2.如果簽約單位無權保管人事檔案，壹定要讓學生知道本單位人事檔案委托保管機構的名稱、地址、郵編，並告知學校檔案館，確保檔案安全。防止文件傳輸丟失帶來不必要的麻煩。
3.畢業生已與單位簽訂合同，但未簽訂協議、未發放報到證，單位要求檔案移交的，請單位出具檔案移交通知書或介紹信，交至學校就業指導中心或檔案館人事檔案室(檔案接收單位的名稱、詳細地址、郵政編碼，以及學生的學號、聯系電話)，檔案館負責轉發。
4.根據中組部和國家檔案局的相關規定，人事檔案不允許郵寄或本人攜帶，我館只在每周三上午調取檔案。因此要求畢業生在畢業當年持畢業證、身份證、身份證照片到戶籍所在地的就業促進中心辦理勞動手冊。為了避免以後找工作後不必要的麻煩，但是又急需勞動手冊，卻不能及時轉移檔案。