例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然後分檔存放並分別報送給有關領導者閱讀、處理，然後將批閱後的文件妥善保存，以便以後查閱。領導者研究各種文件之後作出決定，壹般采取文件的形式向下級返回處理指示。這壹過程，是壹個典型的辦公過程。 我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理信息的系統，是人類進入信息時代後的壹種新概念。
為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。
信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。
信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的壹種壹體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。
在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；
壹些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；
公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。
作為壹個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門***享的這壹綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。
決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。
事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。
三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。
壹體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成壹個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。
壹體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利於和外界的信息溝通，使信息通信的範圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，並且有可能融入世界範圍內的信息資源***享。
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