也許妳已經在Excel中完成了幾百張財務報表，也許妳已經用Excel函數實現了上千種復雜的運算，也許妳認為Excel僅此而已，甚至沒有什麽新意。但是，平日裏我們重復了無數遍的得心應手的使用方法，只是Excel所有技巧的百分之壹。本話題從Excel中壹些鮮為人知的技巧入手，領略Excel的獨特風格。
首先，建立壹個類別下拉列表來填寫項目
我們經常需要將企業名稱輸入到表格中。為了保持名稱的壹致性，我們使用“數據有效性”功能構建壹個類別下拉列表來填寫條目。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)填入不同的欄目中。)建立企業名稱數據庫。
2.選擇A列(“工業企業”名稱所在的列)，在“名稱”列中輸入“工業企業”字符，按enter確認。
模仿上面的操作，將B列和C列分別命名為“商業企業”和“個體企業”。
3.切換到Sheet1，選擇需要輸入企業類別的列(如C列)，執行數據→有效性命令，打開數據有效性對話框。在設置頁簽中，點擊允許右邊的下拉按鈕，選擇“順序”選項，在下面的“來源”框中，輸入“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”的順序(各元素之間用英文逗號分隔)，確認退出。
選擇需要輸入企業名稱的列(如D列)，然後打開數據有效性對話框。選擇系列選項後，在來源框中輸入公式=間接(C1)，並確認退出。
4.選擇C列中的任意壹個單元格(如C4)，點擊右邊的下拉按鈕，選擇對應的“企業類別”填入單元格。然後選擇D列中與該單元格對應的單元格(如D4)，點擊下拉按鈕，從對應類別的企業名稱列表中選擇所需的企業名稱，填入該單元格中。
提示:如果以後打印報表時不需要打印“企業類別”欄，可以選中該欄，單擊鼠標右鍵，選擇“隱藏”選項，隱藏該欄。
第二，建立壹個新的“通用文檔”菜單
在菜單欄上新建壹個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具欄的空白處單擊鼠標右鍵，選擇“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”選項卡中，選擇“類別”下的新菜單項，然後將“命令”下的新菜單項拖到菜單欄中。
按“更改選擇”按鈕，並在彈出菜單的“命名”框中輸入壹個名稱(如“常用文檔”)。
2.選擇類別下的壹項(如插入選項)和右邊命令下的壹項(如超鏈接選項)，拖動到新建菜單(常用文檔)，如上命名(如工資表)建立第壹個工作簿文檔列表名稱。
重復上述操作，添加更多的文檔列表名稱。
3.在常用單據菜單中選擇壹個菜單項(如工資表)，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找範圍”右側的下拉按鈕，找到相應的工作簿文件夾(如“薪金”。xls”等。)並選擇工作簿文檔。
重復上述操作，將菜單項與其對應的工作簿文檔進行超鏈接。
4.以後需要在常用文檔菜單中打開工作簿文檔時，只需展開常用文檔菜單，點擊相應選項即可。
提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但這並不影響“插入”菜單中的“超鏈接”菜單項和“標準”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
第三，讓不同類型的數據以不同的顏色顯示
在工資表中，如果要將2000元以上的工資總額用紅色顯示，1500元以上的工資總額用藍色顯示，1000元以下的工資總額用棕色顯示，其他的用黑色顯示，我們可以這樣設置。
1.打開工資工作簿，選擇工資總額列，執行格式→條件格式命令，打開條件格式對話框。點擊第二個框右側的下拉按鈕，選擇“大於或等於”選項，在後面的框中輸入數值“2000”。單擊格式按鈕，打開單元格格式對話框，將字體顏色設置為紅色。
2.按“增加”按鈕，其他條件如上設置(1500以上，字體設置為“藍色”；小於1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成後，按“確定”按鈕。
看看工資單。工資總額數據是按照妳的要求用不同顏色顯示的嗎？
第四，制作“專業符號”工具欄
在編輯專業表格時，我們經常需要輸入壹些特殊的專業符號。為了方便輸入，我們可以制作自己的“專業符號”工具欄。
1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”並將宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“確定”開始錄制。選擇“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後在單元格中輸入所需的特殊符號，然後單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏錄制。
模仿上述操作，逐壹記錄其他特殊符號的輸入“宏”。
2.打開自定義對話框，點擊工具欄選項卡中的新建按鈕，彈出新建工具欄對話框。輸入名稱-專業符號，然後工作區會出現壹個工具欄。
切換到“命令”選項卡，選擇“類別”下的“宏”,然後將“命令”下的“自定義按鈕”項拖動到專業符號欄(拖動任意數量的特殊符號按鈕)。
3.選擇其中壹個“自定義按鈕”，以二秘技能的1點命名。
4.右鍵單擊壹個命名按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選擇相應的宏(如fuhao1)，確認退出。
重復此步驟，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉“自定義”對話框，以後就可以像普通工具欄壹樣，使用“專業符號”工具欄在單元格中快速輸入專業符號。
五、打印工作表的不同區域
有些工作表經常需要打印不同的區域，所以使用視圖管理器。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標拖動不需要打印的行(或列)，選中後單擊鼠標右鍵。在隨後出現的快捷菜單中，選擇“隱藏”選項隱藏不需要打印的行(或列)。
2.執行命令視圖→視圖管理器，打開視圖管理器對話框，點擊添加打開添加視圖對話框，輸入名稱(如上傳報告)，點擊確定。
3.顯示隱藏的行(或列)並重復上述操作以“添加”其他打印視圖。
4.以後需要打印表格時，打開視圖管理器，選擇要打印的表格名稱，點擊“顯示”按鈕，工作表會立即按照預設界面顯示出來。簡單設置排版，按下工具欄上的“打印”按鈕，壹切就OK了。
第六，讓數據按需排序
如果要按部門對員工進行排序，而這些部門名稱的相關信息沒有按拼音順序或筆畫順序排序怎麽辦？您可以使用自定義序列進行排序。
1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義系列”選項卡，輸入按部門排序的系列(如“機關、車隊、車間1、車間2、車間3”等)。)在“輸入系列”下面的框中，點擊“添加”和“確定”退出。
2.選擇“部門”列中的任意壹個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按下其中的下拉按鈕，選擇剛剛定義的系列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據將按要求排序。
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