二、建立最適合自己的文件夾結構 文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。 同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同壹目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，壹目了然，而且方便用壹個軟件打開。這樣，當我們想要找到壹個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。
三、控制文件夾與文件的數目 文件夾裏的數目不應當過多，壹個文件夾裏面有50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除壹些文件，或將此文件夾分為幾個文件或建立壹些子文件夾。另壹方面，如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合並到其他文件夾中。
四、註意結構的級數 分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應當是壹級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是壹級文件夾。文件夾的數目，文件夾裏文件的數目以及文件夾的層級，往往不能兩全，只能找壹個最佳的結合點。
五、文件和文件夾的命名 為文件和文件夾取壹個好名字至關重要，但什麽是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓妳自己不需要打開就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統壹的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常壹樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但壹旦體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信會堅持不懈地執行下去。文件名要力求簡短，雖然Windows已經支持長文件名了，但長文件名也會給識別、瀏覽帶來混亂。
六、註意分開要處理的與已經完成的 如果壹年前的文件還和現在正要處理的文件擺在壹起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在壹塊，那將會很難壹眼找到妳想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是壹個良好的習慣
七、發揮快捷方式的便利 如果經常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到妳經常停留的地方。當然，當文件和文件夾不再需要經常訪問時，需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了註意力。
八、現在開始與長期堅持 建立完善的結構、規範化地命名、周期性地歸檔，這就是要做的。這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省已經很有限的時間。如果現在就開始，那請首先拿出壹張紙，明了信息類別，明確準備創建的文件夾個數與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾，並享受高效管理帶來的快樂了。