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秘書工作的性質特點

 秘書是傳統的職業之壹,那麽秘書崗位的工作性質是什麽,有哪些工作特點?下面我給大家介紹關於秘書工作的性質特點,希望對您有所幫助。

秘書工作的性質

 (壹)秘書的根本性質?輔助性

 輔助性是秘書部門天生的屬性

 輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

 輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

 (二)秘書工作的特征

 與其他具有輔助性職能的工作相比,秘書工作具有以下的特征:

 1、中介性

 秘書部門的這種中介性特征壹方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用,另壹方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

 2、直接性

 秘書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設置上,在工作程序上

 3、全面性

 是體現在職能輔助的全面性上

 是體現在過程輔助的全面性上

 4、服務性

 人們把秘書工作比喻為"上管天文地理,下管雞毛蒜皮",把秘書工作說成"沒大沒小,沒完沒了"。

 5、被動性

 秘書工作的的被動性。要求秘書人員壹定要不越權、不越職。

 秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

 6、潛隱性

 秘書工作的潛隱性表現在三個方面:

 活動名義的假借性

 活動過程的幕後性

 勞動成果的潛在性

 7、機密性

 關於這點,我們將在後面具體闡述。

秘書工作的特點

 (壹)秘書的職業特征

 服務的直接性和穩定性

 知識化和專業化

 年輕化和女性化

 (二)秘書日益成為現代社會急需的軟人才

 秘書是"軟人才"中的代表之壹。

 秘書的職業通道很長,中國加入WTO,為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

 秘書的工作內容

 (壹)秘書的職能

 1、輔助決策

 (1)輔助決策的含義:在決策過程中,在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。

 (2)輔助決策的特征:體現在以下幾個方面:

 輔助內容的綜合性

 輔助時間的經常性

 輔助環節的全過程性

 (3)輔助決策的原則

 超前原則

 定位原則

 信息原則

 諫諍原則

 (4)輔助決策的過程

 協助領導確定目標

 協助領導設計方案

 協助領導評優選優

 協助領導實施反饋

 2、協調關系

 (1)協調關系的含義:秘書的協調是指秘書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。

 (2)協調關系的特征

 從屬性

 廣泛性

 間接性

 (3)協調關系的原則

 政策指導

 客觀公正

 平等協商

 註重整體

 靈活適度

 (4)協調關系的過程

 摸清情況

 找出癥結

 恰當協調

 督促落實

 檢查反饋

 3、處理信息

 (1)處理信息的含義:信息是指客觀存在的壹切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的壹切有價值的內容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信號中的內容。

 (2)處理信息的原則

 及時性原則

 保真性原則

 適用性原則

 預測性原則

 (3)處理信息的內容

 歷史信息

 上級信息

 內部信息

 公眾信息

 社會信息

 (4) 處理信息的過程

 信息的收集

 信息的加工

 信息的傳遞

 信息的反饋

 信息的儲存

 4、辦理事務

 (1)辦理事務的含義:事務是指壹切同領導工作有關的日常具體工作。

 (2)辦理事務的特征

 綜合性

 服務性

 繁瑣性

 突擊性

 (3)辦理事務的原則

 被動中求主動

 原則中求靈活

 繁雜中求規範

 (4)辦理事務的程序

 自然程序

 理論程序

 指令程序

 法定程序

 技術程序

 習慣程序

 (二)秘書的職責

 大致也有以下11個方面:

 日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)

 接待事務(來訪接待、安排服務等)

 會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等)

 行政事務

 信訪事務(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

 調查研究事務(搜集信息,提供可行性的方案供領導選擇)

 文書檔案事務(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

 寫作事務(各種文體的寫作)

 協調工作(政策、工作、地區、部門、人際關系等)

 督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)

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