傳統的檔案資料通常以紙質文件為主,放在檔案室,查找和調用非常費時,而且容易損壞。數字檔案館對原始檔案進行掃描後,可以快速方便地將信息輸入計算機數據庫,並通過網絡存儲檔案信息,檢索快捷方便,實時同步備份,存儲空間小,維護方便安全,借助計算機的聯網特性,可以更方便地供整個單位、地區、全國乃至全世界使用。
此外,國家鼓勵和支持檔案館推進傳統載體檔案數字化。《中華人民共和國檔案法》第十三條各級檔案館、團體、企業事業單位和其他組織應當建立科學的管理制度,方便檔案的利用;配置必要的設施,確保檔案安全;采用先進技術實現檔案管理現代化。