1.族號編制:填寫檔案館為備案單位編制的代號。比如邵東壹中，縣檔案館確認其宗族號為“142”，標註為“0142”。全宗號未確定的，檔案入館前可暫不填號。企業可以填寫表達單位的漢語拼音字母。
2.目錄號的編制。填寫全宗內檔案所屬目錄的編號。同壹全宗內不允許有重復的檔案目錄號。參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的企業或單位，可填寫類別特征代碼。檔案目錄號要根據整個宗族的檔案整理狀況來設置。檔案目錄號可根據不同時間、不同組織結構、不同保管期限、不同主題或不同載體形式設置。每個文件目錄包含的文件數壹般為三位數。