傳統載體檔案是需要進行數字化，以考慮利用需要及載體保護為前。根據查詢相關資料信息，檔案數字化是將傳統紙質、磁帶等載體檔案進行數字化格式的轉化。開展檔案數字化有利於對歷史檔案的保護，有利於提升檔案管理和利用的效率。
傳統的檔案信息壹般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室裏面，查找調用起來非常費時還易於損壞。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以後，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。