備份的作用是如果系統的硬件或存儲媒體發生故障，"備份"工具可以幫助您保護數據免受意外的損失，備份存儲媒體既可以是邏輯驅動器(如硬盤)、獨立的存儲設備(如可移動磁盤)，也可以是由自動轉換器組織和控制的整個磁盤庫或磁帶庫。
如果硬盤上的原始數據被意外刪除或覆蓋，或因為硬盤故障而不能訪問該數據，那麽您可以十分方便的從存檔副本中還原該數據。