中國是禮儀之邦，文化歷史悠久，人們相互通信來往，壹向註重格式和用語。通信既要講究修辭、文法，又要講究文明禮節、禮貌。如果能夠熟練使用書信的格式、用語，自然顯得高雅、生動、鮮明，給人壹種美的享受。
書信的格式壹般要註意地位、擡頭、分行、稱謂、結尾。所謂地位，即收信人姓名稱謂寫於起首頂頭第壹行。發信人的署名在全張信箋的二分之壹以下。擡頭是指舊式書信，對年長的受信人空壹格或另起壹行，以示尊敬。目前已不太用了。但和壹些老先生的來往書信還是十分講究的。分行是在信中為避免雜亂無章而采用的分段陳述。每段開始前空壹到二個字，述及不同內容時，分幾段書寫。稱謂，不同身份有不同的用語。如對於父母用膝下、膝前;對於長輩用尊前、尊右、前鑒、鈞鑒、侍右;對於平輩用臺啟、大鑒、惠鑒、臺右;對於婦女用懿鑒簽、慈鑒;對於老師要用函丈、壇席等等。現時多以同誌、先生等作為尊稱，如加上惠鑒、臺鑒、賜鑒，也都未嘗不可。
當妳寫好信以後，應加上結尾語，俗稱“關門”。有如“即問近好”“敬頌鈞安”“敬祝健康”，以及較古樸形式的春安、冬安、日棋、刻祉……在社交上用“專頌臺安”。另有匆促草率語“匆匆不壹”“草草不盡”“不盡欲言”“恕不多寫”等。用於祝福問安的有“順頌大安”“專此祝好”“即問近棋”“此請召綏”等。請教用語有“乞復候教”“仁候明教”“盼中賜教”“尚希裁答”“敬祈示知”等。結尾語要根據書信內容，運用自如。
按書信用語的不同用意，可分以下類別：
開頭語
喜接來函，不勝歡慰。頃接手示，甚欣甚慰。頃接手示，如見故人。得書之喜，曠若復面。久不通函，至以為念。前上壹函，諒已入鑒。頃奉惠函，謹悉壹切。惠書敬悉，情意拳拳。昨得手書，反復讀之，拳拳盛意，感莫能言。數奉手書，熱摯之情，溢於言表。棒讀惠書，欣慰無量。頃奉手教，敬悉康和，至為欣慰。久未聞消息，唯願壹切康適。手書已接多日，今茲略閑，率寫數語。不日前曾奉壹函，意其已抵左右。頃接手教，敬悉壹切。接奉大劄，敬悉種切。
思念語
分手多日，別來無恙?別後月余，殊深馳系。壹別累月，思何可支?久疏通問，渴望殊深。別後縈思，愁腸日轉。離情別懷，今猶耿耿。故園念切，夢寐神馳。心路咫尺，瞻言甚慨。歲月不居，時節如流。鴻雁傳書，千裏咫尺。海天在望，不盡依依。相距尚遠，不能聚首。轉托文墨，時通消息。別來良久，甚以為懷。何日重逢，登高延企。前上壹函，諒達雅鑒，迄今未見復音，念與時積。近況若何，念念。握別以來，深感寂寞。久疏問候，多多見諒。何時獲得晤敘機會，不勝企望之至。久疏問候，想必壹切佳勝?多日末晤，系念殊殷。久仰大名，時深景慕。
欽佩語
奉讀大示，向往尤深。大示拜讀，心折殊深。大作拜讀，敬佩之至。久欽鴻才，時懷渴想。德宏才羨，屢屢懷慕。喜接誨教，真解蒙矣。謹蒙誨語，用祛塵惑。頃讀惠書，如聞金玉良言。蒙惠書並賜大著，拜服之至。
問候語
春寒料峭，善自珍重，春雨霏霏，思緒綿綿，近況如何?陽春三月，燕語雕梁，想必心曠神怕!當此春風送暖之際，料想身心均健。春日融融，可曾乘興駕遊?春光明媚，想必合家安康。時欲入夏，願自保重。赤日炎炎，萬請珍重。炎暑日蒸，千萬珍愛。茲際炎暑，好自為之。盛暑之後，繼以炎秋，務望珍攝為盼。入秋頓涼，幸自攝衛。秋色宜人，望養誌和神。秋高氣爽，希善自為樂。秋雨綿綿，萬請自愛。秋風蕭蕭，至祈攝衛。秋風多厲，為國珍攝。近日天寒，諒已早自衛攝。漸入嚴寒，伏維自愛。日來寒威愈烈，伏維福恙躬無。嚴風極冷，請厚自珍愛。近來寒暑不常，懇祈珍重自愛。氣候多變，希自珍衛。近來天氣變化無常，請多珍重。值此盛夏之際，未知起居如何，請對身體多加珍重。近日天氣漸漸寒冷，希望妳多加保重。
問病語
大示細讀，尊蒜極念。聞君欠安，甚為懸念。聞病甚念，務請安心靜養。頃聞您臥病數日，心甚念之。聞您抱恙，不勝懸念。知尊恙復發，甚念甚念。尊恙已有起色，甚以為慰。尊恙愈否?念念。尊蒜大愈否?望珍攝自重。貴體新痊，諸唯珍重。前遇來函，知尊恙已痊可。重病新愈，望多休息。欣聞貴體康復，至為慰藉。
自述語
賤軀如常，眷屬安健，聊可告慰。合家老小安好如常，請勿念為要。幸寓中均平善，勿念可也。闔寓無恙，請釋懸念。惟寓中均平善，可請勿念。我微恙已愈，現頑健仍如往日，免念。偶然微恙，幸近已痊愈，希勿念為幸。日前患病，現已復原。賤體初安，承問極感。大示讀悉，獎飾過分，實不敢當。
祝賀語
欣聞……，謹寄數語，聊表祝賀。謹以至誠，恭賀妳們……。
欣聞……，匆致上函，誠表賀意。
喜聞……，由衷快慰，遙祝前程似錦。謹具刀筆書遏，恭賀嘉事吉禮。頃聞喜訊，再祝鴻圖大展。
祝新婚忽鳴燕賀
且祝新僖。頃聞吉音，欣逢嘉禮。附呈微物，聊佐喜儀，勿棄是幸。欣聞足下花燭筵開，奉呈薄禮。謹呈不腆之儀，聊以誌喜。得悉妳倆有情終成眷屬，至為快慰。欣聞妳們喜結良緣，無限欣慰。喜聞足下燕爾新婚，特申祝賀。頃悉妳合巹之喜，謹祝幸福，白頭偕老。恭賀妳們喜結百年之好。
祝生育
弄璋之喜，可慶可賀。弄瓦之慶，遙以致賀。聞育祥麟，謹此恭賀。弄璋之喜，符君宿願，謹以為祝。聞尊夫婦喜添千金，熱忱致賀。謹祝母子平安無蓋，望代致拳拳。
祝壽
遙祝壽比南山，福如東海。恭賀延年壽千秋。心禱口祝，皆賀高壽。謹祝壽比南山，健康長壽。喜貿福壽雙全，恭祝合家安好，壽星高照。
致謝語
承蒙關註，特此感謝。承蒙關照，不勝感激。請接受我的謝忱。費神之處，不勝感激，來示讀悉;十分感謝。厚情盛意，應接不遑，切謝切謝。勞神為謝。費神之處，泥首以謝。感荷高情，非言語所能鳴謝。承賜忠言，心感何極。承蒙諄諄忠告，銘感銘感。承蒙見教，獲益甚多。承示誠摯之言，佩其感甚。頃得惠函並照片種種，感謝之至。備荷關照，銘五內。承蒙惠贈，忠心感謝。前承饋贈……，傾感不勝。承蒙存問，不勝感謝;如此厚贈，實深惶涑。日前既荷盛錢，復蒙躬送，感謝無既。
致歉語
惠書敬悉，甚感盛意，遲復為歉。惠書已悉，因為瑣務，未即奉答為歉。久未通信，甚以為歉。久稽回答，幸原諒之。奉讀惠書，久未作復，甚以為歉;數奉臺函，未暇修復，抱歉良深。音問久疏，實深歉疚。惠書早日收到，因事紛繁，遲至今日奉復，甚歉。所詢之事，目前尚難奉復。關於……之事，壹時無以奉聞，歉甚。托付之事，未能盡如人意，尚請多多包涵。前言……，因事繁忘卻，歉甚愧甚。雜務纏身，故托付之事延誤至今方作復，歉甚。疏失之處，請少垂寬恕之情。前事有負雅意，十分抱歉，尚希恕之。前事有逆尊意，不勝慚愧，萬望海涵。
致哀語
驚悉××不幸逝世，不勝哀悼。頃接仆告，不勝傷悼。驚聞××作古，家失柱石，悲痛萬分。尊×逝世，深致哀悼，尚望節哀順變。前接×日信，知令×逝去，為之慘然。××逝去，實足哀傷。良友雲逝，傷感自多，尚望珍重。聞悉××逝世，大出意外，望節哀釋念。接××長逝之耗，凡在相好，無不同深惋惜。驚承訃告，悲悼不已，專函致唁，並慰哀衷。近聞××逝世，甚哀悼之。死者已矣，生者懇請多多保重。
請托語
冒昧幹請，惟望幸許。拜托之處，乞費神代辦，不勝感荷。謹布區區，尚希鑒察，費神相助。所懇之事，若蒙慨允，將不勝感激之至。特瀝寸函布達，祈勿他言推諉。值此情形，望您能盡力相助。茲有……，謹祈代為轉交，費神感荷。倘蒙照佛，銘感無已。如承俯允，無任感荷。
承諾語
但有見示，願效犬馬。有何要求，請盡早示知，切勿客氣。凡有可效勞之處，自當盡力而為。承囑各事，皆壹壹照辦，盡請放心。所言之事，當為設法，請釋念。托付之事，時刻不敢忘懷。有蒙見托，敢不盡心盡力。為君效力，由衷所願，豈有二話?
婉辭語
托付之事，因……，不便應命，祈獲諒解。能力所及，僅此而已。無法奉命，尚希鑒諒。因…，故無法遵命，尚乞海涵。所托之事，實非綿力所能及。區區苦衷，尚祈鑒有。盛意心領，然非不為也，實不能耳。前信所言，實愛莫能助，容日後再行設法，請諒。無以為之，實非得已，伏乞諒鑒為幸。我情況不明，亦無主張，請自行酌定為盼。所言之事，問題非小，壹時殊難決定。所需之款，本當盡力籌借，唯我亦有困難，無以為助，殊深抱歉。蒙惠贈厚物，感謝之至，然實難拜受，尚祈原諒。
請教語
倘蒙見教，沒齒不忘。如何之處，敬候卓裁。風雨同舟，願聞明教。倘承不吝賜教，幸甚幸甚。得暇望時賜教言為禱!倘有所聞，尚祈見告，惲資改進，不勝盼禱!如有所得，祈隨時賜示為盼。上述種種，尊意以為如何，請告。所言之事，尚希撥冗見示為幸。今冒昧呈上拙作，若蒙賜以修正，不勝感激。拙作幼稚，懇請大加斧正。尊處若有此類資料，希壹查見示為感。
商討語
厚蒙雅愛，瀝膽直諫。叨在契末，鬥膽直陳，伏維良照，不盡縷衷。種種尚須斟酌之處，尊意如何?吾敬先生，尤重真理，故直陳，希諒。微末之言，幸無見闊，不勝大願。相見以城，請恕不謙。肺俯之語，請恕直言。
贈物語
茲贈薄物，實因受恩非淺，無以言謝。寄上薄物若幹，尚望笑納為幸。略表賀意，請笑納。微物兩包，聊供途中之需，即乞笑納。茲奉上……，聊表祝意，幸祈笑納。所奉禮品雖微不足道，望勿嫌棄。千裏鵝毛，聊表寸心。
邀約語
所言未知妥否，賜復是荷。何日來此，願得晤談為幸。祈望壹會，***敘友情。敬請光臨，若蒙光臨寒舍，當不勝榮幸之至。偶得壹佳作，願與君***賞，懇請光臨。
接物語
卻之不恭，受之有愧。得識墨寶，幸莫如之。蒙關愛之情，弟惟欣然領受。兄割愛遠贈，弟受之有所不安。所贈雪中送炭，在下感激涕零。贈物收具，無以言謝，唯臨窗遙拜。感君解囊相助，實解我燃眉之急。睹物思人，其情難述於片紙之間。
催促語
虛位以待，恭請臨任是荷。立盼速復。請速示知。萬望從速賜復為要。有暇希即函復為盼。如蒙速復，不勝感激。奉懇之事，乞速復為荷。余不盡言，唯乞速復為盼、上述之事，唯希從速示復。尊意如何，請即示知。
結束語
紙短情長，不勝依依。恕不贅述，就此擱筆。專此奉復。手此奉復。敬候回諭。匆此先復，余容後凜。臨書倉卒，不盡欲言。書不盡意，余言後續。情長紙短，不盡依依。日來事忙，恕不多談。草率書此，祈恕不恭。特此致候，不勝依依。謹申數字，用展寸誠。諸不具陳，謹申微意。言不盡思，再祈珍重。匆雜書復，見諒。
附言語
××附筆致意。不另。××囑代筆問候。夫人小女均此請安。順詢合家安好，不壹。另請代問鄰安，以念舊居之情。