股本: 公司所有的投資金額和損益.
這三個科目就結合成資產負債表.
(4) 收入: 公司營業內的收入.
(5) 成本: 公司經營所需要的直接成本.
營業毛利 = 收入 - 成本
(6) 支出: 公司營業費用.
營業利益或損失 = 營業毛利 - 支出
(7) 其他收入: 營業外收入, 公司經營以外活動所賺的收入, 例如利息收入.
(8) 其他支出: 營業外支出
凈損益 = 營業利益或損失 + 其他收入 - 其他支出
(4) 至 (8) 科目結合成損益表.
明白這八個科目, 使妳更容易明白資產負債表和損益表. 沒有任何記帳的時候, 妳可以任意設定這些帳戶, 但每個帳戶的帳戶編號必須由科目的數字開始, 例如資產帳戶的編號必須是由 1 開始, 沒有二個帳戶編號是相同.
雖然這個系統沒有限制妳設定帳戶的層數, 但建議妳最好設定在四層以內, 數字也接著, 例如:
1000 資產 ---> 1100 固定資產 ---> 1110 辦公設備 ---> 1111 辦公室設備成本
妳可以根據妳公司的業務更改這些帳戶和層數, 例如要在固定資產加入壹個子帳戶, 可以先用滑鼠選擇固定資產, 然後按 [加入帳戶] 鈕制, 輸入子帳戶資料, 就可以在固定資產下加多壹層子帳戶.
當完成所有帳戶後, 妳可以按 [儲存] 儲存更改, 然後返回主視窗.
第二步就是輸入壹些日記帳, 記錄妳公司的所有交易. 在主目錄按 [建立日記帳] 鈕制, 開始妳公司的第壹個交易.
如果妳是舊公司, 妳可以拿妳公司的資產負債表, 建立壹個日記帳來設定公司各帳戶的結餘.
例如妳公司剛成立, 也為公司開設壹個銀行戶口, 妳第壹個交易就是把所有股東的股資金額存放到這銀行戶口, 當妳按[建立日記帳] 鈕後, 壹個視窗就會顯示, 在視窗的上部份妳可以看到八個科目, 妳的銀行戶口是在資產的壹頁, 妳可以用滑鼠連續按銀行儲蓄兩下, 這個銀行帳戶就會自動加入日記帳裏, 然後妳輸入形容, 按 [Enter] 鍵, 在借項欄裏輸入存款的金額, 按 [Enter] 鍵, 遊標就會跳到下壹個記帳, 這時妳可以在股本頁裏, 用滑鼠連續按這在投資金額帳戶兩下, 在貸項欄輸入相對的金額, 令總借項和總貸項金額相等, 就可以按 [儲存] 鈕制儲存這個交易, 例如:
總帳編號: 1 備註: 首次投資
帳戶編號
帳戶名稱
形容
借項
貸項
1221
銀行儲蓄
100,000
3210
投資金額
100,000
借項 (Debit) 和 貸項 (Credit) 是會計基本的知識, 如果把借項金額填寫在資產, 成本或支出的科目會提高這些科目的值, 填寫在負債, 股本或收入的科目會減少這些科目的值. 把貸項金額填寫在這些科目會有相反的效果, 例如把貸項金額填寫在負債會提高負債的值. 對每項交易, 妳可以想壹想這個交易會提高或減少填寫科目的值, 然後填寫在借項或貸項, 每項交易壹定會有借貨兩項, 而且兩項的總值壹定要相等才可以儲存.
例如以上的記帳, 妳銀行儲蓄帳戶就提高100,000結餘, 相對地, 投資金額帳戶也會提高100,000結餘. 下壹個交易就是為妳公司購買設備, 妳可以用以上方式按科目頁裏的帳戶, 但當妳熟習這個系統之後, 可以在帳戶編號欄直接輸入帳戶編號, 當妳輸入第壹個數字, 科目頁也會自動跳到相對的壹頁, 令妳更容易輸入這個帳戶編號, 然後按 [Enter] 鍵輸入以下資料:
總帳編號: 2 備註: 購買設備
帳戶編號
帳戶名稱
形容
借項
貸項
1221
銀行儲蓄
80,000
1222
銀行支票
80,000
1222
銀行支票
20,000
1111
辦公室設備成本
20,000
以上示 把兩個交易記錄在壹個日記帳裏, 首先在銀行儲蓄 (減少) 轉帳80,000到銀行支票 (提高), 然後開20,000支票購買辦公室設備. 以下壹個交易記錄妳購買壹些存貨:
總帳編號: 3 備註: 購買存貨
帳戶編號
帳戶名稱
形容
借項
貸項
1222
銀行支票
40,000
1240
存貨
40,000
當妳把貨品銷售後, 就會有成本和收入, 如下:
總帳編號: 4 備註: 銷售貨品
帳戶編號
帳戶名稱
形容
借項
貸項
1240
存貨
30,000
5100
貨品成本
30,000
4100
銷售收入
45,000
1222
銀行支票
45,000
月尾要交租了, 有以下交易:
總帳編號: 5 備註: 交租
帳戶編號
帳戶名稱
形容
借項
貸項
1222
銀行支票
10,000
6100
租金
10,000
當妳完成以上所有交易, 妳可以返回主視窗, 查看資產負債表和損益表,
損益表:
項目
帳戶編號
帳戶名稱
總額
收入 4100 銷售收入
45,000
成本 5100 貨品成本
30,000
毛利
15,000
支出 6100 租金
10,000
營業利益或損失
5,000
凈損益
5,000
資產負債表:
項目
帳戶編號
帳戶名稱
總額
資產 1111 辦公室設備成本
20,000
1221 銀行儲蓄
20,000
1222 銀行支票
55,000
1240 存貨
10,000
資產總額
105,000
負債總額
0
凈資產 資產總額 - 負債總額
105,000
股本 3210 投資金額
100,000
損益
5000
股本總額
105,000
註: 凈資產 = 股本總額