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如何提高公文辦理效率

傳統實體印章實地紙質蓋章方式帶來的用章難問題,是當前組織公文管理中的核心難題。

原始的紙質化階段,公文內容的起草、審核、用印全靠人工,傳輸靠快遞,公文積壓、效率低成為常態,管理成本居高不下。

過去的半電子化階段,信息化管理盛行,許多組織借助辦公軟件實現了公文線上擬稿、審核和套紅,但是“蓋章”仍在線下,用章難題依舊難解。

現在,全程電子化公文簽署通過引入電子印章將蓋章、簽字搬到線上,在半電子化的基礎上徹底打通公文電子體系,實現全程無紙化管理。

第三方電子合同平臺可以連接OA辦公系統、公文管理系統,為組織公文簽發提供集“擬稿、簽發、套紅、用印、打印、簽收”於壹體的智能化公文服務。提升公文內、外流轉效率,徹底改變組織無序、低效、麻煩的公文管理狀態。

(發文周期縮短95%)

圍繞組織內部發文流程,壹對壹化解各個環節的管理難題,給公文流轉提速:

1.擬稿便捷:電子擬稿可以直接根據需求套用模板,實現在線編輯,並全程記錄所有文件修改信息,通過修改留痕功能保證公文內容安全。

2.簽發安全:在公文簽發環節,電子合同平臺提供驗簽和身份驗真服務,避免代簽、盜簽風險,明確簽署人身份,確保簽發可靠。

為了提升公文簽發效率,電子合同平臺的移動簽署服務,在簽發過程中,無論領導是否在公司,隨時用手機就能簽字、蓋章,保留簽字痕跡,方便又安全。

印章的真實性是驗證公文的核心環節,電子合同平臺提供的每個簽名和印章都有權威CA機構頒發的數字證書,隨時都能查明印章和簽署人的身份,全程確保安全發文。

3.套紅自動:公文自動套紅全程無需人工操作,格式規範、速度快,提升發文效率。

4.用印智能:以電子印章替換實體印章,以透明的線上簽署方式確保用印中的印章和內容安全。

電子合同平臺在蓋章環節自動將審核確認的公文自動轉換成國家標準的PDF格式,文件更加正式,不易篡改;對組織的所有電子印章進行使用權限設置,控制使用人員,提升使用安全性;多部門聯合用印能夠實現多個部門的同步用章,無需輾轉跑腿,提升發文效率。

5.打印防泄:蓋完章的文件有時候需要下發到多個區域,打印傳閱的過程中,電子合同平臺的防偽打印功能可以加強文件管控力,防止文件外泄、防止內容篡改。

6.簽收驗真:組織可以直接將來文上傳至電子合同平臺進行驗證,如果已經和公文系統集成,收文的同時就能自動檢驗文件的簽名和印章的真實性。確保文件來源、文件內容、文件印章真實。

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