實物地質資料管理的目的是使實物地質資料得到科學有效的保護，避免毀損丟失，便於開發利用和提供社會化服務。因此，保管與保護好實物地質資料，是我們實物地質資料中心的主要職能，是我們今後工作的核心內容。
壹、實物地質資料管理社會化服務的必要性
實物地質資料是地質資料的重要組成部分。近年來，為了進壹步加強和完善實物地質資料的統壹管理，建立健全實物地質資料的管理機構和法規制度，充分發揮實物地質資料在國民經濟和社會發展中的作用，國務院於2002年7月1日實施了《地質資料管理條例》，國土資源部正在制定《實物地質資料匯交管理規定》和《地質資料委托保管暫行辦法》。這些法規進壹步明確了我國實物地質資料管理的總體布局是建立統壹管理下的部門委托與分級管理體制，並在實物地質資料的保管、利用以及提供社會化服務等方面作出了明確的規定。
隨著國家地勘行業體制改革的不斷深入以及新的法規與制度的建立與完善，對實物地質資料的管理也面臨新的挑戰。部領導曾多次指示要進壹步加強地質資料的管理工作，並相繼制定了配套的法規與政策，提出了地質資料管理法制化、館藏機構建設標準化、地質資料數字化和社會服務網絡化的“四化”發展方針。這對全國實物地質資料館藏機構的建設、管理與發展提出了更高的要求。實物地質資料信息資源是國家信息資源的重要組成部分，我們必須對其進行科學的管理與保護，以保證實物地質資料的系統性、完整性和安全性。實物地質資料壹旦受損，將不可再生和難以彌補，更談不上合理地開發與利用。為了實現實物地質資料管理事業的可持續發展，必須保證實物地質資料信息資源處於壹種良好的保存和利用狀態，使實物地質資料管理既服務於當前社會，又能夠適應未來社會的發展。
實物地質資料的保管與利用，是壹對緊密的矛盾統壹體。換句話說，“藏”和“用”是實物地質資料管理工作中不可缺少的兩極，無“藏”就無“用”，“藏”的目的是為了“用”。但從根本上講，保管是手段，利用是目的。保管是為了利用，而利用決定了保管。實物地質資料只有被充分利用，才能使保管與利用得到最完善的統壹。目前，我國實物地質資料管理工作中存在的突出問題是：思想觀念和管理機制遠不能適應飛速發展的經濟建設形勢。具體表現在保管利用的關系處理不當，重保管輕利用。習慣於在封閉狀態下開展實物地質資料管理工作，幾乎已經蛻化為單純的“保管”，基本失去了為經濟決策提供可靠依據的能力，遠遠落後於當前和今後信息社會與地球科學發展的需要。因此，如何轉變觀念，開拓壹條實物地質資料管理工作自我開發、自我創新、自我發展的新道路，是我們實物地質資料中心的壹項刻不容緩的任務，勢在必行。
二、實物地質資料中心的管理服務定位與功能
實物地質資料中心作為國家級的實物地質資料管理機構，它的使命是向政府及有關部門和全體公眾提供可用的、有益的實物地質資料信息資源，為後代保存認識地球的實物資料，管理具有重大科學意義的代表性、典型性、特殊性的實物地質資料。同時也為運用新理論、新方法進行新的研究探索提供減少重復勞動和經濟投入的實物標本，並為有關的教學、科普及社會公益活動提供直觀的材料。因此，它的定位應屬於“研究型國家級實物地質資料管理機構”，即能夠面向公眾、專業人士、各類市場和社會組織機構以及政府提供實物地質信息導航、信息增值和相關法規決策、咨詢與服務的國家級實物地質資料館。它的服務層面主要是：廣大的公眾用戶、有關的專業機構及企業和政府。服務於公眾，是實物地質資料館的天職；服務於有關專業組織機構及企業，是實物地質資料館提高研究服務水平和層次的重要方面；服務於政府，在完成服務大眾的任務的同時，再能滿足政府自身的服務需求，那麽實物地質資料館的效益和作用將更加明顯和強大。隨著知識經濟的到來，實物地質資料管理不應再是被動的服務和簡單的收藏，而應成為實物地質資料信息的管理者、研究者和知識的推動者。因此，研究型實物地質資料館，應發揮實物地質資料的知識與信息導航作用，能夠為所有的用戶尋求實物地質資料知識提供服務乃至直接提供知識。研究型的體現就是提供信息增值和決策咨詢服務，通過自己的研究人員開展實物地質資料信息分析和研究，把自己的研究成果提供給社會，專業組織和企業可以依靠這種服務提高科研水平和經濟效益，政府依靠這種服務可以提高科學決策的水平。
國家級實物地質資料館是實物地質資料信息收集、整理、傳播和利用的基地。它特有的功能使其具有很強的信息組織和加工能力。通過對實物地質資料的整理、編目、保管、傳播、利用和統計等管理環節，圍繞科研、生產、管理的全局以及某個特定的工作需求，展開信息調研與分析，為科研人員提供前人的勞動成果，直接參與知識創新的全過程，並在知識創新體系中發揮重要作用，為知識創新成果轉化成生產力提供前提條件。
國家級實物地質資料館必須把研究作為自身發展和社會化服務的基礎，並將“以用戶為中心”的服務理念滲透到管理的全過程，開展多元化的服務，並在社會生活中發揮如下幾大功能：①國家實物地質資料收藏中心功能；②實物地質資料信息導航中心功能；③實物地質資料信息加工、生產及增值功能；④實物地質資料研究與事業發展中心功能；⑤國家對外實物地質資料交流的重要窗口功能；⑥面向社會的實物地質資料科普教育中心功能。
為了實現上述功能，必須建立下列幾種服務方式：①內外服務相結合，著力於開拓館外服務；②常規服務與網絡服務並舉，著力於開拓網絡信息服務；③群體服務與個體服務兼顧，重視對特殊人群的個性化服務；④普通服務與研究服務相結合，努力開拓咨詢研究型服務；⑤壹般服務與開發性服務相結合，努力培養實物地質資料市場信息服務能力。
總之，實物地質資料管理工作必須要走改革、開放、開發的道路，充分運用實物地質資料所具有的特點和優勢，搞好二次開發與利用，這是我國社會主義市場經濟發展的必然趨勢。而實現實物地質資料信息資源***享是實物地質資料管理適應社會需要的關鍵所在，也是充分發揮實物地質資料功能、為我國經濟發展提供可靠科學依據的必然要求，更是提高實物地質資料社會化服務功能的必由之路。只有解放思想、轉變觀念，將有償服務與無償服務相結合，逐步建立起適應性強、充滿活力的自我發展機制，才能最大限度地挖掘出實物地質資料的潛力，適應新形勢和新任務的要求，把實物地質資料中心建設成“國內領先，國際知名”的國際化的研究型實物地質資料管理服務中心。
三、關於實物地質資料社會化服務的戰略思考
服務是貫穿實物地質資料管理發展始終的原動力，是實物地質資料中心發展和今後立足社會的首要條件。因而，服務的內涵是隨著不同階段和服務層面的需求不斷深化與更新的，在不同的發展階段服務有著不同的工作核心和重點。第壹階段，采集與整理實物地質資料是首當其沖的任務，工作的核心是整理、掃描、編目與建檔；第二階段，檢索與查詢服務為工作的中心；第三階段，計算機自動化管理系統是必備的服務基礎，它是維系實物地質資料信息化管理以及對外服務與交流等各項工作的命脈；第四階段，幫助用戶盡快了解和學會使用實物地質資料信息庫，即發揮信息導航作用，從大量的信息中準確、快捷地獲取所需資料是實物地質資料管理服務的主要目的，也是未來衡量實物地質資料中心工作成效的重心所在。
實物地質資料管理的發展歷史呈現明顯的階段性，從簡單的庫房收藏，經歷了人工與計算機並存的信息化管理，目前正向著網絡化的方向發展。計算機高效快捷的管理取代了大量費時費力的手工操作，使實物地質資料管理的深度和廣度都有了較大程度的拓展，服務內容、範圍與效率有了明顯的提高，也使對社會的開放服務成為實物地質資料管理工作的主要內容和管理制度的重要組成部分。
我們必須在“統壹領導、分級管理與部門委托”的指導思想下，全面實現網絡化建設。使實物地質資料的開發利用逐步向數字化、網絡化方向發展，使實現實物地質資料信息資源***享和網上查詢服務成為新的發展趨勢。通過建立國內外館際開放實物地質資料目錄交流制度和網絡化管理，使網絡時代的實物地質資料管理，從簡單儲藏的模式向集信息資料的儲存、信息中轉及傳播壹體化的模式轉變。提高綜合服務能力，包括儲存信息、獲取信息及運用新技術提供個性化及多元化信息相結合的服務能力，使實物地質資料達到最優化的管理。
堅持“藏用並重”“以用為主”的服務宗旨，永遠是我們工作的出發點和歸宿。樹立“用戶第壹，服務至上”的指導思想，建立變被動為主動的服務方式，把用戶需求作為服務目標，積極提供友好的用戶界面、智能化的幫助程序、先進的信息系統檢索與處理工具、全天候的電子檢索與處理和信息傳遞服務系統。並針對具體不同的服務對象，開展個性化、特性化的服務，把地勘單位、高校和科研院所、重點學科、科研課題、學術帶頭人作為重點服務對象，為他們度身定制出壹套互動式的管理服務體系。
概括地說，就是以網絡技術和多媒體技術為依托，壹方面發展傳統的服務方式，另壹方面推出基於網絡環境的新的服務手段，利用網上服務提供形式多樣、內容豐富、富有特色和具有較大經濟、科技和文化價值的實物地質資料信息資源，努力拓展實物地質資料的信息組織和服務範圍，形成集多種服務方式於壹體的多元化服務體系。及時將密級適宜、經濟價值和科學價值較大的實物地質資料信息在網上發布，必將產生很好的生產、科研、文化和社會效應。此項工作是我們今後開展實物地質資料對外服務領域需要建立的壹套全新的管理服務模式，也是我們今後工作的重心。
建立個性化的服務模式，需要建立壹個與不同用戶廣泛交流的通訊平臺。在信息化條件下，最佳的方式是設計壹個友善的能夠吸引用戶的網頁，除了實物地質資料信息報道、專業網站及各種數據庫的鏈接等，更重要的是開通與用戶交流的窗口，與有需求的用戶實現個人鏈接，並與用戶建立互動的信息供給渠道。充分掌握國內外相關學科與科研課題的前沿動態信息，並及時通報給用戶或充實到用戶的鏈接窗口，為用戶推出所需的專題信息，使用戶能及時提出新的信息需求。同時，還可開展與用戶面對面的交流，以掌握用戶的信息需求，通過系統的反饋機制，及時調整信息服務方向。在對外交流上，還可以適當考慮做壹個外文版，有利於外籍人士和國外同行的訪問，藉此還可以提高我們自身的國際影響。
需要特別指出的是，在開展對外服務的工作過程中，要求從事實物地質資料管理服務的工作人員，必須掌握多個領域的學科知識，這是開展實物地質資料管理服務工作的必要條件，只有熟悉壹門基礎學科並擁有相關學科知識，才能在特定領域自如地應對特別群體的個性化服務。而作為壹個現代化的國家級實物地質資料中心，只有配備由多個不同專業組成的管理隊伍，現代化的信息服務工作才能真正有效地開展起來，實物地質資料中心才會擁有自己的生存與發展空間，從而可以大大提高實物地質資料管理的社會效益與經濟效益。
四、關於實物地質資料有償服務的探討
國家實物地質資料館向公眾免費提供館內實物地質資料的參觀與檢索是其基本任務。但有些對外服務項目需實行有償服務（主要指工本費與加工費）則源於多種因素：壹是適當的有償服務有助於改善和加強管理，如對辦證收費可提供統計數據等；二是對從事實物地質資料管理人員的額外勞動支出予以補償，如開展壹些專題編研等個性化的服務項目，有必要由使用信息的用戶分擔成本；三是設備、能源、物資等的耗費，如計算機及網絡設備、復印機、膠卷、像紙、錄像帶、打印機、掃描設備等，它們需要穩定的補償才能保持正常運轉。
此外，網上閱覽提供的是跨時間、跨地域、跨行業的服務。壹套或壹個實物的相關信息，可同時滿足無數用戶的瀏覽要求，甚至有些珍貴資料有被復制和下載的可能。因而有可能使所有權人及管理機構的經濟利益受到影響。網絡傳播的無限性（或區域性）與所有權發生了沖突。為此，對有些用戶有必要采取付費閱覽的方式，以平衡所有權人及管理機構的利益。雖然國家實物地質資料館是為全社會服務的公益事業，但在保持公益性的基礎上，在壹定範圍內，適應多元化的市場需求也是必要的。因此，建立壹種利益***享的服務市場機制，將是實物地質資料管理發展的必然趨勢。
實物地質資料的對外服務，必須兼顧公眾與所有權人及管理機構的權益，依據公平、合理的原則，將實物地質資料的服務類型作合理的劃分，並針對不同的服務收取不同的費用。為了保持實物地質資料館的公益性，又不損害所有權人及管理者的利益，並最大限度地滿足用戶需求，實物地質資料館可將用戶分為普通用戶與會員用戶。任何網民只要進入實物地質資料中心網站，就可成為普通用戶；也可以要求普通用戶註冊，提交用戶信息，以獲取並統計分析用戶信息。第二類是會員用戶，即交納壹定費用的用戶，他們除了享有普通用戶的權利外，還能獲得所有權人許可使用的權限。
實物地質資料的網絡服務是否收費，需根據實物地質資料的性質、用戶使用的方式以及實物地質資料的社會與經濟價值等多種因素分別對待。超過所有權人保護期的實物地質資料，應允許公眾享有參觀、閱覽、復制的權利。而在保護期內的實物地質資料，要受相應的制度約束。壹般情況下，用戶的權利也只能限於參觀、瀏覽，而不能進行復制、下載、打印、取樣等。但對於有特定信息需求的用戶，當在參觀與瀏覽不能滿足需求的情況下，用戶需進行壹些特定的下載、打印、取樣和測試等服務項目，收取壹定的費用也是必然的。
實物地質資料館對會員的收費可參考下列幾種辦法：①會費制。對壹般的用戶與專業用戶設置不同等級的會費，專業用戶可以獲得較高價值的相關研究資料等服務，同時支付較高的會費。②按信息流及價值計費。當用戶復制、下載和打印壹些相關資料或取樣時，應根據實物地質資料評估的社會與經濟價值，以及獲取實物地質資料的數量和種類收取適當的費用。③實物地質資料館除了對特殊人群的用戶服務外，還可以通過授權的方式允許某個機構在局域網內使用，並以該機構是否贏利采取不同的收費辦法。還可以根據局域網的規模大小確定使用費。
實物地質資料深層次的服務與開發利用，主要體現在對實物地質資料信息按專業或主題進行收集、整理，並進行分析加工，向壹些特定用戶提供有針對性的個性化服務，是實物地質資料中心業務擴展的潛在領域。要十分重視這種市場資源——用戶需求的建立與開發。發展的重點是實物地質資料信息資源供需模式的探索與創新，大幅度提高實物地質資料信息資源使用的便捷性和有效性，努力使實物地質資料信息資源產生增值效益。而此項工作的開展，對於國家級實物地質資料館藏機構的生存與發展任重道遠。
對實物地質資料深層次的信息服務收費具有很大的靈活性。壹般情況下，其價格主要受到需求彈性、投資成本以及雙方對這項服務預期收益的影響。由於信息與知識是壹種無形資產，因此，它的價值在使用之前無法用哪類標準來識別。所以，這種信息資源的服務，將不可避免地出現不同於壹般的價格體系與交易方式。此項工作，將是我們今後需要深入研究的重要內容。
實物地質資料開展的信息服務，主要涉及實物地質資料的信息檢索、查詢、閱覽以及相關資料、圖像的下載與復制、國內外信息交流等服務項目。對於各種信息服務的定價理論研究，是我們在今後工作中需要及時展開調研與探討的重要內容。而影響定價的主要因素應包括：服務需求是否彈性、服務成本、同類行業服務的價格、用戶獲取服務的成本、服務對用戶的價值等。按照市場經濟的規則確定合理的定價，是我們開展工作應堅持的基本原則。
為了對外宣傳和樹立實物地質資料中心的形象和地位，在開展專業研討、實物地質資料展覽、實物地質資料信息發布和定期通報等信息中介服務項目上，可采取免費提供的服務形式，這類服務可以得到公眾與社會的認可和支持，進而為實物地質資料中心帶來直接的社會效益和間接的經濟效益。
可以開展的有償服務範圍較為廣泛且復雜，既覆蓋了基本服務層面，又包括了資產經營層面。而有些服務項目的有償服務應主要限定於資源補償性的服務，這類服務不以贏利為目的，僅為服務成本中的資源耗費，此類服務應以成本價核定。至於有些贏利性的創收服務活動，應納入不同的系統管理。而有償服務的項目規範和價格體系的制定，是我們今後開展對外服務工作中急待解決的重要任務。
實物地質資料管理工作中，可以開展的有償服務項目主要包括如下幾類。
（1）檢索與信息咨詢服務：包括使用電子閱覽室、復印或下載費、辦理查詢證、代查、專題咨詢、專題資料編研、專題講座、專題研討、舉辦重要或專題實物地質資料展覽等。
（2）實物地質資料加工服務：包括取樣、制作光薄片、各種實驗測試、制做圖片與錄像帶等。
（3）用戶培訓費：包括技能培訓、專業知識培訓、檢索與查詢培訓等。
（4）其他：包括設備租賃、館舍租賃等。
在實物地質資料管理工作中，必須對實物地質資料信息進行分類保管。保密的資料進入封閉文檔，不對外查詢。已公開的資料進入公開的數據庫免費提供給社會查詢與查閱，用戶可從網上下載這些已上網的資料。但經加工的數字地質資料和需查閱分析實物資料，則需收取壹定的費用，如制印成本費、資料加工費、搬運費、設備使用費等。
另外，關於在提供給社會利用時可否在實物上進行取樣研究的問題，國外各巖心庫沒有統壹的規定。在我國目前仍有意見分歧，有專家提出為了實物的完整性不應取樣，但大部分專家認為，不允許取樣將失去國家保管實物的意義。強調限制取樣並將分析結果按有關規定報告給館藏機構，可能更具現實意義。