2.檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音和錄像)、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術的發展而出現的壹種新的檔案信息形式。它將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息，以數字形式存儲，並以網絡形式相互連接，由計算機系統管理，形成有序的檔案信息庫，能夠及時提供和利用，實現資源化。
3.檔案數字化是數字檔案館建設的基礎工作。利用高新技術將傳統載體的檔案加工成數字檔案，通過局域網、政府網、互聯網實現電子檔案的計算機檢索和閱讀，以迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平和效率，提升檔案業務部門的服務水平，為內部檔案管理和面向客戶的服務提供高效、全面的服務；
4.檔案工作數字化建設是順應趨勢、適應時代發展的新舉措和新要求。檔案作為壹種主要的信息資源，其重要性日益凸顯。要逐步掌握信息技術，為檔案工作、社會主義經濟建設和社會主義精神文明建設服務。