官方郵箱的另壹個重要作用是讓政府機關的工作更加高效。與傳統的通信方式，如使用信件和打電話相比，官方郵箱具有快速、方便和可靠的優勢，尤其是在文件傳遞的速度上。此外，官方郵箱還允許政府機構以數字格式發送文件和信息，這將使處理方法更加簡單、容易和高效。
官方郵箱還具有保密性和文件可追溯性的優勢。使用官方郵箱可以確保文件和信息的正確發送、傳遞和保護。同時，政府部門還可以跟蹤郵件的接收、查看和處理，從而保持對公務的透明度和監督。總之，官方郵箱在政府機構的工作中發揮著重要的作用，可以幫助政府部門更好地服務和溝通。