當文件夾夾住書本時，使用文件夾上的彈簧裝置。打開後，把高度擡高到和筆記本壹樣的高度，把筆記本放進去，然後按壓固定。
辦公室使用的文件夾主要有六種類型:
1，兩孔文件夾:兩孔文件夾最常用，用它裝訂壹些材料很實用；雙孔文件夾，帶打孔機；把A4紙對折，用打孔機打兩個孔，就可以裝訂了。兩孔文件夾的缺點是放了很多資料後，壹不小心就容易散開掉下來。
2.速動文件夾:速動文件夾的價格比其他文件夾貴。它們有厚有薄；快捷工作文件夾適用於壹些較多較重的數據文件，整潔美觀。在文件上打兩個孔，放進去，然後夾住。
3.活頁夾:有些標書是要做成書的，可以用活頁夾裝訂，當然也可以做成書；活頁夾還可以作為廠家說明書的包裝，大方耐用。活頁夾應配備專用打孔機。
4.雙夾文件夾:雙夾文件夾的成本相對便宜。優點是不用打孔就可以存放。適合放少量數據。
5.專用夾:不是很常見，但是很結實，特別適合壹些需要A4紙橫向打孔的工藝文件卡片和固定資產卡片。
6.雙孔鐵夾:有些材料過了壹段時間就不用了。為了保存文件夾，我們可以用壹個雙孔的鐵夾子來存放。這樣成本很便宜，而且可以用很多年。特別適合保存大量的圖紙和資料。