它是能夠全面描述系統數據流的主要工具，也是能夠全面描述信息系統邏輯模型的工具。它用壹組符號來描述整個系統中信息的全貌，綜合反映系統中信息的流動、處理和存儲。數據流圖有兩個特點:抽象性和概括性。系統組件包括系統中的外部實體、處理、數據存儲和數據流。
數據流程圖的功能:
方便用戶表達功能需求和數據需求及其關系；便於兩類人員了解現行制度和規劃制度的框架；清晰表達數據流的情況；有利於系統建模。