第1部分:考慮收件人
1.決定電子郵件的格式。即使妳在寫壹封“正式”的電子郵件，它的正式程度也取決於收件人。例如，當妳給壹位教授寫信時，妳不會像申請工作時那樣使用同樣的正式程度。第壹次和人接觸，為了安全起見，最好正式壹點。
2.找到對方的名字。如果妳還不知道對方的名字，那就去查。即使妳郵件中的語言非常正式，知道對方的名字也會讓問候看起來更優雅。
3.模仿對方的風格。如果對方已經給妳發了郵件，那麽妳可以模仿他們的問候。例如，如果他們用“妳好”來稱呼妳的名字，用同樣的方式回復是可以的——當妳寫電子郵件時，用“妳好”來稱呼對方的名字。
第二部分:選擇問候語。
1，用“親愛的”。“親愛的”(後接人名)是傳統的未定詞。既正式又不做作，而且因為經常使用，所以在問候中經常被忽略，這是好事。妳不希望妳的問候因為不合適而顯得唐突。
2、不知道對方姓名時，盡量用“妳好”。“妳好”是壹種比較正式的問候方式，可以用在商務郵件中，尤其是在不知道對方姓名的情況下。但如果可能的話，最好能查出對方的名字。如果郵件特別正式，不知道收件人姓名，也可以用“致相關人士”。然而，這種問候可能會讓壹些人不高興。
3.妳可以在稍微不太正式的電子郵件中使用“妳好”。壹般來說，電子郵件沒有信件那麽正式，所以妳可以在稍微正式的電子郵件中使用“妳好”這個詞。比如妳在給教授發郵件，尤其是和妳交流過的教授，用“妳好”就可以了。
4.不要用“嘿”。雖然在半正式的郵件中使用“hello”是可以接受的，但是“hey”就不壹定了。這是壹個非常非正式的問候，即使是在演講中，所以妳應該避免在任何正式的電子郵件中使用。比如，即使妳很了解妳的老板，給他們發郵件的時候也最好不要說“嘿”。
5.必要時用職稱代替姓名。有時候，當妳給壹個人寫郵件時，妳只知道他在公司或組織中的職位。在這種情況下，妳可以直接用這個人的職稱來代替他的名字，比如“親愛的人事經理”、“親愛的招聘委員會”或者“親愛的教授”。
6.加上對方的敬語，更正式。如果可能的話，在人名後面加上“先生”、“夫人”、“醫生”或“教授”，使稱呼更加正式。此外，使用對方的姓或全名，而不僅僅是對方的名，這樣更正式。
第3部分:寫下消息的開頭並格式化
1，把問候語放在第壹行。最上面壹行應該是妳的問候語，後面是對方的名字。如果可能的話，用稱呼來稱呼這個人，比如先生、夫人或博士，名字放在前面。
2.使用逗號。壹般來說，問候語之後用逗號。妳可以在正式的信件中使用冒號，但是對於電子郵件來說，它太正式了，即使是正式的電子郵件。在大多數情況下，逗號就足夠了，但是在寫求職信的時候妳可以用冒號。
3.移到下壹行。問候語在頂部的壹行，所以當您寫完問候語後，按Enter鍵移動到下壹行。如果您在段落中使用換行符而不是縮進，您需要在問候語和第壹段之間留壹個空行。
4.如果有必要的話，在開頭的句子中介紹妳自己。如果妳是第壹次給某人寫信，即使妳在現實生活中認識這個人，妳也應該介紹自己。讓對方知道妳是誰會讓他們繼續閱讀。比如，妳可以寫:“我叫陳宣漢，是XYZ公司的營銷總監。”還可以加上妳們是怎麽認識的:“我叫李宇辰，上過妳的營銷課，就是每周二，周四中午，營銷是101。”
如果妳認識這個人，以前寫過郵件，妳可以用第壹句話作為問候。比如妳可以說“謝謝妳這麽快回復我”或者“希望妳壹切都好”。
5.開門見山。大多數正式郵件都需要盡快切入主題。這意味著第壹句或第二句應該向收信人介紹妳寫信的原因。記得在描述妳的目的時盡量簡潔。例如，妳可以寫:“我寫這封郵件是想請妳幫我解決壹個銷售問題，”或者“我寫信給妳是因為我上課有困難，希望妳能為我推薦其他閱讀材料。”