通過試算平衡表來檢查賬簿記錄是否正確並不是絕對的,從某種意義上講,如果借貸不平衡,就可以肯定賬戶的記錄或者是計算有錯誤,但是如果借貸平衡,我們也不能肯定賬戶記錄沒有錯誤,因為有些錯誤並不影響借貸雙方的平衡關系。如果在有關賬戶中重記或漏記某項經濟業務,或者將經濟業務的借貸方向記反,我們就不壹定能通過試算平衡發現錯誤。
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試算平衡表是資產負債表科目的匯總,壹般是四個要素:會計科目、借方發生額、貸方發生額,期末余額。
按照借貸記賬法的規律:有借必有貸,借貸必相等,壹般我們只需要考慮借貸方平衡就可以了。
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第壹步,先做會計憑證。
按照經濟業務發生的內容填制憑證,借貸填在不同的行次。
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第二步,將各會計憑證錄入Excel表,見下圖壹。
在電腦沒有普及之前,我們手工記賬需要先做丁字賬匯總各會計科目,再手工畫平衡表,把總賬科目資產、負債、所有者權益填入平衡表。現在即使沒有記賬軟件,也有電腦可以操作,所以,可以免去丁字賬匯總這壹步。
我們還是看壹下丁字賬長什麽樣,見下圖二。
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第三步,匯總會計科目,填入試算平衡表,為做財務報表準備。
當我們把憑證在Excel表錄完以後,借方列求和,貸方列求和,如果兩列相等,必定能做出平衡的試算平衡表。
我們可以用數據分類匯總來匯總,也可以用透視表來匯總。我比較喜歡用透視表。
選擇表格數據,點擊插入——數據透視表,按表二設置透視表參數,結果見下圖三。
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紅框內的數據就是我們想要的匯總結果,我們把這個結果錄入試算平衡表中,這張表就完成了,按照期末余額和報表項目填寫資產負債表。
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