(1)標記校正方法
在填制憑證、登記賬簿的過程中,如果發現文字或數字有誤,可以劃橫線更正。就是先在錯誤的字和數字上畫壹條紅線,然後在線上面填上正確的記錄。劃的時候,如果有文字錯誤,只能劃掉錯誤的部分;如果有壹個數字錯誤,所有的數字都應該被刪除,而不僅僅是錯誤的數字。擦除時壹定要註意使原錯別字仍可辨認。更正後,經辦人應在該行的壹端蓋章,以示負責。
(2)紅字更正。
記賬後,如果發現記賬憑證當年記錄的科目或金額有誤,可以采用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法,就是先用紅字填制壹張與原錯誤完全相同的會計憑證,用紅字登記入帳,核銷原錯誤記錄;同時用藍色填寫正確的會計憑證,並註明“修改後的《××會計憑證》修正方法如下:
(1)填制與原錯誤分錄相同的會計憑證,金額為紅色。
條目如下所示:
借:其他應收款-李明5000
貸款:現金5000
(2)填寫正確的藍色會計憑證,其分錄如下:
借:其他應收款-李明5000
貸款:銀行存款5000元。
有時,根據會計憑證單獨記錄相關科目並無錯誤,但當填列金額大於應填金額時,也可以根據正確數字與錯誤數字的差額,用紅字金額填制壹張會計憑證,進行登記記錄,以沖抵多記部分,並在賬簿匯總欄註明“憑證號多記金額註銷。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
比如通過商業匯票結算的方式,收到壹張由買方開具並承兌的10000元的商業匯票,作為銷售變現。填制會計憑證時,將10000元的金額錯記為100000元,多記了90000元,已入賬。
錯誤的會計分錄有:
借方:應收票據100000
貸:商品銷售收入100000。
為了糾正相關賬戶中多付的9000元,應填制壹張憑證,用紅筆註明金額。條目如下所示:
借方:應收票據90000。
信用:商品銷售9萬元。
根據此會計憑證登記入賬後,原“應收票據”和“商品銷售收入”的錯誤記錄已更正。
(3)補充登記法
記賬後如發現記賬憑證填寫的金額小於實際金額,可采用補登記的方式進行更正。更正時,可以填制會計憑證進行補登記,並在憑證號的匯總欄中註明“補付金額”。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
例:我通過開戶銀行收到某采購單位欠款6500元。我在填會計憑證的時候,把金額錯記為5600元,漏記了900元,登記了。
更正時,900元,誰被少記,應填寫壹個藍色的憑證,並登記。補充更正條目包括:
借方:銀行存款900。
貸:應收賬款900
根據此會計憑證進行登記入賬後,原來的“銀行存款”和“應收賬款”的錯誤已被糾正。紅字更正法和補充登記法都是用於更正會計差錯引起的會計差錯。如果記賬憑證沒有問題,只是登記的時候出錯了。不管是什麽時候發現的(實際工作中,因為要定期查賬,不可能很久以後才發現),這兩種方法都無法糾正,只能越線。因為記賬必須以憑證為基礎,壹張憑證既是登記明細賬的依據,也是匯總登記總賬的依據。
在記賬基礎相同的情況下,不壹定兩個賬同時錯。如果總賬沒有錯,只是某個明細賬戶錯了。如果采用紅字更正法或補充登記法來更正這種明細賬錯誤,必然會影響總賬,即原來正確的數字會被更正為錯誤的數字。因此,會計憑證中未被錯誤記錄的差錯,只能采用交叉更正法進行更正。以上只是發現當年填制會計憑證或登記賬簿錯誤的方法。如果在以前年度的會計憑證中發現錯誤(指科目和金額),導致賬簿登記錯誤,那麽壹張管理費用憑證的金額本應是5600元,會計核算時錯記了6500元,會導致利潤減少。900元。