采購管理制度包括采購領導制度、經濟責任制、獎懲制度、監督制度等。采購流程包括詢價、供方選擇和合同管理等。
壹、采購管理制度
采購領導制度:采購領導制度,即采購決策制度,按采購什麽、采購多少,什麽時候采購等決策權屬於哪壹級來劃分領導制度。
經濟責任制:經濟責任制是按照客觀經濟規律的要求,以提高經濟效益及服務質量為目標,科學地確定相關部門、人員經濟職責、利益權力的壹項管理制度。明確經濟責任制,有利於維護采購隊伍的良好的工作秩序,提高工作效率,講究經濟核算,從而提高經濟效益。
獎懲制度:為了調動廣大采購人員的工作積極性,充分發揮他們的聰明才智、努力幹好本職工作,企業應該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現“幹多幹少不壹樣,幹好幹壞不壹樣,幹與不幹不壹樣,幹輕幹重不壹樣”的分配精神。
監督制度:貫徹采購制度必須堅持嚴格監督與考核,沒有嚴格的監督,采購制度就會流於形式,嚴格的監督是以科學考核依據為基礎的。在實際工作中監督的方法包括三種:壹是由采購負責人對各部門組織和職工個人執行情況進行縱向檢查;二是組織有關部門的負責人進行橫向聯合檢查;三是個人自查。
二、采購流程
詢價:詢價就是從可能的賣方那裏獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業術語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有招標公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
供方選擇:這個階段根據既定的評價標準選擇壹個承包商。評價方法包括合同談判、加權方法、篩選方法、獨立估算等。壹般情況下,要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後,經談判,買賣雙方簽訂合同。
合同管理:合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程,壹般包括授權承包商在適當的時間進行工作;監控承包商成本、進度計劃和技術績效;檢查和核實分包商產品的質量;變更控制,以保證變更能得到適當的批準,並保證所有應該知情的人員獲知變更;根據合同條款,建立賣方執行進度和費用支付的聯系;采購審計;正式驗收和合同歸檔。
采購管理制度的特點
1、文字化
任何制度都是以文字的形式表示出來的,采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求,口說無憑,應以文字的形式固定下來,作為大家***同的行動綱領,對任何人、任何采購活動均起規範作用。文字化的采購制度可以張貼起來,也可以打印成冊,分發給每壹個采購人員,要求大家領會其內容,自覺地按采購制度要求自己。
2、可行性
任何企業的采購制度都應在充分考慮企業內外部條件、企業發展目標、行業特點以及采購人員本身實際情況的基礎上制定,應切實可行。不同類型企業的采購制度可以有差異,即使是同壹個企業在不同時期也應有不同的采購制度,我們反對照搬照抄和壹成不變的采購制度,強調采購制度在實施貫徹中的切實可行性,而不是僵化的教條與清規戒律。
3、嚴肅性
采購管理制度壹旦確定,采購人員應不折不扣地執行,只制定制度而不加強執行與實施的監督,這樣的規定、制度是毫無價值的。在實際運作中,對違反制度的采購人員應有相應的制裁措施,應提倡采購制度的嚴肅性。
4、協調性
采購管理制度要註重各部門、各崗位之間的協調,把上下級工作、前後環節工作有機地協調與聯系起來,以體現集體利益。