1、每份文件單獨編號，壹般編號是以日期來作為組成要素的，比如2010010205代表的就是2010年01月02日第5份文件。 2、建立檢索文檔。每份文件都包含了幾種不同的主要信息，如合同、會議紀要、商務往來公函等，而其中又可以詳細劃分成不同小類，比如合同就可以按金額分為10萬元以下小合同，10~100萬中型合同，100萬以上大型合同，還可以分成銷售合同、采購合同、合資合作合同、委托合同等等，更可以分成與哪個公司或個人簽訂的合同。按這些條件可以建成不同的Excel工作表，把符合相應工作表條件的文件編號寫入表格，以方便以後查找所需條件的文件。 3、建立文檔總目錄。按編號建立壹個總檔，標明每份文件的主要內容，包括文件的形成日期（會議日期、合同簽訂日期等）、文件所屬部門（如總經理辦公室、業務部門合同等）、文件涉及對象（文件下發部門、合同簽訂的對方單位名稱等）、文件主題（業務部采購部人員調整、辦公家具采購金額50萬等）等等方面，特殊的問題可以標註在備註裏，比如合同完成日期等等。 4、將紙質文件復印備份或掃描備份。平時我們需要查找以前的文件的時候，很多情況下並不需要查找原件，只要知道文件內容就可以了，這樣就可以查閱備份而不去翻動原件，減少原件的磨損。 5、將紙質文件原件妥善保管。文件編號做成小標簽形式，與文件原件用曲別針固定在壹起，然後按時間分類，比如每個月或半個月為壹個單位，按順序排放，裝入文件袋。文件袋封面標明所包含文件的編號以方便查找。文件袋要存放在單獨的帶索文件櫃裏。 6、文件歸檔、查閱。建立正式的辦公制度，文件歸檔、查閱必須有雙方本人簽字，以免在文件傳閱過程中出現丟頁、丟失、無關人員與文件接觸等問題。 檔案、文件的管理是壹個專業的工作，網絡上有專門的檔案管理網站，妳可以去瀏覽，會學到很多知識。以上是我在實際工作中總結出來的，也走了很多彎路，希望這些經驗能對妳有所幫助。
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