秘書工作的寫作技巧
第壹，把握特點
所謂特色，就是與其他風格相比的差異和不同。分析和理解摘要文體的特點是寫好摘要的關鍵。不了解這個特點，就抓不住重點，也很難寫出有特色的工作總結。與其他文體相比，摘要有五個不同的特點。
第壹，內容上，不是現在寫的，是過去寫的。就是對壹個時期所做的工作進行全面系統的回顧、審視、分析、研究、總結、提煉，把大量感性材料集中起來，使之有條理、系統、科學。
第二，就對象而言，不是關於群眾，而是關於機關。就是總結領導機關在組織領導、指導思想、工作作風、工作方法等方面的經驗教訓，看看過去服務得怎麽樣，今後還能繼續服務好。
第三，在方法上，我不說妳怎麽樣，說我(我們)怎麽樣。是自我解剖，自我認知，自我肯定，自我表揚，自我批評，自我完善。所以壹般出現在第壹人稱(我或我們)的語氣中，也有出現在第三人稱中的。
第四，就目的而言，不是預測形勢，估計數字，計算問題，而是肯定成績，找準問題，認識真理，明確方向。寫昨天，看今天，指導明天。總結工作不是目的，而是吸取教訓，做好當前和今後的工作。如果只是把總結當成收集材料的容器，寫成流水賬，是達不到預期效果的。
第五，體裁上，不是記敘文而是議論文。概括既是對情況和事實的概括總結，也是對事物的本質分析，把感性認識上升為理性認識，找出事物發展的基本規律。揭示規律性是非常重要的。我們不僅要盡力找出規律性並清楚地反映出來，而且要用事實解釋清楚。
第六，從功能上來說，就是向本單位職工匯報情況，向上級匯報情況，向外地單位介紹情況和經驗。向群眾總結匯報工作，是為了讓群眾了解各方面的工作，樹立信心，明確方向；向上級匯報是為了讓上級機關充分了解下面的工作，以便及時得到上級機關的指導；向國外單位介紹本單位的工作情況和經驗教訓，就是提供學習參考。
第二，區分類型
總結的文體細分有很多種，但無論是從內容、範圍還是時間上劃分，無非是兩種:壹種叫綜合性工作總結，壹種叫專題性工作總結。
(1)綜合工作總結。它是壹個單位、壹個部門、壹個組織在壹個時期、壹個階段的工作實踐的全面總結。凡是在政府機關工作的同誌，經常和這種作風打交道，關鍵是要總結經驗教訓。綜合來說，壹般時間跨度長，範圍廣，內容多。在寫作過程中，既要體現工作的方方面面，又要突出中心，抓住重點，深入結合。我認為，解決這個問題的有效途徑是做好三個統壹:
首先是統壹總結的中心內容。要有壹個清晰的思路，是反映工作情況還是經驗。
二是統壹總結的主題。寫壹篇全面的總結，要確立壹個主題思想，確定壹個主題，圍繞主題來寫，才不會跑題。沒有主題，很難突破書面總結中的概括。
三是統壹對工作情況的評價。在寫全面總結之前，要對本單位、本部門、本組織現階段的工作情況有壹個清晰的評估，搞清楚總體情況是怎樣的，哪些工作做得最好、取得的成效最突出，哪些做法和經驗值得總結推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩個方面)，哪些問題和原因需要總結匯報。在這些方面統壹思想認識，作者就有了主攻方向，結構安排就容易了，靈感就容易了，文筆就順了。
(2)專題工作總結。是對某項工作的專項總結，即某項工作、某個方面的經驗教訓的專項總結。它的特點是突出壹個？專業？文字需要內容、主題、實例、經驗和寫作技巧方面的專業知識。寫專題總結時，壹定要對相關題目的內容、原則、要求、方法有全面深刻的了解，知道要寫的總結在哪裏，是否合理、有理有據、新穎。如果不掌握這些信息，很有可能會把專題總結寫成概括總結。在寫作的過程中，最好按照提出問題、分析問題、解決問題的順序進行。
第三，突出體驗
寫總結的根本目的不僅僅是肯定成績，找出問題，更重要的是吸取過去的經驗教訓，做好當前和今後的工作。為此，寫總結時不能滿足於成績，找準問題，確定措施，而要在總結經驗上多動腦筋，多下功夫。更加努力。哪怕壹個總結只是總結了壹個具有普遍指導意義的經驗，也是成功的。我覺得要寫好經驗總結，要把握以下三點。
(壹)要有成熟的想法。開好頭，做好尾，突出中間，是寫好經驗總結的基本要求。古人寫樂府詩，講究嗎？雞尾酒，五花肉，豹尾？就是開頭要像鳳頭壹樣好看，中間要像五花肉壹樣飽滿飽滿，結尾要像豹尾壹樣有力。在我看來，這個原則同樣適用於我們的工作總結。我們應該盡力使情境部分變得美好，使體驗部分變得充實，使措施部分變得有力。
(二)廣泛占有信息。寫壹個單位、部門或組織的經驗總結，必須充分占有資料。至少要掌握四個方面:壹是要準確把握這壹階段做了哪些主要工作，各項工作的起止時間和開展過程，哪些工作做得好，哪些工作做得壹般，哪些工作做得差。二是要詳細了解這壹階段工作的背景、利弊、遇到的矛盾，采取了哪些方法和措施解決這些矛盾和問題，取得了哪些成效，有哪些經驗教訓。第三，要明確能說明工作成效和教訓的典型事例、準確數據、人民語言、意見建議、各級評價。四是了解當前工作中存在哪些問題和原因，哪些是傾向性的，哪些是壹般性的，哪些是舊的，哪些是新的。
公文的寫作與要求
顧名思義，公文是壹種公共物品(公文)，已經被使用者認可，形成了固定的模式和要求。它是具有法律效力和規範文體的書面材料，是政府機關、企事業單位內部交流和對外交換信息的傳遞形式。
正式文件的格式:
公文格式包括標題、主送機關、正文、附件、簽發機關和成文時間。
標題由發布機關的名稱、理由和語言組成，除法律法規名稱和圖書名稱外，壹般不使用標點符號。主送機關是公文的主要行為對象或主要受理單位，統稱為頂格書寫或規範化簡稱或類似機關。正文是公文的主體或核心內容部分，表達公文的內容和寫作意圖，由開頭、正文和結尾組成。附件是附在論文後面的相關材料，包括文字、圖片、圖表、統計數據等。附件的順序和名稱應在正文之後、成文時間之前標明。簽發機關是公文的合法作者，即簽名或簽章。除會議記錄外，所有正式文件均應按要求加蓋年、月印章。書寫時間為書寫的年、月、日，以負責人簽發的日期為準。位於發證機關下方，略向右錯開，均用漢字書寫。
公文語言的特點:
準確恰當——公文語言不能有誇張、虛構、渲染、抒情等手段。
簡潔嚴謹——用最少的文字表達最豐富的內容。言簡意賅，寓意豐富。
簡單莊重——語言端莊穩重，簡單直白。公文語言壹定要符合規範，俚語、俚語不要寫進公文。公文處理公務要簡潔莊重，不是個人感情的表達，更不能體現個人風格。
得體規範——說話做事得體得體。不同的語言采用不同的聲調，這叫得體。規範是指符合既定的或明文規定的標準，詞語、句子、標點符號、數字、縮略語、計量單位等必須符合規範。
使用公文語言的方法:
首先，選擇正確的單詞。多使用字面意思的詞語，少用或不用委婉的詞語，避免歧義。
第二，大量使用公文成語。所謂成語，就是公文中經過不斷發展變化而傳承下來的習慣用語和定型化、規範化的語言格式。
第三，“的”字結構多。使語言簡潔、經濟。
第四，適當使用文言文中的虛詞作為公文成語，謹慎使用方言和口語。如“之”的使用。
第五，恰當使用模糊詞語。如原則上、確定性、盡快、適當性、適宜性等。但不能用在時間、地點、人物、情節、結果上，而是要求表達準確。
第六，科學選擇句型。公文基本用主謂句，用較長的句子和介詞結構做修飾語。企業常見的公文主要有以下通知、通告、批復、決定、會議紀要等。上述報告和請示；平行文本中的對等。
壹、註意事項
通知適用於審批各類公文，傳達要求下級辦理、知曉或執行的事項，任免人員。就是下面這段文字，主送單位必須是下級。真實、清晰、直接、直接是通知的特點。強調各公司的通知要抄送集團總部。
二。報告
報告是用來向上級匯報工作，反映情況，回答上級詢問的公文，屬於公文的上半部分。其主送單位必須是發行單位的上級主管。
第三，請示
請示用於向上級主管請求指示和批準。最常用的是任命人員、引進系統和購買固定資產。請示要壹件事壹個要求，不能超過壹個要求。所有請示文件必須在正文下方註明聯系人和固定電話，正文上方必須有簽署人。文件上的簽名人和原始文件上的簽名人應該是同壹個人。
四、會議紀要
會議紀要適用於記錄和傳達會議情況和議定事項。它具有教育、記錄和壹般效果。會議紀要的寫作方法大致可以分為集中總結法、分項記敘文法和發言總結法。
動詞 （verb的縮寫）信息
信息應包括時間、事件、人物、效果和給人的提示等。壹句信息或者壹篇研究型文章，都離不開這些基本要素。要開動腦筋，善於發現身邊的小事、平常事，通過思考給領導提供信息和建議。各公司必須在每月5日前將上月的動態信息上報集團辦公室，文秘人員為信息宣傳員。
不及物動詞會議紀要
會議記錄是秘書人員的基本功，也是壹項經常性的工作。會議記錄應包括:時間、地點、與會人員、主持人、記錄員、無表決權的與會人員、請假人員等。，接著是與會者的議題、觀點和意見，最後是形成的決議或統壹意見。適能要求崗位所要求的能力和表現。
如何提高寫作能力
寫作作為人們交流、溝通思想、傳遞信息、傳播知識的手段，是每壹個有文化的人都必須掌握的基本技能。寫作是每個企業管理者經常需要的基本工具，也是做好本職工作必須具備的基本素質。秘書人員作為企業管理群體的壹部分，服務於領導的日常工作和決策。他們的主要職責是調查研究、綜合情況、提供信息、撰寫文稿、處理電文和電報。如果妳沒有很高的寫作理論素養和專業寫作能力，絕對可以說很難做好。
壹、秘書寫作應具備的條件:
首先，妳必須有壹定的寫作水平。平時要多積累知識。沒有豐富的知識，是不可能寫好壹篇文章的。知道怎麽寫文章。秘書如果不了解文章的具體寫法，就不會有分段，或者格式不對，或者句子不合理，或者文章的中心意思根本沒寫清楚。
第二，必須遵守黨的方針政策。“筆內房產千萬，人命關天，筆內有是非，筆內有奸臣。”由此可見秘書寫作的政策性和嚴肅性。
三要堅持實事求是，真實反映客觀情況。實事求是是壹切工作的原則。秘書工作為領導決策提供依據，尤其是實事求是。秘書寫作的內容必須從實際出發，真實地反映事物的本來面貌。在使用材料時，我們應該誠實和實用。成績就是成績，缺點就是缺點。不能作弊，可以隨意排列組合，不允許搞“合理想象”。
第四，我們應該做更多的研究。沒有調查研究，寫文章是不可能的。比如讓壹個平民寫產品說明，不調查產品，不研究產品，靠想象是寫不出來的。作為秘書，有更多的機會深入了解和調查壹些相關的事情，寫文章才有素材。
第五，要掌握文秘寫作的範圍。如果妳連秘書寫作的範圍都不知道，那妳就沒有資格做秘書人員。
(壹)行政文件:命令、動議、決定、指示、公告、通告、通知、報告、請示、答復、函件、會議紀要等。
(2)日常應用文:調解、控告、書信、電報、合同、公關、記錄等。
(3)專用文書:包括計劃、總結、調查報告、經濟合同、經濟活動分析報告、簡報等。
(4)宣傳稿件:新聞、通訊、評論、廣告等。
(5)法律文書:起訴狀、訴狀、答辯狀等。
(六)學術論文(經驗交流文章)。
第六，要有相應的素質。如果妳沒什麽素質，寫的文章也是思想低，或者思想內容不健康，文章質量不高。秘書應具備四種素質:理論素養、工作作風、智能結構和服務理念。
第七，要精心構思，擬定寫作提綱。寫任何文章，都要構思、擬稿、擬出寫作提綱。構思是壹篇文章整個寫作過程中的重要環節，也是決定文章質量的先行。秘書寫作的觀念有壹個從被動接受主體到發揮主體創造性思維的轉變過程。構思就是通常所說的寫稿子。這種手稿往往是壹個詳細的或簡單的大綱。把這個提綱寫在紙上，反復修改，就是壹個提綱，這是秘書寫作最常見的基本方法。
二，提高寫作水平的有效途徑
壹個稱職的文秘人員必須具備計劃能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、溝通能力、文字表達能力和現代辦公設備操作能力。其中，文字表達能力是最重要、最基礎的，也是實現其他能力的基礎。可以說，文字表達能力是秘書人員的基本功，是“管家”能力。因此，學好秘書寫作，努力提高書面表達水平是非常重要的，也是不可忽視的。那麽，如何才能有效提高秘書寫作能力呢？具體來說，要註意以下三點:端正態度，培養興趣，自覺學習文秘寫作。無論做什麽事，都要有正確的態度和濃厚的興趣，這樣妳才會有動力，才會願意去做，才會盡力把工作做好。學習秘書寫作也是如此。寫作是壹項復雜而精細的精神生產，是壹項非常嚴肅而艱巨的創造性腦力勞動，絕不是壹件輕松而壹蹴而就的事情。愛因斯坦說:愛是最好的老師。我對寫作有很強的責任感和興趣，對寫作的熱愛到了“忘我”和“癡迷”的程度。“我的衣服越來越寬，我永遠不會後悔，我會為伊拉克憔悴。”“每次我知道壹些事情，我都會很高興地忘記自己。”我會樂此不疲，孜孜不倦地研究它，無時無刻地琢磨它，持之以恒，鍥而不舍，所以我壹定會學。
學習秘書寫作的基礎知識，學習優秀作品。有沒有提高寫作的“秘訣”？我們的答案是否定的。那麽，寫作有什麽規律和方法可循嗎？我們的答案又是肯定的。任何事物都有其內在的必然聯系，即規律性。任何物質產品和精神產品的生產都有其獨特的方法和技巧，寫作也不例外。認為寫作沒有規律可循、沒有理論的觀點是唯心主義不可知論的反映，是完全站不住腳的。古人說:“寫作文要有壹把鑰匙，沒有秘密”，“沒有固定的文體，但總要有壹種”，這是符合辯證法的。眾多的秘書寫作教材(包括網絡博客)是對前人秘書寫作經驗的科學總結，揭示了秘書寫作的壹般規律，指導人們掌握秘書寫作方法和技巧的理論。學習語法、修辭、邏輯等基礎知識尤為必要。
要提高秘書寫作能力，也要有意識地閱讀壹些範文，以供參考。魯迅先生曾說:“所有被評價過的大作家，他的作品都在說明‘怎樣寫’。只是讀者不容易看到，所以看不懂。”巴金還談到了閱讀和寫作的密切關系，說:讀得多了，熟悉了，就可以經常順口背誦，這樣就可以慢慢體會到它們的好處，慢慢感受文章的語氣和做法。但也要認識到:讀書是看別人的書，寫作是寫自己的文章；參考只是從中汲取營養，消化後成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“照葫蘆畫瓢”。勇於實踐，堅持多練習多修改。寫作是壹門技能，技能的提高靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的方法。如果只讀不寫或少寫，就會自大，學的知識沒用，寫作水平也就止步不前了。阿清王朝的人唐彪深有體會地說:“多讀書是靠人的努力，多做事是苦求自己的努力；其好處相差甚遠。不開心，做得多的人，很可能是因為困難和痛苦；我不知道其中的艱辛和痛苦，因為我不熟悉我的筆跡。如果被荒廢後作文很難，沒必要每天寫壹篇半；“很容易玩到熟。”天道酬勤，勤能補拙。只有勤奮學習，持之以恒，才能熟能生巧，揮灑自如，真正學到技能。
作為秘書，多寫多練固然重要，但每次起草都要認真修改。修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的重要環節。改更符合人們對客觀事物認識由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的表現。文章經常換，時間出來了。其實多壹次認真的修改，就多了壹次寫作體驗，多了壹次具體的收獲。作為稱職的秘書，要有高度的責任感，養成修改文章的好習慣，虛心聽取領導和同誌的意見，克服怕被批評的思想，對每壹篇文章都要認真推敲和修改，這樣寫作能力才能迅速提高。