公司內部文件管理規定 範文 1
1.目的
為了更好的規範公司各類文件的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。
2.適用範圍
公司及公司各部門、各門店對內發文。
3.標準
結合公司實際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標準進行了靈活運用。
4.內容
4.1公司常用文件
4.2規格：統壹使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.3公司各部門代碼：
總經辦：ZJB;
人事行政部：RZ;
運營部:YY;
商品部：SP;
市場部：SC;
財務部：CW;
4.4保密等級：公司文件管理分A、B、C、D、E五個保密等級
A級：機密文件，限總經理、董事會等以上成員知悉;
B級：高級文件，限部門經理以上管理成員知悉;
C級：中級文件，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉; D級：普通文件，限公司內部所有成員知悉;
E級：壹般文件，限公司內部及門店所有成員知悉。
5.文件的擬稿、審批、發放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門文件的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規範、標點正確、篇幅力求簡短。
5.2審批
5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉;
5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。
5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到***享並以電話通知方式先行操作，後補發紙質版並簽收。
5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執行。
5.3發放與簽收
5.3.1公司文件發放/流轉/存檔均由人事部負責
5.3.2公司的文件均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的文件流轉工作。
6.生效日期
6.1本管理制度自2013年4月8日起實施。
6.2本制度最終解釋權歸人事部負責
公司內部文件管理規定範文2
第1章 總則
第1條 目的。
通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統、科學、規範、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。
第2條 適用範圍。
本制度中的?文件?包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標準與規範、作業指導書等。
根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。
第3條 管理職責劃分。
(1)各級主管副總主要負責所轄職責範圍內的文件進行審核、批準工作，其中，總經理(或管理者代表)還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。
(2)總經理辦公室主要負責公司壹級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。
(3)人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，並由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，並由其文控員專職負責公司各類體系文件的統壹編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。
(4)各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關文件的編制和副本保管工作。
第2章 公司內部文件編碼細則
第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。
(1)第壹部分：公司代號，代碼為。
(2)第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。
(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產制造類)、市( 市場營銷 類)、研(研發類)、其( 其它 類)等。
(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(目標計劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(總務後勤類)、保衛(保衛類)、生產(生產類)、質管(質管類)、項管(項目管理類)、產研(產品研發類)、其(其它類)等。
(5)第五部分：文件流水號，代碼為001～999。
第5條 公司內部各級文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。
(1)壹級文件：1?001。
(2)二級文件：2?綜?001。
(3)三級文件：3?綜?行政?001。
(4)四級文件：4?綜?行政?001。
(5)五級文件：5?綜?行政?001?001。
第3章 公司各級文件編制、審核、審批規定
第6條 公司壹級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。壹級文件編制完成後，需經總經理辦公室主任審核後，交由公司總經理審批。
第7條 公司二級文件，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門***同編寫。二級文件編制完成後，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級文件需交總經理審批。
第8條 公司三級文件，若其覆蓋範圍超過2個(含2個)職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總審核後，交總經理審批。具體分工如下。
(1)目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。
(2)人事、行政、總務類三級文件由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。
(3)財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。
(4)生產制造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總(或廠長)審核。
(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。
(6)供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。
第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規定如下表所示。
公司四、五級文件的編制、審核、審批規定表
第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核後，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格後，各文件編制部門方可送交相關批準人批準。
第4章 文件發放管理規定
第11條 所有公司內部發布的文件均需由人事行政部制定分發號，加蓋?受控?章才能發放。每份文件不同的復印件必須註明不同的分發號，以便追溯。
第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發放管理工作，其它內部文件的發放由人事行政部行政專員負責實施。
第13條 根據文件發放批量劃分，文件發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。
(1)大批發放時，應建立《公司內部文件配置、發放與回收登記表》，並報各文件歸口職能部門的分管副總審批。
(2)零星發放時，應建立《公司內部文件發放與回收登記表》。
第14條 文件領用人應在《公司內部文件配置、發放與回收登記表》或《公司內部文件發放與回收登記表》上簽名後，方可領取註有分發號和?受控?狀態標識的文件。
第15條 領用部門領到文件後，應及時建立《收文登記表》。
第16條 文件發放完畢後，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，並更新《公司內部文件清單》。
第5章 公司內部文件使用與借閱規定
第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置(場所)，確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。
第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫《文件領用、借閱申請表》，申請更換或增發。
(1)文件破損嚴重影響使用時。
(2)根據使用需要須新增、改版時。
(3)文件丟失需重新領用時。
第19條 《文件領用、借閱申請表》需經人事行政部審批後方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原文件分發號;增發時，應按原分發號順序新增壹個分發號。
第20條 公司內部文件借閱規定如下。
(1)當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫《文件領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系文件管理室批準後，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，並負責催討。
(2)借閱時最長時間不得超過半個月。
(3)公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經人事行政部或體系文件管理室審批和登記後，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。
第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規定
第21條 公司內部文件在使用時若遇到下列情形之壹的，應進行修改。
(1)公司現行文件與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規及行業標準相沖突時。
(2)文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。
(3)文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。
(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標準、操作 方法 、管理手段時。
第22條 文件修改程序規定如下。
(1)公司壹級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完後的審核、批準、發放使用以及舊文件回收均按本制度的相關條款執行。
(2)文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》並附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批準人批準後方可進行文件更改。
(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可采取劃(改)或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋?更改?章，更改應覆蓋該文件發放的所有場所。如采取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。
第23條 文件回收與作廢規定如下。
(1)當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區分工作。
(2)作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準後方可處理，將作廢文件保留壹份，並另加蓋?作廢存留?標識，歸檔保存壹年備查，其他的進行銷毀。
第24條 文件評審規定如下。
(1)人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。
(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續改進文件的可操作性和科學性。
第7章 附則
第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。
第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批後，自發布之日起開始執行。
公司內部文件管理規定範文3
為了控制公司文件發放的適當範圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。
1、文件的發放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統壹發放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印並復印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。
(3)任何文件，發放人須建立?文件發放回收登記表?。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立?文件發放回收登記表?，並由個人親自簽字接收。
(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放範圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統壹換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。
(2)文件發放人在回收文件時，必須持?文件發放回收登記表?由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統壹回收的文件、報表等無效材料清理回收壹次。
(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統壹安排銷毀。
5、其它規定：
(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在?作廢文件?檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。
(6)文件發放人必須將已使用的?文件發放回收登記表?按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。
6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的壹切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
公司內部文件管理規定範文4
壹、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。
2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發 總結 、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求壹式兩套:壹套存放在公司服務器上，供查閱使用;壹套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。
5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。
六、責任追究