檔案集中統壹管理是指由檔案部門集中統壹管理本單位的檔案。其標誌是:壹是集中或相對集中管理所有檔案；第二，建立統壹的檔案管理系統。從理論上講，這種管理模式適用於所有類型的企業，但在具體實施中往往會受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約，集中統壹管理的程度會有所不同。其優點是:便於維護檔案的完整性和安全性，有利於形成統壹的檔案信息利用中心。
分散式檔案管理是指對企業內不同部門形成的檔案進行管理。優點是分工明確，缺點是企業檔案管理缺乏整體規劃。跨類別或新型檔案的管理往往存在空白或重疊，也不利於檔案的安全和利用。