文件承載著企業的發展記憶、經驗和成果，壹般的管理只停留在個人或部門層面。這些重要的文件會因為員工離職而丟失，會因為時間的流逝而丟失，會因為使用不規範而丟失損壞，更有可能會因為惡意擴散而丟失。
企業普遍將文檔管理理解為文件的備份和保存，成為壹項額外的工作，且不說員工會抵制，也沒有考慮如何將文檔管理與日常業務問題相結合，往往難以達到理想的效果。
對企業內部不同級別和類型的文檔進行集中統壹管理。
應用於特定業務的協同文檔管理不再是“額外的工作量”
移動應用(多終端、合作互助)可以全方位的實現，不僅僅是單個地區，也可以是單個時間。
強大的適應性選項使文檔管理和應用更加高效。