電子文件的歸檔格式應具有格式開放、軟硬件無綁定、顯示壹致、可轉換、易於使用的特點，並能支持同級國家檔案館向長期保存格式的轉換。
“通用”是指電子文件歸檔格式應能在大多數計算機上正常顯示和瀏覽。為此，電子文件格式應符合國家標準或國際通用標準。
“開放”是指電子文件采用開放的格式標準，任何人都可以按照開放的文件標準正常分析和瀏覽電子文件。如果能做到這壹點，無論計算機軟硬件水平如何發展，電子文件都可以自由轉換和遷移。只有這樣，才能真正實現電子檔案長期保存的目標。
排版電子文件和流式排版文件
業務系統采用的格式計算機文件的格式應滿足DA/T47-2009《格式電子文件長期保存格式要求》中規定的11的要求，符合要求的格式計算機文件為OFD、PDF、PDF/A。
以帶有版式的計算機文件格式存儲的電子文件，以頁面的形式固定呈現文字、圖形、圖像等信息，排版格式和顏色附在格式中。壹旦形成，排版格式就固化了，無法更改，文字、圖片等信息也無法再插入其中，色彩的呈現也與電腦設備無關。
與格式文件相對應的是流式排版文件，也可以稱為流式文件。以RTF、WPS和DOC等計算機文件格式存儲的文本文件是流文件。在流文件中完成字符、數字、表格和圖像的布局和字體設置後，您可以在任何位置繼續插入新內容。
新內容後面的原文等信息會自動向下流動，自動適應設定的邊界，而不影響原來設定的字體、字號、顏色等排版元素。