1.教研組長(主班主任)會定期收集各種計劃、總結、教研活動、教案、心得體會、聽課筆記、反思等，提交給主任。
2.後勤負責人會定期收集園內房屋、線路、水管、下水道的走向、新建、施工或檢查的記錄，交給園長。
3.主任每半年將收集到的資料交資料室存檔壹次。
4.資料室將各種業務資料及時登記，裝入文件袋(或檔案盒)妥善保管。
5.註意檔案的保管，做好保密工作。
二。歸檔系統。
1.資料室應及時歸檔，不得丟失或損壞。
2.嚴格執行檔案查閱制度，除主任外，不得外借。如遇特殊情況，有關人員查閱前應征得主任同意，閱後應及時歸還。
3 .檔案按年度(學年)整齊排列，裝訂要做到分類準確，排列有序，裝訂整齊。
三。接入系統。
1.凡查閱檔案者，必須辦理登記手續，查閱後直接交給保管人。
2.查閱檔案時，不得隨意塗改、損毀或丟失。
3.查閱人員只能查閱指定的資料，不得帶出。本公園的檔案僅供本公園使用。其他單位如需參考，必須征得組織同意。
四。托管系統數據存儲必須有效防盜、防潮、防蟲、防黴，以確保數據完整無損。各種材料應按有關規定分類管理。園林資料為長期保存資料，不得隨意銷毀。