傳統的檔案資料通常以紙質文件為主，放在檔案室，查找和調用非常費時，而且容易損壞。數字檔案館對原始檔案進行掃描後，可以快速方便地將信息輸入計算機數據庫，並通過網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，借助計算機的聯網特性，可以更方便地供整個單位、地區、全國乃至全世界使用。
此外，國家鼓勵和支持檔案館推進傳統載體檔案數字化。《中華人民共和國檔案法》第十三條各級檔案館、團體、企業事業單位和其他組織應當建立科學的管理制度，方便檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案安全；采用先進技術實現檔案管理現代化。