第壹，底片。負片分為原版負片和盜版負片。原底片是指照片形成過程中產生的原始底片，是照片檔案的原始材料，是照片檔案的關鍵部分。拷貝底片是為了保護原始底片而翻拍照片形成的底片，也稱為拷貝底片。作為壹般單位，大部分都是原版底片。對於重要和珍貴的照片，原始底片和盜版底片應同時形成或保存。
第二，照片。是通過負片沖洗出來的，和主體壹致。存檔的照片文件包含照片和底片。照片易於識別，是照片檔案的重要組成部分。
第三，文字描述。就是照片的標題、文字補充、說明材料。壹張照片，不管它有多珍貴，如果缺少文字描述，它的價值就會大打折扣。尤其是歷史老照片，因為事物發生了變化，後人無法識別和理解，將無法準確揭示和表達事物的本來面目。所以照片和文字描述是相輔相成，不可分割的整體。1，反映公司主要職能活動的工作成果和存在問題的信息；
2.各級領導和知名人士出席的與公司有關的重大活動信息；
3.公司有關人員組織或參加的重要會議、會議和外事活動的信息。
4.有關公司權益的信息。
5.其他單位形成的與公司有關的重要材料。
6.其他具有保存價值的材料。1、照片檔案應在其形成後壹個月內與歸檔部門其他載體形式的檔案壹並歸檔；如有特殊情況，備案時間可適當延長。
2.歸檔對口部門檔案部門應隨時收集具有特定保存價值的零散照片。照片分兩類，壹類是工程類，壹類是綜合類。這兩種類型的文件具有不同的文件編號。
1，綜合類排列和編號方法:將圖書按成書年份和書號排列，每壹年有壹個序號。
檔案號由聲像檔案代號、檔案類別代號、年份和章號組成。
2.工程類別由壹級類別代碼、二級類別代碼、項目代碼和張號組成，用“-”號連接。
3.屬於同壹類別的照片應按時間順序編號，負數同時填寫。整個家族的底片都編號了。格式:全宗-序號。
4.錄音帶、錄像帶和錄像帶按年代問題分類，並按內容編號。同壹內容的幾組條目應視為壹個案卷，編壹個案卷號，然後每組依次編號。
5.請註意與其他載體文件相關的參考編號。格式為(文件形式)文件號/(文件形式)文件號。1.文字描述的基本內容包括原因、時間、地點、人物、背景、作者(拍攝者)等。
2.編寫說明的要求:
(1)準確揭示檔案材料的內容，匯總其反映的全部信息，正確完整地標註項目；
(2)應寫自然照片(或幾張內容相近的照片)。(3)文字簡潔，語言流暢；
(3)時間用8位阿拉伯數字表示。
備註:
目錄:
1.照片檔案:整理照片時，拍攝內容、時間、地點、人物等。應該註明。
卷內內容如下:PhotoNo。/FilmNo。標題拍攝時間攝影師手記ZP 2012-119 2005 07 09照片文件標簽照片號/FilmNo。看到沒有。文字描述拍攝時間20050421攝影師。