01企業檔案收集
檔案是企業員工在日常工作中產生的。要歸檔保存文獻資料，首先要收集有價值的內容。在具體實施中，我們需要建立和完善備案制度；明確檔案的歸檔範圍、歸檔時間和相應的保管期限。
對於傳統的紙質檔案，在明確規章制度後，檔案管理人員需要采取措施積極收集、整理檔案，並及時督促整理完成的檔案上交回收，檢查後再進行整理。對於使用文件管理系統的企業，可以指定文件管理專員直接從日常工作的第三方軟件中轉到文件管理系統，或者直接掃描上傳到文件管理系統。
02企業檔案歸檔
檔案收集完成後，企業檔案管理人員需要區分所有案件，確定歸檔單位。其次，檔案按照來源、時間、主題、內容和字母順序進行分類。分類文件被分組以防止它們出現在未決文件中。然後整理檔案，將檔案分別歸入永久卷、長期卷、短期卷。卷內檔案將正文、文稿、附件請求和答復等放在壹起，編制檔案目錄和案卷目錄，復印四五份。然後，要把檔案整理出來。銼刀的厚度要合適。建議控制在1cm-2cm之間。如果材料太窄，應該添加汽車邊緣。材料要折疊整齊；難以表明身份的，應附復印件。最後，確定保管期限，編制文件目錄，按壹定順序整理存放。
上面所描述的是傳統的歸檔和整理文件的方式。對於使用檔案管理系統的企業來說，可以直接在系統內置壹個檔案管理框架，企業檔案可以單個或者批量上傳到系統中，掛鉤條目，編輯屬性就好了。
03企業檔案的保管
對於傳統的紙質檔案和實物檔案，公司需要設立專門的場所或專門的檔案庫來保管檔案，同時要做好檔案室的防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防眩光等工作。如果檔案管理系統上線，可以在物理檔案室部署各種溫濕度傳感器，將實時數據傳回平臺，實現對檔案環境的及時有效調控。
該檔案管理系統可以安全保管和使用企業的電子檔案，同時減輕實體倉庫的庫存壓力。
企業檔案鑒定
不是所有的資料都需要保存，值得保存。只有那些對國家、社會和企業有保存價值的文件和資料才有保存的必要。經過鑒定，需要根據行業和公司的相關規定確定檔案的保管期限(永久、長期或短期)。相關規範制定後，檔案人員可以根據規範確定，不清楚的也可以咨詢檔案管理專業人員確定。
在檔案管理系統中，通過提交流程申請，綜合相關部門和專業人士的意見，可以對有爭議的檔案進行系統評估。
05企業檔案的銷毀
對於失效的檔案，檔案員需要認真鑒別，編制銷毀清單，辦理銷毀手續，經企業董事會或總經理批準後方可銷毀。銷毀時，需要兩人以上監督出售。
在企業文件管理系統中，提供靈活的文件保存期限設置。檔案管理員可以在系統上輕松查看檔案保存期限，直接在線提交申請後即可銷毀，銷毀申請和文件都有記錄。
企業檔案的借閱與利用
企業檔案涉及企業機密文件，在日常借閱利用過程中要做好規範管理和保密工作。無論實物檔案還是電子檔案，任何人使用檔案都需要填寫查閱清單，並根據查閱權限和密級檔案，經各方領導簽字批準後才能查閱。
如果是實物檔案，要保證檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、切割、摘抄、拆解、損毀。向外單位借閱檔案時，應持有持有單位的介紹信，經總經理批準後方可借閱，不得帶離檔案室。復制的內容也必須經總經理批準，審核後才能取出。如果借閱電子檔案，系統的保密性很好，也為檔案的流通提供了很大的便利。妳只需要按照系統裏的規範操作就可以了。
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