早上剛起來，就接到了前同事小龍的電話，突然就被他的話給嚇了壹跳。
小龍說他這幾天老感覺自己的腦容量不夠，經常性的忘記事情，印象中好像有件什麽重要的事沒做，但就是想不起來，很焦慮。
小龍才26歲啊，平時的工作不是很忙。他說，有幾次老板提前給安排了事，當時記得清清楚楚，可是到了第二天晨會老板問的時候，他被五雷轟頂壹般才想起來這個事，非常抓狂。
為此，被老板狠狠的痛批了壹頓，心裏非常難受。
在職場，發生像同事小龍這樣的場景很多，滿腦子感覺都塞滿了事情，但是當下這壹刻，就是不知道該做些什麽，已經忘了當時的某個想法是什麽了，遺忘，讓時間管理失去了意義：連做什麽都忘了，還管什麽時間。
小龍電話裏跟我抱怨說，是不是因為我老了、不中用了？還是因為智商太低？其實都不是。跟小龍打了半個多小時的電話，我明白了他之所以出現這樣的情況，是不懂得這套“移動硬盤”式的時間管理方法： GTD（Get Things Done） 。
壹、什麽是“移動硬盤”式時間管理方法GTD？“移動硬盤”式時間管理方法GTD（Get Things Done）是時間管理人戴維·艾倫提出的，是壹套“讓大腦用來思考，而不是用來記事”的時間管理方法。
瑞士巴塞爾大學研究發現：遺忘，是大腦的壹種自我保護機制。遺忘會讓大腦刪除壹些不必要的信息，讓神經系統正常運轉，如果破壞此過程，就很可能導致嚴重的精神疾病。
我們管理自己的工作和時間過程中，每天任務會過多, 心裏總會毛毛躁躁的，有些事真的很重要，但做事時會偶爾劃過內心的念頭，打斷專註。比如說，項目關鍵的節點，分不清輕重緩急，壹周又壹周的過去，各項目標沒有長進。
日常生活還有很多容易踩的坑，比如上班路上突如其來的靈感，到了辦公室就全忘記、某天老板交代的任務等等，這些都不能忘，那怎麽辦呢？
著名的時間管理人戴維·艾倫說：那就給妳的大腦外接壹個“移動硬盤”，把這些事，從妳那不靠譜的大腦裏挪過去吧。
通過借助外部工具，把所有的待處理事項或是腦子裏面的事，全部從大腦中清除出去放在手機或電腦上。可以說GTD是大腦的好幫手，壹次只做壹件事，讓大腦用來思考，而不是用來記事。
二、GTD的三個核心著名的時間管理人戴維·艾倫在他最著名的書《搞定》系列裏，提出的 “移動硬盤”式的時間管理方法GTD（Get Things Done） ，有三個核心，今天我就來與妳聊聊。
0收集第壹個核心：收集， 其目標就是清空大腦。
手機時代，妳需要壹個“收集籃”，安放那些從大腦裏清除出來的事項，妳可以試著把所有事情，收集到壹些電子的籃子裏，比如微信收藏、“印象筆記”，do it，omnifocus。
00建立壹個人的微信群
第壹步，在微信界面上點擊右上角的「+」，選擇「添加朋友」。
第二步，選擇「面對面建群」。
第三步，隨意輸入壹串數字，然後點擊「進入該群」。
這樣，壹個「只有自己的群」就創建完成了。然後妳可以把這些群按自己的習慣重命名，比如：待讀文章、文章素材、文件收藏等，建立這些群後並置頂後，不論手機端還是電腦端，都能快速定位找到。
00列清單
每天早上或頭天晚上列清單，把所有大腦中想到的事百分百的寫下來，完成收集清單，這樣大腦才不會隨時處於檢查有哪些事需要完成，告訴大腦所有要做的事都寫下來了，能有效緩解焦慮。
微信上有個小程序“印象筆記微清單”，挺好用的，白天看到的信息都發送到收集，突然有壹個靈感，用手機上印象筆記的快捷鍵收集等等，非常有成就感。
大腦是CPU+內存，千萬不要什麽都放在內存中，記得要時時清空，大腦只用來處理最重要的事情，其余的要麽刪除，要麽放在硬盤裏。
00制作下壹步清單，把材料分解成腦力和體力兩部分。
1)腦力部分是運用“以終為始”思維，想清楚要達成什麽樣的目標，體力部分是為執行目標需要做的準備。
2)每個材料分出的腦力和體力部分進壹步按場景或時間要素分類，比如哪些要用郵件處理，哪些用電話處理，哪些用10分鐘，哪些用1小時等。
清空大腦，把所有事情100%放入收集籃，是GTD的第壹步。
0處理第二個核心：處理， 也叫理清階段，其目的就是清空收集箱。
利用碎片化時間處理收集籃中每壹件事情，把相應的事情扔進刪除、歸檔、下壹步、將來/可能、等待、項目等模塊去，清空收集箱。
整理必須遵循3個原則：
還有壹點，就是處理收集籃時妳只有這6個選擇：
00刪除
壹時沖動放入收集籃，但現在看來毫無價值的事情立刻刪除。把沒有用的、已理解的、只是為了寫壹遍加深記憶的內容全部刪掉。
00歸檔
有價值的資料，可以根據自己的習慣，對記錄的內容進行分類歸檔，移到“歸檔”目錄，看看哪些事情是可以馬上做的，哪些事情是沒辦法做的，哪些事情是不需要做的，做壹個分類整理。如程序、機型知識、氣象知識、規章知識、手冊知識等。
00將來/可能
需要在某個點去做的事情，移到“將來/可能”目錄。
00等待
這件事需要指派其他人完成，就立刻指派，然後移到“等待”目錄。
00下壹步行動
需要妳親自完成的，移到“下壹步行動”目錄。但是，如果這件事2分鐘內就能做完，比如用“同意”批復壹封郵件，那就別移了，立刻批復。
00項目
為項目建壹個專門的目錄，定期回顧處理。
只有及時處理信息，對信息及時做出決定和歸納成類，妳才能避免信息的堆積和碎片化，處理信息時采用 二分鐘法則。
所謂 兩分鐘法則 ，就是首先衡量臨時工作所需的時間，如果預計能夠在2分鐘之內完成，就中斷計劃去完成它，任何事情如果花的時間少於兩分鐘，那麽馬上就去做。兩分鐘是壹個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲壹個動作所花的時間差不多。
反之，把它推遲到計劃執行完畢之後。
0回顧
第三核心：回顧， 其目標就是保障系統的有效運行。
收集，是把事情從大腦中清空；處理，是把事情繼續從收集籃清空。然後就是回顧。隨時回顧、每天回顧、每周回顧。
回顧所有妳比較主要的“行動”,“項目”和“等待”的事項，確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入妳的系統，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。那麽多長時間回顧壹次呢？壹般分成兩種：
1） 每天壹次的簡易回顧
建議在每天壹上班來進行，基本上用5分鐘的時間就好，把大腦中的事務通過 GTD 法交給了清單，目前我采用的是每天寫日記，每周回顧，每月總結，上班時只需要兩件事：
第壹，看壹眼妳的日程表，確定妳今天有哪些必須參加的活動
第二，看妳的下壹步行動清單，確定妳在日程之外，可以完成哪些任務。
2） 每周壹次的整體回顧
第壹，回顧下壹步行動清單，劃掉已經完成的任務；
第二，回顧過去壹周的日程表，看看參加的日程是否可以轉為下壹步行動；
第三，回顧等待清單和未來清單，看看哪些事情可以轉為下壹步行動；
第四，展望下周日程，提前做好準備；
第五，重新收集大腦中的想法，並清空收集箱，更新妳的下壹步行動清單。
3）采用PDCA循環法
采用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧，對工作、學習、健康、寫作和社交五個方面進行回顧，看看哪裏做得不好，需要改進，重新做出調整計劃。
如果把這個GTD比喻成燒菜的話，“收集”就相當於去超市或者菜場大批量采購，看到好的食材、調料就放入購物車；“處理”就是回到廚房開始整理、洗摘、切，歸盤；“回顧”就是把每個處理好的盤子下鍋炒。
每天都能烹飪出壹桌桌營養美味。
0收集、整理、組織、回購後必須要行動，行動，再行動。
無論我們做什麽事情都應該有下壹步的行動。如果妳把妳的時間都花在組織工作，而不是做它們，那麽所有的GTD系統都是無效的。
所以要學會管理行動。
要將壹切雜事趕出大腦，把必須做的事情，按照自己的思考模式讓它變得簡單、容易、有趣的話，那妳就比較不會拖延、或者被太多的"開放性回路"所壓倒。
不管是什麽任務項目，我們要問的問題是下壹個動作是什麽?只有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們隨時把握該 做什麽。
這樣壹來，在壹個給定時間具體采取壹個給定行動(action)的時候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動選擇有信心。
三、學會三個小妙招，助妳成為職場高手工作學習所帶來的壓力不是來自事情本身，而是事情在大腦裏的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。這三個方法，希望能幫到妳更好地管理時間掌控高效人生，做“時間到朋友”。
0養成隨手記錄，整理總結的習慣00隨手記錄，這是壹個很重要的習慣，別不當回事。
妳突然產生了個靈感，過段時間後妳要用的時候就死活都想不起來了，只記得曾經有過這樣的壹個靈感。
是的，妳只記住了產生靈感、火花的美妙的體驗，但是內容卻完成忘記了，所以壹定要第壹時間記下來。
每次開會的會議記錄，老板布置的待辦任務，工作計劃都會使用軟件（比如：onenote）記錄。其次還可以利用GTD軟件的待辦事項，我用的付費的Doit.im。我會把筆記中的待辦事項整理分類到doit.im中，按GTD方法分類整理執行。
出差在外記錄靈感和壹些信息，可以用印象筆記的語音記錄功能，特別打完電話要記錄時，非常方便，把信息再復述壹遍即可。
比如，我的用了蘋果手機後，自帶的“備忘錄”成了我的好幫手。有時條件不允許，比如在開車，突然有靈感或有個事情要緊急處理，怕壹會忘記，我就使用蘋果自帶的“語音備忘錄”，幾秒鐘可記錄，比手寫快多了。
所以，盡量把工作事物都用軟件安排記錄，脫離大腦，減少很多壓力。這2個軟件都是手機電腦全平臺同步，在任何地方腦子裏有什麽點子都及時記錄，突發情況也可以及時更改計劃。最後是最近開始使用的xmind進行流程管理，整理項目思路也很有幫助。
這些是我提升工作效率所使用的工具分享給妳，這些軟件配合使用，效果威力無窮。
00再壹個就是要重視：整理總結
整理總結有2種形式，壹種是復盤，壹種筆記。
筆記很好理解，比如說，妳看本書，寫壹篇讀書筆記，這裏就不多說了。復盤和筆記比較類似，但是區別於對象有所不同，復盤是不斷幫妳改變行動，重於總結妳自己的思考和行為，而筆記側重於整理妳學習到的新知。
我們的工作結束後也要及時對工作進行總結，復盤、梳理工作完成情況、進行反思總結、制定下周工作計劃等，如果可以，嘗試和自己約定獎勵並兌現，讓自己獲得持續激勵。
這樣就通過GTD時間管理的整個過程實現輕松地、有條不紊地應對繁雜工作。
0學會借助外部工具，提高工作效率在有限的時間內，我們總是非常專註並且有效率。 好幾年前，我就是屬於那種經常忘事，壹開始以為是自己腦子笨，然後努力的去學習怎麽在腦子裏記下所有的計劃，結果效果並不好。
因為大腦並不是可靠的記事工具，也不利於檢索刪除，而且在大腦裏記事，會消耗寶貴的腦力資源，不合算。
後來，我用了像onenote、印象筆記、doit.im等軟件管理我的生活工作，我的工作和生活開始發生了很大的變化。
1）、大腦不用記事，不怕再忘記，不再焦慮了。
2）、生活工作可以安排的井井有條，不同的時間，不同的場景該幹什麽，都已有安排。
3）、更易推進工作。指定目標後，按時間，按步驟分解成每壹個可以執行的任務，每完成壹個任務，就向目標推進壹步。
我後來才知道，這不是笨記不住，而是不應用大腦記，利用工具，發揮大腦思考的最大效用。 時間管理的本質：是工具。這裏，推薦5個時間管理的實用App ：
1）、習慣養成：“種子習慣” App
它會在妳規定的時間發推送，提醒妳這個時間段該做什麽事。
2）、任務清單：“滴答清單” App
可創建工作、學習、購物等不同類別的清單，將自己的生活按不同領域進行清單革命。滴答清單這款軟件，再結合這些理論，幫助我們更好管理時間。
3）、制定計劃：Doit.im 軟件
它非常清晰地幫助人們做計劃，梳理雜亂的事項。Doit.im也是壹個很受歡迎的GTD軟件。
4）、提升專註力：Forest App
旨在幫助人們建立“無手機”的個人習慣。開始專心工作或學習之前，播下壹顆種子，妳若專心種子會長成大樹。如果沒忍住滑動手機，樹苗便會枯死。
5）、綜合類：時光似金App
可視化回顧每天或任意時間段的消耗分布，可設置計劃，並看到預定和實際花費時間對比。
如果妳需要推薦壹些數字化的工具，興榮推薦xortime這個軟件，當讓還有許多類似的手機app如番茄土豆、focustime都可以從網上找到。
君子性非異也，善假於物也。把同印象筆記，全能掃描王等這壹類型的工具用好，其實正是為了建立壹種習慣，讓大腦無需耗散註意力。
註意力是我們最寶貴的財富，要放在最重要的事情，同時還要避免其他幹擾的聲音，例如微信，電話等等，形成專註的環境，這樣我們做事工作的效率就大大提高了。
0時間管理工具：工作—放松—工作=高效(番茄工作法)番茄工作法是弗朗西斯科·西裏洛於1992年創立的壹種相對於GTD更微觀的時間管理方法。
番茄工作法就是在把“時間塊狀化”，利用25分鐘工作，5分鐘休息的方式，形成壹小塊完整時間，讓整個把壹長段的時間分成壹塊壹塊。即： 工作—放松—工作=高效。
使用番茄工作法，選擇壹個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專註工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫壹個X短暫休息壹下（5分鐘就行），可以喝壹口水，活動活動筋骨，也可以檢視剛才的工作，每4個番茄時段多休息壹會兒。
想要有高效，可以在身體和精神兩方面做好準備：
00提高體力
腦力工作會消耗能量，妳有沒有發現動腦子的時候餓的快？所以體力也是大腦與身體能持續高效工作多久的基礎。比如騰出時間，去健身房、跑跑步，運動運動，這樣工作起來才會更有效率。
00做事專註
大多數人在專註時會把事情完成得更快更好，所以盡量壹次只做壹件事情。可以設定壹段時間，在該段時間內專心做壹件事情。在這個過程中，如果大腦中冒出其他未盡事項或壹些點子，不妨先寫到紙上，繼續專註做妳手頭的事，做完後再找時間處理記錄下來的那些事項。
00番茄計時
通過番茄計時，我們可以統計自己的時間利用率，哪段時間更高效等。
人腦每壹次切換任務，都有可觀的時間成本，番茄工作法就是把人腦當做CPU，切割成以30分鐘為單位的時間切片--每次集中精力工作25分鐘，休息5分鐘，這樣才能幫妳把時間最高效的利用起來。
對於剛剛接觸時間管理的朋友，不建議壹上來就直接實踐GTD系統，不妨先使用番茄工作法找找感覺。隨著妳對於時間的管理越來越有效，妳也越來越追求更高效的生活，這個時候，再去進入到 GTD 的世界，妳也會感覺自己的人生越來越高效。
人總是有惰性，喜歡窩在自己的舒適圈，要想成長，就必須改變。學習壹項新技能，在壹開始會比較困難，比如妳學習使用GTD的壹開始，可能也會讓我們花比平時更多的時間來管理自己的時間。
但是壹旦熟練，認真執行壹陣子後，妳會發現，任何新目標都可以變成生活中的壹部分，輕輕松松就可以讓這套方法幫助我們更輕松地處理繁瑣任務，壹旦學會，就像學遊泳、學開車，它會變成壹個不費力的自動過程。
GTD時間管理就像是時間管理機器，它利用GTD時間計劃管理妳的工作，讓我們有更多時間和精力去投入更有挑戰性、更有創造性的工作和享受中。
相信通過堅持練習和使用這壹方法，壹定能夠幫助我們成為更好地時間管理者，讓我們的工作和生活更輕松、更充實。