文書是人類在社會實踐中形成的文字材料，它只有在文字出現後才得以產生。兩河流域的蘇美爾人創制出楔型文字後，才產生了泥版文書，尼羅河畔的古代埃及人創制出圖形文字後，才產生了紙草文書。各文明古國的進化史都證實了這壹點。
領導部門是人類結成了社會組織，有了管理、指揮它的人員後形成的。社會組織的領導部門為了頒布命令、制訂規章制度、記錄事件，以實施管理，需要制作文書！由此產生了公務文書。公務文書需要有人擬制、處理、保管，由此產生了秘書人員和秘書工作。所以，秘書工作的產生必須具有兩個條件：文字和有領導部門的社會組織。
人類早期的社會組織隨著生產力的發展、階級的產生而演進為階級壓迫的工具--國家。統治者為了發號施令，管理國家，必須使用文書，這就產生了國家公務文書（我們稱它為官方文書）。由於管理國家比管理人類早期的社會組織要復雜得多，因此，秘書人員出現了不同的層次、不同的分工，進而設置了秘書工作機構，並逐步形成了秘書工作制度。斯大林在《馬克思主義和語言學問題》壹書中說：“生產的繼續發展，階級的出現，文字的出現，國家的產生，國家進行管理工作需要比較有條理的文書。”這就是說，國家公務文書和國家秘書工作的產生，必須具備兩個條件：有了文字，出現了國家。
弄清了上述兩個條件後，秘書工作產生的標誌也就不言而喻了--公務文書和秘書人員，由於公務文書必定由秘書人員擬制、處理、保管，所以，只要具備了其中之壹，就可視作秘書工作起始的標誌。因此，探尋秘書工作的起源，必須從追溯文字的出現和有領導部門的社會組織的出現及國家的出現入手，在這兩個條件都具備的時期，壹旦發現有公務文書或秘書人員，就能判定這是秘書工作的啟端。
我國已發現的最早的成熟的文字是距今約三千年的殷商甲骨文。但是，它並非我國文字的源頭。而且，已發現的甲骨文字有五千多個，如此成熟的文字，勢必是經過長期演化而成的。
我國文字的源頭當是距今約六千年的仰韶文化中的原始陶文，在此後的三千年間，經歷了萌芽、創制、演進、發展為殷商甲骨文的漫長過程，伏羲造字、倉頡造字、大汶口文化的陶文、谷封王城崗遺址中的陶文，分別標誌著原始文字進化過程中的壹個個躍進階段。在這壹漫長的過程中，先民已經使用這些原始文字，制作簡陋的文書了。
從對文字發端和演進的考察中，可以知道，早在殷商甲骨文產生以前的三幹年間，我國秘書工作賴以產生的壹個條件--文字，已經具備。
以下讓我們再來考察另壹個條件--有領導部門的社會組織的出現。
人類最早的社會組織是原始人群。但是，原始人群的組織結構極其簡單，其成員只是***同勞動、***同享用勞動成果以謀生存，尚無發號施令的領導者，也無文字，不具備秘書工作產生的條件。
原始人群經過幾十萬年漫長歲月的發展，形成了以血統關系組成的比較穩定的社會組織，即氏族公社。馬克思說：壹切“直接社會勞動或***同勞動，都或多或少地需要管理”（《馬克思恩格斯全集》第23卷第376頁）。
氏族為了保證其社會勞動和生活的正常進行，需要建立壹定的社會秩序，這種秩序是通過推選出來的首領實施管理而形成的。 氏族結成部落，部落又聯合成部落聯盟。我國部落聯盟的昌盛階段起始於距今約四千五百年的黃帝時代。當時生產發展門類增多，公***管理事務趨於復雜。為了適應管理的需要，黃帝設置了官職，即“六相”，分管各方面工作，由此形成了部落聯盟的領導部門，黃帝成為此領導部門中的核心人物。隨著部落聯盟活動區域的擴大、人口的增加、事務的增多，首領僅靠語言已難以實施管理。因為，以語言所發出的信息難以準確、及時地傳遍整個部落聯盟；壹些重要的約定、經驗、大事也難以依靠語言而準確、長久留存下去，語言在空間上不能“傳於異地”、在時間上不能“傳於異時”的局限性影響了管理，必須運用文字，借助書面材料以代替語言，才能實施管理。這樣，公務文書就應運而生，秘書工作也隨之啟端。
從對上古社會組織進化的考察中，可知在部落聯盟昌盛時期，兩個條件均已具備，因此，從理論上而言，這壹時期是我國秘書工作的起源階段。以下，讓我們從古籍記載和考古發現來尋覓有否秘書工作產生的標誌出現。
我國部落聯盟的昌盛階段約自黃帝起，至夏朝建立迄，經歷了數百年之久。
黃帝時期相當於距今約四千五百年至四千四百年間的龍山文化晚期，這壹時期已出現不少陶文，如山東章丘龍山鎮城子崖遺址、與此年代相近的山東莒縣陵陽河遺址、杭州良渚遺址等都發現有陶文，這些陶文已經是有形可識，有義可辨，能被釋讀。先秦諸子著作中說倉頡“作書”、“好書”。《茍子·解蔽篇》還說，當時，“好書者眾矣，而倉頡獨傳者壹也。”說明在迫切需要以文字代替語言的形勢下，黃帝時期，倉頡等不少人對各部落的原始文字再壹次搜集、整理、劃壹，使之有了重大改進，並作為全部落聯盟的通用文字，有可能運用它來創制公務文書了。上述陶文可能就是這類通用文字。
古籍記載，黃帝除了設立六相以外，還設置有史官，陪侍於黃帝身邊，掌記錄言行，擬制文書，匯編成冊，以備忘、信守。“史官”這壹名稱始見於商，黃帝設史官，可能是後人將當時的官職套用於黃帝時期，但這類人員的出現，標誌著秘書人員的誕生。黃帝的史官有倉頡、沮誦、孔甲等多人。
倉頡，又稱蒼頡，他在整理、改進原始文字上作出了重要貢獻，遂被後人尊為文字始祖而流芳百世。到了漢朝，司馬遷、班固在《史記》、《漢書·古今人表》中說他是黃帝的史官，執掌記錄言行。後人又有將他說成是左史，按《禮記·玉藻》：“左史記動，右史記言”的解釋，說他偏重於記事。沮誦是黃帝的右史，《書史會要》說他與倉頡壹起創制書契，並“紀綱萬事，垂法主制”。《漢書·田蚣列傳》》載，孔甲是黃帝史官，《歸言集》說他“主書史之流”、“執青纂記”。
這些史官是如何選拔出來的呢？《禮記·大同》載：“大道之行也，天下為公。選賢與能、講信修睦。故人不獨親其親，不獨子其子。”部落聯盟的昌盛時期，尚未產生階級和階級壓迫，人與人之間平等互助，因而，選用公務人員的標準是唯賢是舉、唯才是舉。“賢”即肯熱心為大眾辦事、正直公道；“才”即能讀寫原始文字，具有社會、宗教、天文、歷法、記時等知識，是當時最高的文化程度，史官就是從這類德才兼備者中選拔出來的。他們作為首領的助手，除從事文字工作外，還起咨詢作用，而這種咨詢作用是以宗教形式表現出來的。由於生產力水平低下，人們對許多自然、社會現象無法解釋，認為壹切活動都由天在操縱。史官由於掌握了當時最高的文化知識，又陪侍於首領身邊，遂成為天意的解釋者，被視為是天和人交往的使者。史官的出現，就是秘書工作起源的壹個標誌。
傳說黃帝時期及其前後已有不少文書，並被匯編成籍。據前所述，黃帝以前首領以語言發布指令，故產生文書的可能性不大。《後漢書·祭掃誌》載“自五帝始有書契”，司馬遷雲：“百家言黃帝”，因此，黃帝時期出現公務文書有可信之處。《周禮·春官》中有屬臣外史，專掌保管三皇五帝之書，可能至周時尚有黃帝時期的文書傳世。傳說中三皇五帝的典籍有：“三墳、五典、人索、九丘”，簡稱墳典，是傳說中我國最古的典籍。“三墳”為三是所作，“五典”為五帝所作、據說後世不少人讀過這些書。《左傳·昭公十二年條》載，春秋時楚國史官倚相就能讀懂這些書，為此深得楚靈王贊賞，譽其為“良史”。宋人所制《三墳書》，將其中的《乾坤篇》作為黃帝時的典籍。
此外，傳說黃帝命大撓作甲子以記時日，命容成制歷法以定農時，命隸首作算數。黃帝時祖國醫學已有初步成就，黃帝就醫術咨詢於歧伯，壹問壹答，有人將之記錄下來，成為最早的醫學著作，稱《黃帝內經》。這些都是先民對自然科學成果的總結，是傳說中最早的科技檔案，古時候的歷法是安排農時的依據，其實是壹年中日常工作的計劃，具有文書性質。
這樣，秘書工作產生的又壹標誌--文書也出現了。
綜上所述，黃帝時期文字有了重要改進，並被使用，文書和秘書人員這兩個標誌已出現，所以，它可被視作我國秘書工作的啟端。
我國的國家秘書工作啟端於何時呢？
關於我國國家形成的時間，眾說紛壇，概括起來，有以下六說：大汶口文化中晚期、龍山文化晚期、堯舜時期、夏、商和西周。多數學者認為距今約二幹壹百年建立的夏朝是我國國家的起始，也很有可能在夏以前。
從考古成果來看，登封王城崗遺址出土的陶文，就其形體結構而言，已較大汶口發現的陶文前進了壹大步，它已經是真正的文字，它上承仰韶文化和大汶口文化的陶文，下啟殷商甲骨文，其產生時間正處於夏代，因此，可以推斷，夏代已經有了自己的文字。
從古籍記載來看，夏王成為最高統治者，劃統治區域為九州，分官設治，王以下有六卿分掌各方面事務，稱“六事之人”，還有牧正、庖正、車正等官，並設立了貢賦制，又設置了軍隊，制定了刑法（即“禹刑”）、修造了監獄，即“夏臺”，也稱“鈞臺”，對奴隸和平民實行專政。這樣，部落聯盟時期管理公***事務的領導部門就轉變為實行階級壓迫的、簡單的國家機器。
因此，夏代，國家秘書工作產生的兩個條件已經具備。
唐張懷《書斷》雲：“大道衰而有書，利害萌而有契。”隨著階級壓迫的產生，國家公務文書在夏代出現了。由於夏是廢除禪讓制而建立的，面臨著各種反抗，戰爭頻繁，因此。夏代的公務文書都是討伐敵人的軍事動員令。
《尚書》中的《甘誓》，是夏開國國王啟討伐有扈氏時發布的檄文。《史記·夏本紀》雲：“啟伐之，大戰於甘；將戰，作‘甘誓’”。啟之子鐘康在位時，掌管天時歷象的官員羲和沈徊於酒樂，荒廢職守，仲康命胤侯帶兵征討，行前作《胤征》，宣布羲和罪狀，《胤征》也收錄於《尚書》。這些以夏王名義發布的命令，都有相同的格式，都是先譴責敵方違逆天命，己方秉承天意予以剿滅，將討伐神聖化、合法化，最後激勵將土奮勇作戰，用命者賞，違命而貪生怕死者嚴懲。它們既有公文名稱“誓”、“征”，又完整地體現了統治者的意圖，已經是壹種比較規範的公文文體。
《論語·八*》中孔子雲：“夏禮吾能言之，杞不足徵也……文獻不足故也，足則吾能徵之矣。”把為附屬小國，文獻不足，孔子無法修其史，而夏禮他能“言之”，能順利修其史。說明孔子時有關夏朝或直接屬夏朝的文件檔案不少，這些當是夏朝的官方文書。
這些文書當由史官擬制，蔣伯潛在《十三經概論·尚書概論》中就認為，《堯典》“為夏代作史者所追記。”《呂氏春秋·先識覽》載，夏桀荒淫昏暴，國危在即，太史令終古取出宮藏“圖法”展示於桀，對桀哭諫。“圖法”當是國家的重要典誌、檔案，太史令終古則是收藏、保管和利用這些典誌、檔案的秘書官員。桀執迷不悟，終古攜圖法投奔商湯。這說明當時人們已經認識到文書檔案關系到國家的存亡，秘書工作地位重要。也說明進入奴隸社會後，我國秘書工作者的鼻祖--史官，已開始將文書、檔案工作作為重要業務。
綜上所述，夏代，國家秘書工作產生的標誌--公務文書和秘書人員都已出現，所以，夏代是我國國家秘書工作的濫觴。
全文摘自《秘書工作文萃》