簡而言之，電子文檔就是日常辦公中使用的word文檔、excel表格等形式的文檔。使用電子文檔進行在線傳輸極大地提高了人們在日常工作中的辦公效率。它不再像紙質版的文檔壹樣需要發送給其他人。
擴展數據:
電子文件分發的特點:
1，容易修改
當人們處理大量的文本、圖形和圖像信息時，往往需要修改內容以滿足不同的需求。此時，電子文檔顯示出其易於修改的優勢。
2、易於刪除
刪除電子文檔非常方便。只是擁有修改文件的權利(往往可以通過合法和非法的手段獲得)，然後點擊鼠標或者通過鍵盤刪除文件，這是非常容易的。壹般情況下，事後沒有證據說明文件丟失的時間和原因。
3、易於復制
電子文檔可以復制然後粘貼，省去了打字的麻煩，人們可以非常方便地享受信息。但是，當文件是個人隱私或商業秘密時，通常不希望被其他人看到。這時候如果被別人復制，電子文檔的個人隱私就會暴露或者商業秘密會泄露。
4、容易損壞
文件損壞的主要原因有硬件損壞、人為損壞(有意或無意)、病毒損壞和不可抗拒因素(火災、地震等)。).人為破壞占80%，其余20%的檔案因其他各種因素而損壞。
百度百科-電子文檔