據不完全統計，國內外對檔案的定義有上百種。根據定義的出發點和角度，可以分為法規、詞典、教材、專著和論文五種類型。為什麽有這麽多文件定義？
原因大概如下:第壹，不同國家的政治文化觀念不同，對檔案的理解也不同。例如，法語國家認為文件(document，下同)壹旦形成，就稱為檔案，包括三個階段:其現用角色、半現用角色和非現用角色。
在我國，文件在檔案部門備案後才稱為檔案，包括半主動和不主動兩個階段。英語國家認為壹份文件只有進入檔案館後才稱之為檔案，僅指文件的非活動階段。
同壹個國家不同時期的人，從不同的角度對檔案會有不同的理解。比如，國內有人認為，只有經過專門整理和鑒定的歸檔文件，才能稱為檔案。
有人認為只有檔案機構收藏的沒有現行作用的文件才能稱為檔案，等等。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》詩中所寫，“從嶺側望去，成峰，遠近不同。”
同壹個國家，同壹個時間的人，因為需求不同，對檔案的理解也不同。我國檔案法中的檔案是指壹切具有保存價值的歷史記錄，而許多檔案學者認為，檔案是檔案機構保存的供日後參考的歷史記錄。
因為檔案學作為壹門新興學科，還處於不成熟的階段。人對客觀實踐的認識不可能壹蹴而就，它會隨著實踐的發展而不斷深化。
隨著社會的進步和科技的發展，檔案和檔案工作也在不斷發展，檔案學的理論也總是在建構之中，所以對檔案的認識也會不斷豐富和提高。