檔案管理在城市管理中起重要的促進作用
檔案工作的中心任務就是緊緊圍繞工作的實際，為改革和發展提供優良服務，因此，做好檔案管理對促進未來城市建設發展尤為重要。其在城市管理中的作用主要表現在：壹是可為城市建設提供先進的科技信息和管理動態。檔案管理通過開發檔案信息資源，以圖書、雜誌、情報資料、電子郵件等形式，為城市建設及時提供最新科技動態和先進的管理理念。二是圍繞各方面的管理，為城市建設管理提供積極服務。檔案作為的壹面鏡子，代表著不同時期的管理水平，幫助城市建設不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對城市管理各個方面各個環節工作的不斷總結、反思，探索出符合實際的先進的管理模式。
檔案管理在城市建設中起重要的基礎保證作用
城市管理是涉及多學科的部門，反映在檔案管理方面，表現為工作量大、技術要求高。城市在建設過程中形成了大量的文書類、工程管理類、設計類、施工類、監督類、決算類、招投標類等技術文件，這就要求檔案管理部門按照科學的方法對這些文件資料進行收集、整理、歸檔，並編制出多種檢索工具，壹方面為日後的養護和擴建、改建提供及時準確的基礎性資料；另壹方面，綜合各方面對城市管理的評價，經研究整理後及時反饋給有關部門，幫助優化設計和施工方案，節約投資，促進城市的發展。
檔案管理是城市文化建設的重要組成部分
城市文化建設是樹立城市形象，增強職工凝聚力、自豪感、使命感的重要手段。城市檔案是城市文化建設系統中的子系統，檔案室是各單位內部具有文化屬性的部門，是各項工作利用檔案信息的中心。要充分認識檔案室的文化屬性，並發揮其作用，把檔案室真正建設成壹個集宣傳、文化教育和信息服務為壹體的文化機構，成為城市文化建設的基地。通過檔案保存的反映城市過去榮譽和成績的實物，如獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、獎品等，有助於擴大城市知名度，增強城市的榮譽感和使命感。
城市管理工作自身具有綜合性、多樣性的特點，它促使檔案管理要深層次地開發檔案信息資源，為城市文化建設服務。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，開拓新的服務領域，主動提供檔案資料和經過選擇、分析、匯總的動態檔案信息，擴大服務對象和服務範圍，充分利用各種方式方法，廣泛收集各處技術、管理等方面的動態資料，編寫不同種類的參考資料，為城市文化建設服務。
隨著信息社會的到來，現代科技發展的不斷進步，傳統的系統檔案管理模式面臨著越來越嚴峻的挑戰。為順應時代發展的潮流，充分發揮檔案工作在城市管理中的重要作用，檔案工作人員應積極地將現代信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，本著資源***享，優勢互補的目的，為檔案數字化、信息檔案化打下了堅實的基礎。
通過使用信息系統管理檔案，可明顯提高檔案管理的水平，使檔案管理更加科學、有序；為檔案管理引入新的理念和方式，更好地實現檔案的社會利用，造福於社會；通過實現檔案等電子信息的檔案化，利用被實踐證明科學有效的傳統檔案管理思想來管理電子檔案，可有效管理和利用各種新形式的信息；通過高速掃描儀掃描傳統紙質檔案，形成數字化影像形式的檔案，可建立起在計算機局域網和互聯網環境下的檔案開放和利用的全新形式。檔案是重要的信息資源，開發檔案信息資源重在“開發”， 檔案部門要開拓收集範圍、多渠道提供利用，做到廣角度、多層次收集，建立縱向與橫向收集工作網絡，開發有效信息，為黨政部門、技術部門等提供準確的原始的材料，從而充分利用檔案信息資源，提高利用效率，為城市管理和建設做出貢獻。
檔案管理是信息化建設的好參謀，是城市管理的好助手，客觀存在所管理的那些具有舉足輕重影響的檔案資料，對於弘揚壹個城市在建設過程中形成的勤奮、嚴謹、求實、創新的優良作風，展示城市管理工作中的光榮歷程具有很重要的價值。所以說，做好檔案工作實在是壹項功在當今、利在千秋的事業。