搬遷前的規劃和準備
壹、規劃新建築布局
檔案建設是檔案事業持續穩定發展的基礎和保證，要努力把各級國家檔案館建成？五合壹？公共檔案館是實現檔案館跨越式發展的重要目標。
因此，新檔案館的建設對每個地方來說都是壹個新的裏程碑，是實現管理水平和服務水平跨越式發展的重要契機。
功能區域的劃分，各種功能用房的分布，檔案資源的布局，櫃子、桌椅等不同設備的需求數量和擺放位置等。是每壹個新檔案館的規劃設計都應該考慮的基本要素，也是建成使用前必須面對的現實問題。
1根據功能需求合理規劃新檔案館布局
鑒於檔案館的特殊性，檔案館按其功能壹般分為庫區、外事服務區、業務技術區、辦公區和附屬住宅區。
新檔案館的布局應根據功能要求和工作流程進行合理規劃，以滿足功能分區，方便前後臺工作的銜接，確保用戶得到靈活、快捷、周到的服務。
各類房屋應突出實物存放、閱讀接待、開放利用、展覽教育、技術加工、辦公會議、幹部培訓、學術交流、公共休閑、對外服務等功能。，平面布局上功能分區要明顯。
庫區要求相對獨立的，對外服務區應設置單獨的出入口、鍋爐房、變配電間等可能危及檔案安全的附屬建築，並在整體布局上與庫區保持壹定的安全距離；涉外服務區、商務技術區和辦公區應有良好的自然采光和通風條件；館內道路規劃應當與城市道路或者公路相銜接，滿足消防和疏散要求，方便檔案運輸和裝卸；保證足夠的綠化用地、配送場地、道路、停車場等。；室外公共區域不僅可以作為平時公眾休閑的場所，也可以作為災害發生時人員疏散和臨時應急避難的場所。
2.科學合理地劃分和布局新檔案館的館藏。
根據檔案館中檔案資源的特點(如不同的載體、內容、性質等。)，結合新館建築結構，科學合理劃分藏品存放區域。
檔案館藏布局是檔案館的百年大計。壹旦確定，壹般不容易改變，所以需要有前瞻性。
要根據新建檔案館的建築結構、空間分布、各空間檔案資源的承載能力、檔案館的特點、館藏量、擬館藏量、閱讀流量和各類檔案的用戶流量等，科學規劃館藏區域，合理布局館藏區域(如設置紙質檔案、特殊載體檔案、實物檔案和數據庫；珍貴的檔案實體，還要安排專門的庫房作為特藏)，形成新館館藏高效有序的有機整體，科學安排館藏的存放和利用的流轉路線。
既保證了檔案的安全，又方便了用戶，同時維護了檔案工作人員的正常工作環境。
3.通過室內環境布局體現現代檔案館的管理和服務理念。
確定了檔案館的布局後，接下來就是設計各個功能區的室內布局。
考慮貨架位置、貨架距離、閱讀臺距離、工作臺擺放等。
要合理利用檔案的有效面積，避免浪費空間。
作為壹個全新的檔案館，我們應該站在用戶的角度，綜合考慮閱覽室等服務區域的空間感、視覺和行為，通過有效的家具設計和擺放，最大限度地為用戶提供壹個舒適、寧靜、親切的閱讀環境。
同時也要充分考慮員工辦公區等功能區的室內布局，使其具有可塑性，便於根據情況需要進行局部調整。
在此基礎上，利用Auto CAD軟件繪制各樓層的平面布置圖和各房間的平面效果圖，並在現場和圖紙上標註舊址相關區域、場所、文件櫃、閱覽桌、工作站等設備的統壹編號，確保搬遷人員能夠快速準確地找到每件物品的去向，壹步到位，省時省力。
第二，確認新建築的建設指標
新館交付使用前，要按照《檔案館建築設計規範》對新館建設進行全面驗收，重點檢查安全、消防、恒溫恒濕系統的安裝及質量，以及新建機房的環境(包括確認機房電氣系統環境、供電系統環境、供電系統接線、各種電壓測量、UPS供電系統檢測)，確認各項驗收內容符合標準要求。
三、成立搬遷工作領導小組
檔案搬遷必須遵循？統壹領導，分工負責，協調配合？原則上成立搬遷工作領導小組和各地區工作組，明確職責。
領導小組的職責:負責組織和規劃本次搬遷的總體工作；討論制定搬遷工作計劃並組織實施；協調搬遷工作中的矛盾和問題；及時安排搬遷過程；協調參與搬遷工作的部隊或搬遷公司做好搬遷時物品的保護工作。
區域工作組及負責人職責:負責指導和組織區域搬遷活動；負責監督區域搬遷活動；負責實施搬遷活動的工作計劃；協助領導小組組長處理搬遷過程中出現的問題；及時安排責任區域內搬遷活動的進度；協調搬遷過程中的貨物保護。
四、檢查和清理藏品及固定資產
檔案搬遷是全面檢查檔案資源、清理固定資產的好機會。
可以對發現並確定的錯庫、錯幀、錯類、錯號的文件(或數據)進行糾正；通過清理對館藏水平進行系統的、階段性的總結和優化，讓新館在更好的基礎上起步。
1盤點藏品
為了檔案資源？審計賬目？，可以使用文件目錄、分類目錄等。逐個檢查文件資源。
了解館藏，為新圖書館準備可靠的數據，以確定書架份額。
這項工作很繁重，需要提前進行。
2托收單
即檔案資源的整理是對存放在圖書館各種檔案和數據庫中的資源進行整理、分類、排架、鑒定、剔舊、核銷的綜合性工作。
在搬遷之前，所有不按系統排列的檔案資源，比如在書架緊張的時候下架的，還有？混亂？文件、數據等。，根據文件號(數據號)全部返回；對現有檔案資源進行全面檢查鑒定，淘汰過期、失效、無保存價值的檔案資源，卸下包袱，輕裝上陣。
把所有的檔案資源都做出來？真的嗎？，為那些重要且利用率高的檔案資源騰出空間。
3確認家庭財產
即現有的文件櫃、閱讀桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產。按部門清點，並清理倉庫中的物品。詳細列出應搬遷的設備和物品以及損壞和報廢的設備和物品的詳細情況，並進行匯總和記錄。
掌握區域空間櫃的特點和規模。
此外，還需要明確需要添加和及時申請的設備和配件。
在這個過程中，我們要對每壹項固定資產及其位置有壹個大致的了解；對廢棄和損壞的物品要進行登記，不需要的物品要提前處理掉，不留問題。
4實施保護
在搬進新館之前，查出的問題要按輕重緩急逐壹解決。
主要用於紙質檔案的除塵消毒；對嗎？病態檔案？登記、整理不規則檔案或關鍵搶救保護措施(如復制原件備查、縮微、數字化等。);特殊載體的檔案應進行除塵、清潔和幹燥。
就原網絡設備而言，畫出網絡設備的清單和拓撲圖以及搬遷後的物理布局和連接。
圖和電纜編號圖；備份所有關鍵數據(包括程序、數據庫、服務器的配置參數、操作系統等。);解決各種設備及其線纜、信號燈、液晶屏等的錯誤。提前；清洗網絡設備等。
五、準確確定貨架位置
檔案櫃架位的確定是檔案搬遷過程中的壹個重要步驟。
由於新舊圖書館在承載能力、位置布局、館藏量等方面的差異，需要對原有館藏中的各類檔案資源實體進行重新組合和布局，以便更好地利用。
為此，有必要確定書架位置，並據此編制新舊圖書館檔案存放對照表和新圖書館檔案存放計劃，對每個書架進行定位。
館藏架位的確定主要包括測算架上存放的各種文件資源實體的實際長度和存放各種文件資源實體的預留開發空間。在新圖書館中，每個獨立的存放文件資源實體的空間的文件架上都應預先標記上編號。
準確確定收集櫃的貨架位置，可以節省人力、物力和財力，減少損失，加快搬遷速度。
六、選擇合適的搬遷方法
壹般的搬遷方式:先打捆、下架、裝箱(裝袋)，然後裝上大中型貨車運到集合點，再拆箱(裝袋)、拆箱、上架、整理。這種方法比較適合新舊圖書館距離較遠的檔案搬遷；第二種是捆綁、卸貨、裝載、運輸到目的地，然後開箱、上架、分揀。這種方法適用於新舊圖書館距離較近的檔案館搬遷。三、拆裝推車(或其他搬運工具)，由人組成的傳送帶運送到貨架上，然後上架、分揀。這種方法適用於同層或跨層搬遷。
上述方法的缺點是:首先，需要有較大的空間來有序地排出已經從貨架上取下的袋子和包裹；其次，無法精確控制館藏實體的排列，為未來發展預留貨架空間；第三，壹旦順序失序，比如壹捆或幾捆，壹包或幾包文件錯了，整個布局就會失序，需要重新排序；第四，整個搬遷過程無法有序控制，容易被亂堆亂放，給後續工作帶來困難和不便。
因此，搬遷過程應根據實際情況靈活安排。
七、制定詳細的搬遷實施方案。
搬遷工作應該在哪裏？人員安全，文件安全，保密安全？在總體要求下，制定詳細、合理、可行的搬遷實施方案，包括辦理日期、檔案資源種類、架型和數量、搬遷起始地、運輸路線等。
同時，要充分考慮影響搬遷進度的主要因素，預估搬遷工作中可能遇到的問題和困難，包括安全、搬運、供電、天氣問題等。，提出解決方案和應急預案，並成立相應的工作組，明確每個流程，將搬遷工作細化到每個人。
八、準備好搬家所需的工具和用品。
主要是指運輸工具(如運載車輛)和包裝搬運物品(如記號筆、密封膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等)的準備。)在搬遷過程中使用，為搬遷工作提供了物質保障。
搬遷過程控制
搬遷中的過程控制是檔案搬遷的實質階段，包括檔案資源和辦公設備的搬遷。
想做嗎？動前測試？，準確計算整個搬遷過程所需的時間。
在驗證該方法的可行性後，進行人員部署、戰前動員和搬遷註意事項，以開始運行，從而將搬遷成本降至最低。
壹、組織人員調配
搬遷前期，領導小組應召開全體人員參加的搬遷動員會，宣布搬遷思路、搬遷方案以及各部門、搬遷工作組和每個人的職責，充分調動他們的積極性，全力以赴開展工作。
在搬遷實踐中，全員參與，領導小組統壹組織調配人員，責任落實到人。
第二，檔案資源的重新配置
1捆綁
檔案館在暫停對外服務、告知社會和公眾閉館的基礎上，將館藏檔案和資料逐壹卸載，貼上印有館室號、架號、全宗號、起止號、箱號(或卷號)、打包員等標識的標簽。
標簽應不少於捆數的三分之二，盡量用毛筆書寫，用塑料繩紮緊，用膠帶封好。
同時要記錄每捆(包、袋)的數據？賬本？以便在移入新庫時將同類捆(包、袋)放在相應的貨架旁邊。
良好的捆紮質量和較高的編號質量可以保證檔案資源的有序處理。
2處理
搬運主要包括檔案資源的保管、裝載、運輸、卸載、保管五個環節，可以在武警或專業搬家公司的協助下完成。
負責檔案資源出庫登記的工作人員要認真記錄檔案資源出庫情況，記錄什麽樣的檔案出庫，多少捆(袋、包)，車上裝了多少捆(袋、包)檔案。
裝載時，應註意按收集區的順序裝載，以保持裝載過程有序。
運輸過程中，檔案應配備專門的押運人員，隨車押運，防止車上的檔案資源在運輸過程中掉落。
卸貨時禁止？扔包？，預防？散裝包裝？、?切換？，及時解決問題；要明確攜帶的檔案資源存放位置，清點捆(袋、袋)數，與裝車時登記的捆(袋、袋)數核對，確保準確，然後組織人員將各類檔案資源直接運送到相應的貨架附近。
3個架子
指導每捆(包，袋)文件？坐對位置？，及時上架，不留壹捆(包、袋)，保質保量完成上架任務，避免倉庫出現大落架、轉倉現象。
第三，固定資產的搬遷
檔案櫃、閱讀桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產搬遷的組織過程。，主要體現在拆卸、包裝、搬運和安裝上，這也需要科學、周密、細致的設計。
1用於拆卸、分類和保護性包裝。
各部門對自己管理和使用的、需要拆卸的辦公設備和家具進行拆卸、整理和保護(比如將電腦主機、顯示器等易掉落、易損壞的部件拆卸下來，用專門的纏繞膜包裹起來，保證它們成為壹個獨立的整體，便於攜帶)。員工應該將他們的個人物品裝箱並密封。
2統壹編號和標簽
參照平面圖，在新址工作現場的顯著位置粘貼統壹的名稱和編號(此編號壹經確定，相關部門舊址的所有辦公設備和家具將統壹使用此編號，以便搬運人員快速找到被搬運設備和家具的具體位置，並將其放在確定的位置，為下壹步整理辦公設備提供最方便的準備)。貴重和易碎物品應特別標明。
3對設備進行分類登記。
在此基礎上，制作了新舊圖書館辦公設備擺放對照表。
4根據搬遷前登記簿或新舊圖書館辦公設備擺放對照表進行處理。
這部分工作可以在武警或者專業搬家公司的幫助下完成。
根據事先畫好的新館各功能區室內布局圖，將文件櫃、閱讀桌椅、辦公家具、儀器設備按給定的間隔擺放，盡量做到壹步到位。
如果繼續使用原有文件櫃等設備，在不影響老館檔案安全的前提下，必須在檔案資源移動前完成拆除、搬遷和安裝到位。
搬遷後，所有離開老館、進入新館的物品都需要相關負責人簽字確認；各工段搬遷工作組在負責人的帶領下，檢查原有辦公設施是否完好，是否有應搬而未搬的物品，淘汰的櫃子、桌子是否清空等。，關好門窗，水電，打掃原辦公室，將原辦公室鑰匙交給行政部。
搬遷後的整理和收尾
主要包括檔案資源的上架整理和自動化系統的安裝調試。
1檔案資源的整架和細架
在時間短、節奏緊、勞動強度大的條件下，難免會出現壹些問題，比如:檔案？混亂？。
因此，檔案資源全部上架後，檔案館需要成立專門的檢查小組，根據搬遷前登記的詳細情況逐壹檢查核對，及時提取錯放的使其歸位，並請相關負責人簽字確認。
同時，根據新館檔案的排架情況，調整各類檔案的排架，方便查找。
2自動化系統的安裝和調試
設備到位後，安裝調試組成員要及時安裝、測試、調試網絡設備，為開館做好充分準備。
主要是服務器、電腦等設備的安裝以及網絡是否暢通的測試。
按照總機房、用戶服務部等部門先行的原則，安裝調試檔案館電子閱覽室的服務器、工作電腦、用戶檢索電腦和計算機設備。
為新博物館畫壹張平面導航圖
導航圖可以讓初入檔案館的用戶和參觀者清楚地了解新館各個房間的功能和各個職能部門的位置，盡快熟悉朝向。