1 做好采購管理的基礎性工作
建立決策及執行和監督相互制約的管理機制
目前很多企業的物資采購往往掌握在壹個部門或者幾個人甚至壹個人的手裏,由壹個崗位完成從計劃申請、物資采購到儲備管理、物資發放的全過程管理,缺乏有力的監督機制。按照機構的權責和機構相互支持、相互制衡的原則,應建立起決策、執行和監督相互制約的機制。決策層負責制定采購原則、方針、采購限價等;執行部門即采購部門負責具體實施;監督層即價格管理部門負責控制,監督采購價格及采購行為。價格部門與采購部門相分離,獨立行使物價管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權責明確。形成有效的制衡機制,權利的分散和制約會有效的防止物資采購中的“暗箱操作”。
2 建立健全嚴格的管理制度
市場經濟從某種意義上講就是法制經濟。規範企業物資采購環節人的行為,不能只靠個人的覺悟,根本途徑是靠制度。在企業內部,搞好制度建設是實施采購管理的工作基礎和重要保證。也就是要在企業內部建立起科學、嚴密、規範、具體、可行的管理制度,來規範采購人員的采購行為,管理人員的管理方法等,形成“管理靠制度、辦事講原則、業務按程序”的工作格局,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業的采購管理走上規範化、制度化的軌道。
3 建立現代化的信息網絡
及時準確的信息是科學決策的依據,采購管理是面對市場的,當前市場瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會變成武斷,因此必須利用現代化的通訊工具,建立快速的價格收集網絡,實現有價可比。收集價格信息主要有三種渠道:
壹是專業人員走向市場調查,感受市場價格變化動態,寫出價格分析報告;
二是參與其它單位的招標會,招標詢價;
三是利用互聯網、電話等詢價。此外信息還來源於報刊雜誌、企業建立的內部計算機信息系統等。信息就是財富,廣泛收集價格信息是決定物資采購價格的基礎。企業應為采購部門、價格審計部門配備各種現代化的通訊工具,建立廣泛的信息網,保證采購管理工作得到及時的信息支持。
4 采購管理工作中的具體措施
及時了解市場物價信息,準確預測市場行情適時采購
在市場經濟條件下,商品的價格會經常隨著季節、市場供求情況的變動而變動,因此,采購人員要通過各種現代化的手段及時掌握市場信息,廣泛進行價格的對比了解,研究原材料的市場供求情況,並註意及時反饋信息,以便於企業決策層把握國際、國內的市場動態,預測市場行情,做出正確決策,把握好時機和采購數量,適時采購。