辦公管理系統
第壹章總則
1.為加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務工作更加規範化、制度化、標準化，結合實際情況制定本制度。
2.本制度適用於公司所有成員，並嚴格遵守各項規定。
第三，符合公司的實際情況，根據制度內容的不同，編寫相應的規範化要求，努力使辦公室的各項工作有章可循，有法可依，保證公司辦公事務的有效開展。
四、辦公室工作人員應明確工作職責，簡化流程，做到每周有計劃，每月有總結。
第二章職責範圍
壹、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直接主管領導下主持辦公室工作。
二、負責辦公室有關規章制度的起草、壹般性文件的匯編、資料的收集和匯編等文字工作。
3.負責公司的文件管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等。，並保證各項事務有條不紊的進行。
四、協調各部門之間的行政關系，為各部門的工作提供相應的服務。
5.負責公司內外與爺爺關系的維護和改善，做好公司的訪客接待和各項文化宣傳工作。
六、收集各部門反饋信息和外部信息，上傳下達各種指令，及時做出安排，當好領導的參謀。
7.協助其他部門完成上級交辦的其他任務，如打印名片、收發傳真等。
第三章工作規範
壹、辦公室工作規範包括gfd規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照《員工守則細則》執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度的要求開展工作。
第四章辦公事務管理
壹.文件管理系統
文件是文件的重要組成部分，是各部門根據自己的職責範圍發布的具有特定版本的可執行文件。在本系統中，文件是指公司發布的內部和外部文件；並且該文件指的是內部通用的流通數據。檔案是在文件的基礎上形成的，檔案是文件的延續。現將文書、文件、檔案統壹納入文件管理，對文件管理制度作如下規定。
(壹)文件管理系統
第壹個管理點
1，為了使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高寫作速度和質量，充分發揮文件對各項工作的指導作用。
2.文件管理的範圍包括:上級下發的文件、各種公司制度文件、對外傳真文件、政策指導性文件、各種合同文件。
3.體系文件應按公司文件的統壹格式編制，統壹頁眉頁腳，註明公司全稱和文件性質；正文部分註明標題、時間、簽發部門、內容等信息；規範的措辭和明確的表達。
4.將所有文件按其屬性和類別進行編號，按編號定期歸檔，並做好相應的文字記錄以備參考。
第二條制度規範
1，文件的起草、收發、打印、歸檔、借閱、銷毀由辦公室人員進行。
2.公司的公文報送權和發文權主要集中在行政人事部，各部門不得自行上下發文。
3.公司內部公文由行政人事部起草、審核，總經理簽發；需要各部門向下或向外下發的文件，由各部門起草，行政人事部審核，審核無誤後由行政辦公室打印，再送回起草部門校對。校對無誤後，才能正式打印、蓋章，由總經理簽發。
4.發送給公司的所有文件和傳真都應由辦公室簽字並做相應記錄。
5.機密文件由行政人事部主管保管，壹般文件由辦公室人員分類管理，定期整理並制作相關報告，提交部門主管。
6.各部門因工作需要可以借閱壹般文件，必須嚴格履行借閱手續。涉密級文件需經行政人事主管審核，總經理批準。
7、辦公室管理人員對文件借閱進行登記，作好借閱記錄，並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分類，將附件、審批、定稿資料收集、歸檔。半年有點清楚，年底是個大的。
9.根據歸檔時間和歸檔的必要性銷毀文件，應報行政人事主管簽字批準，並按文件管理制度辦理。
第三篇文件管理流程設計
1.內部文件管理流程:起草文件→審核編號→審批簽發→打印文件→簽發文件→歸檔文件。
2.外來文件管理流程:外來簽收→文件整理→文件歸檔→歸還→文件歸檔→文件銷毀。
3.借閱流程:申請、辦理手續→審批→借閱→清退→檔案歸檔→檔案銷毀。
(2)文檔管理系統
第壹個管理點
1.為了保證文件的順利開發、處理和管理，保證公司內部數據的安全和完整，促進和提高組織管理的效率，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2.文件管理的範圍包括:壹般文件(通知、公告、提案、會議紀要、總結、匯編)、行政人事部下發的文件(學習資料、各種簡報)、宣傳資料、需要歸檔的各種圖表以及其他與公司有關的重要文件資料。
3.除通知外，壹般公文沒有固定格式，但必須標註頁眉頁腳，文字內容可根據公文具體內容進行調整。
4、根據文件性質進行編號，定期歸檔文件，保持紙質文件和電子文件同步更新。
第二條制度規範
1.根據公司的實際需要和上級的安排，起草和準備內部公開文件，並張貼出來供公眾學習。
2.根據文件管理的範圍，行政人事部發出的文件應根據需要填寫在文件簿上，所有原始文件由行政人事部分類歸檔備查。
3.行署下發的學習文件應附有學習計劃表；讀者要好好學習，簽筆記。
4、按照時間、內容等降序排列，立卷歸檔，堅持平時立卷和年終立卷相結合，控制數量列表。
5.根據文件的時效性和保存價值，進行整理和銷毀；必須經過上級批準才能銷毀。
6.辦公室負責人是第壹責任人。如發現文件丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告。如果找不到原因，辦公室會負責。
7.違反上述規定者，將按有關規定進行處罰。
第三個流程設計
起草文件→填寫發行本(如有必要)→過賬→歸檔→更新目錄(紙質文件和電子文件)→借閱→歸還→審批→銷毀。
(3)檔案管理制度
第壹個管理點
1.為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更加科學化、專業化，及時對文件材料進行分類、整理、編輯和傳遞，提高檔案管理的質量和效率。
2.檔案管理範圍:各種證照、文件、證件等應歸檔的資料。
3.根據文件排列和文件排列編號，對相應的資料進行歸檔、整理和標註，並存放在專用文件櫃中妥善保管。
第二條制度規範
1.應歸檔的文件材料由辦公室人員收集，份數齊全，包括附件、批文、終稿等。
2.經過初步整理後，所有歸檔的文件材料將按照時間順序進行整理，然後對同壹項目的文件材料進行整理和標註。
3.堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔相結合，對照編目列清單。
4.各部門需要借閱相關檔案，必須由行政人事部負責人簽字，經批準後方可借閱，不得復印、復制、轉借。
5.檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密程序，特別是員工個人信息、公司圖片等重大資料的保管，確保檔案的安全和完整。
6、文件的接收和移交，必須嚴格按照文件管理制度進行記錄。
第三個流程設計
根據文件資料目錄，整理出需要歸檔的文件→整理、匯編、編目→歸檔→借閱→清退。
二、辦公用品管理系統
第壹個管理點
1，為加強辦公用品管理，規範辦公用品管理程序，節約辦公費用，提高利用效率。
2.辦公用品管理人員負責辦公用品的搬運和管理，權責要求嚴格，不得擅自挪用。
3.辦公用品的儲存應遵循“日結月結、出入庫等量、年終盤點統計”的原則。
4、辦公用品的采購，應多方面比較，確保性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條制度規範
1.行政辦公室全權負責辦公用品的采購、儲存和分發以及辦公設備的入庫登記。
2.辦公用品的采購應遵循以下程序:各部門應於每月27日前將所需辦公用品上報辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月底《辦公用品結算清單》中物品的實際庫存和消耗情況制定采購計劃，經部門負責人批準、財務部簽字後方可采購。應急物資的采購可根據實際情況靈活處理，但必須經部門負責人批準。
3.根據物品的類別，及時登記辦公用品，註明名稱、數量、規格、單價、存放時間等。，以保證賬實相符。
4、各部門申請的辦公用品應及時發放，並做好記錄；因特殊情況，未填表申請報名比較緊急，事後必須及時填表。
5.任何人不得擅自進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6.辦公用品管理人員負責收發進出人員的辦公用品。
7.辦公室應建立公司固定資產總賬，每年進行壹次匯總調查。
8.管理員定期檢查辦公用品，核實庫存，確保進出數量相等。
第三條管理流程設計
準備需求計劃以批準采購入庫的登記和發放。
編制需求計劃，統計采購情況，月底做清算總結。
三、圖書管理系統
第壹個管理點
1，為了讓大家有壹個良好的借閱環境，快速辦理手續，規範圖書管理。
2.圖書管理員要嚴格按照制度中的規定按時到崗，服務要到位，保證借還流程有序。
3、根據圖書的類別，對圖書進行編號，制作目錄卡，供員工查閱。
第二條制度規範
1，各部門可根據實際工作需要申請圖書。
2、根據各部門采購圖書的實際需求，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3.將所有書籍分類，貼上類別標簽並編號登記，註明購買日期、作者、出版社及其他必要項目。
4.借書，按規定時間還書；借閱期滿後不按時辦理續借手續，經通知後不還書的，按規定處罰。
5.借閱者應愛護圖書，不得在圖書上畫圈、劃線或塗寫。圖書嚴重損壞或丟失的，應進行相應的賠償，丟失圖書者應得到全額賠償。
6.圖書管理員定期清點圖書。如有書籍遺失，找出原因，向部門主管報告，並遵照指示。
第三條管理流程設計
1.采購流程:填寫采購單→審批→采購→圖書入庫登記。
2.借閱歸還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→在圖書卡上簽字→借閱圖書→續借圖書，重新填寫借閱單。
四、會議管理系統
第壹個管理點
1，為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規範會議管理。
2、根據公司的實際和具體情況，確定會議的必要性。
3、明確會議目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效率的原則。
4.會議負責人有效控制會議，界定會議是否召開的邊界；提高會議主持人駕馭會議進程的能力和水平，保證會議的實際效果。
5.根據制度規定，會議管理應當嚴格，參會人員應當按時參會，遵守會議紀律。
6.會議組織者審時度勢，明確了會議要點，做好了壹切準備。
第二條制度規範
1.收集會議議題，根據選定的議題收集會議上需要的信息，擬定會議時間和地點，做好會議通知。
2、會議主持人負責會議並負責維護秩序，行政專員負責相應的會議記錄。
3.行署專員根據與會人員的發言及相關事項，及時整理會議紀要或決議，打印並張貼。
4.按時間順序，將會議紀要的所有書面和電子材料同步歸檔。
5.會議記錄屬於公司機密文件，保管人不得擅自泄露。如需查閱，應嚴格按照文件管理制度的規定執行。
第三條管理流程設計
會前:確定議題，準備並告知會議所需材料→會中:積極參與並保存會議紀要→會後:整理會議紀要→發文→歸檔。
五、清潔衛生管理制度
第壹個管理點
1，為了營造良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理的順利進行。
2.按照規定，保潔人員要完成所有規定的項目，達到相應的保潔標準。
3.辦公室經理是第壹責任人，管理所有清潔項目，不定期維護和保持衛生。
第二條制度規範
1.清潔區域包括:辦公區、廁所、會議室、地板和其他包含的區域。
2、根據調度安排，輪流打掃衛生，行政人員負責衛生檢查。
3.實行衛生責任制。辦公室經理負責管理辦公室所有區域的衛生。值日生按時做好所有的清潔，主管及時做好相應的監督。
4.辦公室管理員應經常保持清潔，以保證地面的清潔、茶水的供應、浴室的清潔和衛生紙的供應。
5.值日生要在規定時間內完成所有清潔項目，填寫清潔衛生值日表，主管要認真核實，填寫清潔衛生監督表。
6.未按要求打掃衛生者，將按規定進行處罰。
第三個流程設計
安排清潔班次→完成清潔項目→填寫值班表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理。
六、日常事務管理
(1)接待管理
第壹條來訪接待是行政事務的重要組成部分。為使接待工作規範有序，維護公司良好形象，特對接待工作提出具體要求。
第二條本著主動、熱情、禮貌的原則，接待人員應當慷慨有禮。按照接待要求，嚴格要求自己，做到言行壹致，禮儀規範。
第三條接待人員詢問來訪者的意圖，引導他會見需要會見的人，並提供茶水做壹系列的後續工作。
第四個流程設計:接待訪客→詢問其目的和需要找的人→通知被采訪人→引會→奉茶→送別→客人離開後打掃衛生。
(二)收發報刊
第壹條辦公室經理根據公司實際需要訂閱報刊，制定計劃和預算，負責辦理訂閱的相關手續。
第二條辦公室經理負責每天收集報紙，放在公共讀物架上。報紙和內部刊物可以隨意閱讀，但不準拿出公司或隨意撕剪，看完放回原處。
第三條任何人不得擅自將公司內部刊物挪作他用。
第四條報紙每周更換壹次，所有報紙每季度處理壹次。
第五條流程設計:收發報刊→整理→擺放資料架→定時清理。
(3)物流管理
第壹條為認真執行公司各項制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際情況，嚴格執行本制度。
第二條後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理。
第三條辦公室工作人員負責清潔衛生的日常監督和維護，提醒值日學生和主管及時做好相應工作。
四是根據外出人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記表，如實填寫外出時間和原因。
第五條辦公室工作人員每周對外出工作時間進行壹次統計，每兩周進行壹次考勤匯總統計。月末根據外出工作時間登記進行總考勤匯總。
第六條流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表。
(4)文化宣傳管理
第壹條負責公司內部文化活動的宣傳和實施，同時負責公司外部的宣傳和維護。
第二，根據需要，及時收集和處理信息，做好信息傳遞。
第三條關註國家政策法規，及時記錄政策動態，做好學習簡報。
第四條收集與工作相關的學習資料，豐富大家的知識，並附上簽收單，進行進度跟蹤。
第五條流程設計:獲取信息源→編輯→發帖→學習→歸檔。
(五)其他事務。
第壹條名片制作、收發傳真等事務。
第二條負責公司文件的打印和復印。
第三條負責樹木花草的養護。
第四條協助其他部門完成上級交辦的其他任務。